规范定制管理制度

PAGE规范定制管理制度一、总则（一）目的为了加强公司定制业务的管理，规范定制流程，确保定制产品或服务符合客户需求和公司标准，提高公司的市场竞争力和客户满意度，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及定制业务的部门和人员，包括但不限于销售部门、设计部门、生产部门、采购部门、质量控制部门等。（三）基本原则1.合法性原则：定制业务必须遵守国家法律法规和行业标准，确保公司运营合法合规。2.客户导向原则：以客户需求为出发点，提供优质、高效、个性化的定制产品或服务。3.质量第一原则：严格把控定制产品或服务的质量，确保符合相关标准和客户要求。4.流程规范原则：建立标准化的定制流程，明确各环节的职责和操作规范，确保业务有序进行。5.协同合作原则：各部门之间应密切协作，形成合力，共同完成定制业务。二、定制业务流程（一）客户需求沟通1.销售部门作为与客户的主要沟通窗口，负责接收客户的定制需求信息。在接到客户需求后，应及时与客户取得联系，详细了解客户对定制产品或服务的具体要求，包括产品规格、材质、功能、设计风格、交货时间、质量标准等。2.销售部门应将客户需求信息准确、完整地记录下来，并及时传递给设计部门。在传递过程中，如有疑问或需要进一步明确的地方，应与客户进行再次沟通确认，确保信息的准确性。（二）设计方案制定1.设计部门接到销售部门传递的客户需求信息后，应组织专业设计人员进行分析和研究。根据客户需求，结合公司的产品特点和技术能力，制定初步的设计方案。2.设计方案应包括产品的外观设计、结构设计、功能设计等方面的内容，并提供详细的设计图纸和说明。在制定设计方案过程中，设计人员应与销售部门和客户保持密切沟通，及时反馈设计进展情况，根据客户意见进行调整和优化。3.设计方案完成后，设计部门应组织相关部门进行评审。评审人员包括销售部门代表、生产部门代表、质量控制部门代表等。评审内容主要包括设计方案是否满足客户需求、是否符合公司产品标准和生产工艺要求、是否存在潜在的质量风险等。根据评审意见，设计部门对设计方案进行修改和完善，确保设计方案最终确定。（三）生产计划安排1.生产部门根据确定的设计方案和客户交货时间要求，制定详细的生产计划。生产计划应明确各生产环节的时间节点、生产任务、责任人等信息，确保生产过程有序进行。2.在制定生产计划过程中，生产部门应充分考虑原材料采购周期、生产设备产能、人员配置等因素，合理安排生产进度，避免因生产计划不合理导致交货延迟。3.生产计划制定完成后，生产部门应将生产计划及时传递给采购部门和其他相关部门，以便各部门提前做好准备工作。（四）原材料采购1.采购部门根据生产计划和设计方案要求，负责原材料的采购工作。在采购过程中，采购部门应选择合格的供应商，确保原材料的质量和供应稳定性。2.采购部门应与供应商签订采购合同，明确原材料的规格、数量、价格、交货时间、质量标准等条款。在签订合同前，采购部门应对供应商的资质、信誉、生产能力等进行严格审核，确保合同的合法性和有效性。3.采购部门应及时跟踪原材料的采购进度，确保原材料按时、按质、按量供应到公司。如遇原材料供应出现问题，采购部门应及时与供应商沟通协调，采取有效措施解决问题，确保生产不受影响。（五）产品生产制造1.生产部门按照生产计划组织产品生产制造。在生产过程中，生产人员应严格按照设计图纸和工艺要求进行操作，确保产品质量符合标准。2.生产部门应建立完善的生产过程质量控制体系，加强对生产环节的质量检验和监督。质量检验人员应按照质量标准对产品进行抽检和全检，及时发现和纠正质量问题，确保产品质量合格。3.在产品生产制造过程中，如发现设计方案存在不合理或需要变更的地方，生产部门应及时与设计部门沟通协调，经相关部门评审同意后进行变更。变更后的设计方案应及时通知采购部门和其他相关部门，确保各部门工作的一致性。（六）质量检验与测试1.质量控制部门负责对定制产品进行全面的质量检验和测试。在产品生产完成后，质量控制部门应按照相关质量标准和检验规范对产品进行检验，确保产品质量符合要求。2.质量检验内容包括外观检验、尺寸检验、性能测试、功能测试等方面。质量检验人员应严格按照检验标准进行操作，认真记录检验结果，对不合格产品应及时标识并隔离。3.对于抽检或全检不合格的产品，质量控制部门应出具不合格报告，并及时通知生产部门进行整改。生产部门应针对不合格原因制定整改措施，对产品进行返工或返修，直至产品质量合格。整改完成后，质量控制部门应对整改后的产品进行重新检验，确保产品质量符合要求。（七）成品交付1.经过质量检验合格的定制产品，由生产部门负责进行包装和标识。包装应符合产品运输和储存要求，确保产品在运输过程中不受损坏。标识应清晰、准确地标明产品的规格、型号、生产日期、保质期等信息。2.生产部门应按照客户要求的交货时间和交货方式，将成品及时交付给客户。在交付过程中，应办理相关的交付手续，如交货清单签字确认等，确保产品交付的准确性和可追溯性。3.如客户对产品交付有特殊要求，生产部门应积极与客户沟通协调，按照客户要求进行交付。交付完成后，生产部门应及时将交付情况反馈给销售部门，以便销售部门跟进客户后续需求。三、各部门职责（一）销售部门1.负责与客户沟通，了解客户定制需求，并准确、完整地传递给设计部门。2.协助设计部门与客户进行沟通，及时反馈客户意见，确保设计方案满足客户需求。3.负责跟踪定制业务的销售进度，协调各部门之间的工作，确保业务顺利进行。4.负责与客户签订销售合同，明确双方的权利和义务，确保合同的合法性和有效性。5.负责客户回款的跟进工作，及时催收货款，确保公司资金回笼。（二）设计部门1.根据客户需求和公司产品标准，制定定制产品的设计方案。2.负责设计方案的评审和优化工作，确保设计方案满足客户需求和公司生产工艺要求。3.与生产部门密切配合，提供技术支持和指导，确保产品生产过程顺利进行。4.负责对设计变更进行审核和管理，确保设计变更的合理性和可行性。5.负责设计文件的整理和归档工作，确保设计资料的完整性和可追溯性。（三）生产部门1.根据设计方案和生产计划，组织产品的生产制造工作。2.负责生产过程的管理和控制，确保生产进度、产品质量和安全生产。3.负责生产设备的维护和保养，确保设备正常运行。4.与采购部门密切配合，及时反馈原材料需求信息，确保原材料供应及时、准确。5.负责产品的包装和标识工作，确保产品符合交付要求。6.负责生产过程中各项数据的统计和分析工作，为生产管理提供决策依据。（四）采购部门1.根据生产计划和设计方案要求，负责原材料的采购工作。2.选择合格的供应商，建立供应商档案，对供应商进行定期评估和管理。3.与供应商签订采购合同，明确采购条款和双方责任，确保采购合同的合法性和有效性。4.跟踪原材料的采购进度，确保原材料按时、按质、按量供应到公司。5.负责采购成本的控制和管理，降低采购成本，提高公司经济效益。6.负责采购过程中各项文件和资料的整理和归档工作，确保采购资料的完整性和可追溯性。（五）质量控制部门1.制定定制产品的质量检验标准和检验规范。2.负责对定制产品进行质量检验和测试，确保产品质量符合相关标准和客户要求。3.对质量检验过程中发现的不合格产品进行标识、隔离和记录，并出具不合格报告。4.跟踪不合格产品的整改情况，对整改后的产品进行重新检验，确保产品质量合格。5.定期对公司的质量管理体系进行内部审核和管理评审，持续改进质量管理工作。6.负责质量数据的统计和分析工作，为质量管理提供决策依据。四、定制产品价格管理（一）定价原则1.成本加成原则：定制产品价格应在原材料成本、加工成本、管理成本、销售成本等基础上，加上合理的利润空间。2.市场导向原则：参考市场同类产品价格，结合公司产品特点和竞争优势，制定具有市场竞争力的价格。3.客户价值原则：根据客户定制需求的复杂程度、对公司的重要性等因素，综合考虑产品价格，确保价格与客户价值相匹配。（二）价格制定流程1.销售部门在接到客户定制需求后，应初步评估产品价格，并与客户进行沟通。沟通内容包括产品价格范围、价格构成等信息，确保客户对价格有初步了解。2.设计部门根据客户需求制定设计方案后，生产部门结合设计方案和生产计划，核算产品的生产成本。生产成本核算应包括原材料成本、人工成本、设备折旧、能耗等各项费用。3.销售部门、设计部门、生产部门、采购部门等相关部门共同对产品成本进行审核和分析。根据定价原则，结合市场情况，制定产品的初步价格方案。4.初步价格方案制定完成后，提交公司管理层进行审批。公司管理层根据公司战略目标、市场情况、成本效益等因素，对价格方案进行最终审定。5.销售部门根据公司管理层审定的价格方案，与客户签订销售合同，明确产品价格及付款方式等条款。（三）价格调整1.如遇原材料价格大幅波动、市场行情变化、客户需求变更等因素影响产品成本或市场竞争力，需要对产品价格进行调整时，由销售部门提出价格调整申请。2.销售部门提出价格调整申请时，应详细说明价格调整的原因、调整幅度、调整后的价格方案等内容，并附上相关的市场调研数据和成本核算资料。3.设计部门、生产部门、采购部门等相关部门对销售部门提出的价格调整申请进行审核和分析，评估价格调整的必要性和可行性。4.价格调整申请经相关部门审核通过后，提交公司管理层进行审批。公司管理层根据公司整体利益和市场情况，对价格调整申请进行最终决策。5.销售部门根据公司管理层批准的价格调整方案，及时与客户沟通协商，签订价格变更协议，确保价格调整顺利实施。五、合同管理（一）合同签订1.销售部门在与客户达成定制业务合作意向后，应及时起草销售合同。销售合同应明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.销售合同起草完成后，应提交公司法律部门进行审核。法律部门对合同条款的合法性、完整性、准确性等进行审查，确保合同符合法律法规要求，避免潜在的法律风险。3.经法律部门审核通过的销售合同，由销售部门与客户进行签订。签订合同前，销售部门应确保合同条款已得到双方充分沟通和确认，双方签字盖章后合同生效。4.销售部门应及时将签订的销售合同副本分发给设计部门、生产部门、采购部门、质量控制部门等相关部门，以便各部门按照合同要求开展工作。（二）合同执行1.各部门应严格按照销售合同约定的条款执行合同。设计部门按照合同要求制定设计方案，生产部门按照合同要求组织生产，采购部门按照合同要求采购原材料，质量控制部门按照合同要求进行质量检验，销售部门按照合同要求跟踪销售进度和客户回款等。2.在合同执行过程中，如遇合同变更情况，如产品规格变更、交货时间变更、价格变更等，销售部门应及时与客户沟通协商，签订合同变更协议，并将合同变更情况及时通知相关部门。相关部门应根据合同变更协议调整工作安排，确保合同变更后的业务顺利进行。3.销售部门应定期对合同执行情况进行跟踪和检查，及时发现和解决合同执行过程中出现的问题。如发现客户存在违约行为，销售部门应及时采取措施，维护公司合法权益，如要求客户承担违约责任、解除合同等。（三）合同结算1.销售部门应按照销售合同约定的付款方式和时间，及时与客户进行结算。在结算过程中，销售部门应核对产品数量、质量、价格等信息，确保结算金额准确无误。2.销售部门应及时开具发票给客户，并跟进客户付款情况。如客户未按时付款，销售部门应按照合同约定及时催收货款，必要时可采取法律手段维护公司权益。3.财务部门负责对销售合同的结算情况进行审核和监督。财务部门应根据销售合同和实际结算情况，进行账务处理，确保公司财务数据准确、完整。六、知识产权管理（一）知识产权归属1.公司为定制业务投入的人力、物力、财力等资源所产生的知识产权，包括设计方案、技术成果、商标、专利等，归公司所有。2.员工在执行公司定制业务过程中所创造的知识产权，如设计图纸、技术文档、发明创造等，其知识产权归公司所有。员工应积极配合公司办理相关知识产权申请和保护手续。（二）知识产权保护1.公司应加强对知识产权的保护意识，建立完善的知识产权管理制度。对涉及公司知识产权的文件、资料、产品等进行严格管理，防止知识产权泄露。2.对于公司拥有的知识产权，如商标、专利等，应及时申请注册和保护，确保公司知识产权得到法律保障。3.在与客户签订销售合同或合作协议时，应明确知识产权的归属和使用权限，防止因知识产权纠纷给公司带来损失。4.如发现公司知识产权被侵权，应及时采取法律措施进行维权，维护公司合法权益。（三）知识产权使用1.公司内部各部门在使用公司知识产权时，应遵守公司知识产权管理制度，不得擅自将公司知识产权用于非公司业务目的。2.如需将公司知识产权授权给第三方使用，应按照公司相关规定办理授权手续，明确授权范围、期限、费用等条款，并签订授权协议。3.在使用公司知识产权过程中，如发现知识产权存在问题或需要改进的地方，应及时反馈给相关部门，以便公司对知识产权进行优化和完善。七、保密管理（一）保密范围1.客户定制需求信息，包括产品规格、材质、功能、设计风格、交货时间、质量标准等。2