票据使用规范制度

PAGE票据使用规范制度一、总则（一）目的为加强公司票据管理，规范票据使用行为，保障公司财务安全，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在经济活动中涉及的各类票据使用管理。（三）基本原则1.合法性原则：票据的取得、开具、使用、保管等必须符合国家法律法规及相关财务制度的规定。2.真实性原则：票据所反映的经济业务必须真实发生，不得虚构或伪造。3.准确性原则：票据的填写必须准确无误，包括日期、金额、收款人、付款人等信息。4.完整性原则：票据的各项内容必须填写完整，不得遗漏重要信息。5.及时性原则：票据的开具、传递、入账等环节应及时进行，确保财务信息的时效性。二、票据种类及适用范围（一）发票1.增值税专用发票：适用于公司销售货物、提供应税劳务或服务，购买方为一般纳税人的情况。2.增值税普通发票：适用于公司销售货物、提供应税劳务或服务，购买方为小规模纳税人或其他个人的情况。3.其他发票：如机动车销售统一发票、二手车销售统一发票等，根据实际业务情况使用。（二）收据1.收款收据：用于公司收取款项，如押金、定金、租金等，并作为收款凭证。2.付款收据：用于公司支付款项后，对方开具给公司的收款证明。（三）财政票据1.非税收入票据：用于收取政府非税收入，如行政事业性收费、政府性基金等。2.其他财政票据：根据财政部门规定，在特定业务中使用的财政票据。（四）内部结算凭证1.借款单：员工因工作需要向公司借款时填写的凭证。2.差旅费报销单：员工报销差旅费时使用的凭证。3.费用报销单：员工报销日常费用时使用的凭证。三、票据的取得（一）发票取得1.公司在购买货物、接受应税劳务或服务时，应向销售方索取合法有效的发票。取得发票时，应检查发票的真实性、完整性和合法性，包括发票的名称、发票号码与机打号码、发票联（或抵扣联）、发票专用章等。2.对于增值税专用发票，应在规定的时间内进行认证抵扣。认证期限为自发票开具之日起360天内。3.如取得的发票不符合规定，应及时与销售方联系更换或重开。（二）收据取得1.公司在收取款项时，应向付款方开具收款收据。收款收据应按照顺序号依次开具，不得拆本使用。2.收款收据应加盖公司财务专用章或发票专用章，并由收款人签字确认。3.对于付款收据，应妥善保管，作为公司支付款项的凭证。（三）财政票据取得1.公司在收取政府非税收入时，应按照财政部门规定的程序和要求，向财政部门申请领取非税收入票据。2.财政票据应按照规定的用途使用，不得转借、转让、代开或伪造。3.使用完毕的财政票据，应按照财政部门的要求进行核销。（四）内部结算凭证取得1.员工因工作需要向公司借款时，应填写借款单，注明借款金额、用途、还款期限等信息，并经相关负责人审批后，到财务部门办理借款手续。2.员工报销差旅费、日常费用等时，应填写相应的报销单，附上相关发票、收据等凭证，并经审批后到财务部门办理报销手续。四、票据的开具（一）发票开具1.公司销售货物、提供应税劳务或服务时，应按照规定开具发票。开具发票时，应填写完整、准确的发票内容，包括购货单位名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额等。2.发票应按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。3.对于增值税专用发票，应在开票系统中准确录入开票信息，并打印发票。开具后的发票应及时交给购货方。（二）收据开具1.公司收取款项时，应按照规定开具收款收据。收款收据的内容应包括收款日期、收款单位名称、付款单位名称、收款金额、收款事由等。2.收款收据应按照顺序号依次开具，不得跳号、重号。开具后的收款收据应加盖公司财务专用章或发票专用章，并由收款人签字确认。3.对于付款收据，应根据实际支付情况如实开具，并加盖公司财务专用章或发票专用章。（三）财政票据开具1.公司收取政府非税收入时，应按照财政部门规定的格式和内容开具财政票据。财政票据的内容应包括票据名称、票据号码、开票日期、付款人、收款人、项目名称、金额、票据监制章等。2.财政票据应按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖票据专用章。3.使用财政票据收取的款项，应及时足额上缴财政部门，不得截留、挪用。（四）内部结算凭证开具1.员工填写借款单、差旅费报销单、费用报销单等内部结算凭证时，应如实填写相关信息，包括姓名、部门、日期、事由、金额等，并附上相关发票、收据等凭证。2.内部结算凭证应经相关负责人审批后，方可提交给财务部门。财务部门应按照规定进行审核和处理。五、票据的传递与交接（一）发票传递1.销售部门开具发票后，应及时将发票联或抵扣联交给购货方，并做好交接记录。交接记录应包括发票号码、开具日期、购货方名称、发票金额等信息。2.购货方取得发票后，应及时进行核对和认证。如发现发票有误或不符合规定，应及时与销售部门联系处理。3.财务部门应定期对发票的传递情况进行检查，确保发票及时、准确地传递给购货方，并及时入账。（二）收据传递1.收款部门开具收款收据后，应及时将收据联交给付款方，并做好交接记录。交接记录应包括收据号码、开具日期、付款方名称、收款金额等信息。2.付款方取得收款收据后，应妥善保管，作为支付款项的凭证。3.财务部门应定期对收款收据的传递情况进行检查，确保收款收据及时、准确地传递给付款方，并及时入账。（三）财政票据传递1.收取政府非税收入的部门开具财政票据后，应及时将票据联交给付款方，并做好交接记录。交接记录应包括票据号码、开具日期、付款方名称、收款金额等信息。2.付款方取得财政票据后，应妥善保管，作为支付款项的凭证。3.财务部门应定期对财政票据的传递情况进行检查，确保财政票据及时、准确地传递给付款方，并及时入账。（四）内部结算凭证传递1.员工填写借款单、差旅费报销单、费用报销单等内部结算凭证后，应及时提交给相关负责人审批。审批通过后，再提交给财务部门。2.财务部门收到内部结算凭证后，应按照规定进行审核和处理。审核无误后，办理借款、报销等手续，并将相关凭证存档。3.财务部门应定期对内部结算凭证的传递情况进行检查，确保内部结算凭证及时、准确地传递给相关部门和人员，并及时入账。六、票据的保管（一）保管要求1.公司应设立专门的票据保管岗位，负责票据的保管工作。票据保管人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉票据管理规定。2.票据应存放在安全、干燥、通风的地方，防止票据受潮、发霉、丢失或被盗。3.对于空白票据，应严格按照规定进行保管，实行专人专管，专柜存放。空白票据不得随意带出公司，确需带出的，应经相关负责人批准，并办理登记手续。4.对于已开具的票据存根联和发票登记簿，应按照规定的期限进行保管。保管期限一般为5年，期满后经批准方可销毁。（二）保管期限1.发票存根联和发票登记簿的保管期限为5年。2.收款收据存根联的保管期限为5年。3.财政票据存根联和票据登记簿的保管期限为5年。4.内部结算凭证存根联的保管期限为5年。（三）保管检查1.公司应定期对票据的保管情况进行检查，确保票据的安全和完整。检查内容包括票据的存放位置、数量、号码、开具情况等。2.对于检查中发现的问题，应及时进行处理。如发现票据丢失、被盗或损坏，应立即采取措施进行补救，并向相关部门报告。七、票据的核销与销毁（一）核销1.公司使用完毕的票据，应按照规定进行核销。核销时，应检查票据的开具情况、收款情况、入账情况等，确保票据的使用符合规定。2.对于发票、收款收据、财政票据等，应在规定的时间内到税务机关、财政部门等进行核销。核销时，应提交相关资料，包括票据存根联、发票登记簿、收款收据存根联、财政票据存根联等。3.对于内部结算凭证，应在规定的时间内由财务部门进行核销。核销时，应检查凭证的审批情况、报销情况、入账情况等，确保凭证的使用符合规定。（二）销毁1.对于保管期满且已核销的票据，经批准后可以进行销毁。销毁时，应按照规定的程序进行，确保票据的销毁过程安全、合规。2.票据销毁前，应编制票据销毁清单，注明票据的种类、号码、数量、销毁时间等信息。销毁清单应经相关负责人审核签字后存档。3.票据销毁时，应由专人负责监销。监销人员应在销毁清单上签字确认，确保票据已全部销毁。八、票据的监督与检查（一）监督部门公司财务部门负责对票据的使用情况进行监督检查。同时，公司审计部门、纪检监察部门等应定期对票据的管理情况进行审计和检查。（二）检查内容1.票据的取得、开具、使用、保管等是否符合国家法律法规及相关财务制度的规定。2.票据的填写是否准确、完整，是否加盖相应的印章。3.票据的传递、交接是否及时、准确，是否有交接记录。4.票据的保管是否安全、完整，是否按照规定的期限进行保管。5.票据的核销、销毁是否符合规定的程序。（