高管谈话制度规范

PAGE高管谈话制度规范一、总则（一）目的为加强公司内部沟通与管理，促进信息流通，及时发现和解决问题，提高公司运营效率和管理水平，特制定本高管谈话制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司全体高管人员，包括但不限于董事长、总经理、副总经理、各部门总监等。（三）基本原则1.真实性原则：谈话内容应基于真实情况，不得隐瞒或歪曲事实。2.及时性原则：及时发现问题并进行谈话沟通，避免问题积累和扩大。3.保密性原则：对谈话中涉及的敏感信息和个人隐私予以保密。4.客观性原则：以客观事实为依据，公正、公平地进行谈话和处理。二、谈话类型及流程（一）定期谈话1.谈话周期董事长与总经理每月至少进行一次定期谈话。总经理与副总经理、各部门总监每两周至少进行一次定期谈话。2.谈话内容公司战略规划执行情况汇报与讨论。各部门工作进展、存在问题及解决方案。近期公司运营数据分析与解读。员工思想动态及团队建设情况反馈。3.谈话流程谈话人提前确定谈话时间和地点，并通知被谈话人。被谈话人准备相关工作汇报材料，包括工作进展、问题分析、下一步计划等。谈话过程中，双方充分交流，被谈话人如实汇报情况，谈话人给予指导和建议。谈话结束后，谈话人整理谈话记录，形成谈话纪要，发送给相关人员。（二）专项谈话1.适用情形公司重大项目推进过程中出现问题或风险时。员工绩效异常波动时。涉及公司重要决策、制度调整等事项时。接到员工投诉、举报或发现违规行为时。2.谈话流程由相关部门或人员提出专项谈话申请，说明谈话事由和目的。谈话审批人批准申请后，确定谈话时间、地点和参与人员。被谈话人针对专项问题进行准备，提供相关资料和情况说明。谈话过程中，深入探讨专项问题，分析原因，寻求解决方案。谈话结束后，形成专项谈话报告，明确问题、责任、措施和时间节点，并跟踪落实情况。（三）问题反馈谈话1.反馈渠道员工可通过书面报告、电子邮件、直接面谈等方式向高管反馈问题。设立专门的意见箱，收集员工匿名反馈的问题。2.反馈处理高管秘书或相关部门收到问题反馈后，及时进行登记和整理。根据问题性质和严重程度，确定是否需要进行谈话处理。如需谈话，按照专项谈话流程进行。对于反馈的问题，及时给予答复和处理结果反馈，确保员工知晓问题处理进度。三、谈话记录与档案管理（一）谈话记录要求1.谈话记录应准确、完整地记录谈话内容，包括谈话时间、地点、参与人员、谈话主题、谈话内容要点等。2.谈话记录采用纸质和电子文档两种形式保存，纸质记录由谈话人签字确认后存档，电子文档由专人负责整理和保管。3.谈话记录应使用规范的语言和格式，避免使用模糊、歧义或容易引起误解的表述。（二）档案管理1.建立高管谈话档案，将每次谈话的记录、纪要、报告等资料进行分类归档。2.谈话档案按照时间顺序进行编号，便于查询和管理。3.档案管理人员应定期对谈话档案进行整理和维护，确保档案的完整性和安全性。4.谈话档案的查阅需经过严格的审批程序，未经批准，任何人不得擅自查阅或复印档案资料。四、谈话结果跟踪与反馈（一）跟踪机制1.对于谈话中提出的问题和建议，明确责任部门和责任人，制定详细的跟踪计划。2.责任部门定期向谈话人汇报问题解决进展情况和建议落实情况。3.谈话人对跟踪情况进行监督和检查，及时发现问题并督促责任部门加快解决。（二）反馈机制1.将谈话结果及时反馈给相关人员，包括被谈话人、涉及的部门和员工等。2.通过公司内部会议、公告、邮件等方式，向全体员工通报谈话结果和公司管理改进情况，增强透明度和沟通效果。3.对谈话结果的反馈进行评估，收集相关人员的意见和建议，不断完善谈话制度和管理措施。五、谈话纪律与监督（一）谈话纪律1.谈话双方应严格遵守谈话时间，不得无故迟到、早退或取消谈话。2.谈话过程中，保持严肃认真的态度，尊重对方意见，不得打断或压制对方发言。3.谈话人应客观公正地进行谈话，不得偏袒或歧视任何一方。4.被谈话人应如实汇报情况，不得隐瞒、虚报或夸大事实。（二）监督机制1.设立专门的监督小组，负责对高管谈话制度的执行情况进行监督检查。2.监督小组定期对谈话记录、档案管理、结果跟踪与反馈等环节进行抽查，发现问题及时督促整改。3.鼓励员工对谈话过程中的违规行为进行举报，对举报属实的给予奖励。4.将高管谈话制度的执行情况纳入公司绩效考核体系，对执行不力的高管人员进行相应的考核扣分。六、附