规范收款制度

PAGE规范收款制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司收款行为，确保公司资金及时、足额回收，降低收款风险，保障公司财务安全，维护公司正常运营秩序。2.适用范围本制度适用于公司所有涉及收款业务的部门和人员，包括但不限于销售部门、项目部门、财务部门等。3.收款原则合法性原则：收款行为必须符合国家法律法规及相关行业标准，确保每一笔收款都有合法依据。准确性原则：收款信息应准确无误，包括收款金额、收款对象、收款方式等，避免因信息错误导致收款延误或纠纷。及时性原则：各部门应积极履行收款职责，按照合同约定或相关规定及时催收款项，确保资金按时回笼。安全性原则：加强收款过程中的风险防控，确保资金安全，防止出现资金损失或挪用等情况。二、收款流程1.合同签订阶段销售部门或项目部门在与客户签订合同前，应确保合同条款中明确约定收款方式、收款时间、逾期付款责任等相关内容。合同文本应经法务部门审核，确保合同的合法性和有效性。对于重大合同或涉及金额较大的项目，应组织相关部门进行合同评审，评估收款风险，并制定相应的收款策略。2.发货或服务提供阶段业务部门在发货或提供服务后，应及时将发货单、服务确认单等相关凭证提交给财务部门，并确保凭证信息与合同约定一致。财务部门根据业务部门提供的凭证，核对收款信息，确认应收款金额，并建立相应的应收账款台账，详细记录每笔应收账款的发生时间、金额、客户信息、收款进度等情况。3.收款通知阶段在合同约定的收款时间前，财务部门应向客户发送收款通知，明确告知客户收款金额、收款方式、收款期限等信息。收款通知可以采用书面函件、电子邮件、短信等方式发送，但应确保客户能够及时收到并确认。对于逾期未付款的客户，应在逾期后的一定时间内再次发送催款通知，强调逾期付款的后果，并要求客户尽快支付款项。催款通知应记录发送时间和客户反馈情况。4.收款执行阶段客户按照收款通知要求支付款项时，财务部门应及时办理收款手续，核对收款金额、收款方式等信息，确保收款的准确性。对于现金收款，应严格执行现金管理制度，当面清点现金，开具收款收据，并加盖公司财务专用章。收款收据应一式三联，分别作为存根联、客户联和记账联，确保每联信息一致。对于银行转账收款，应及时核对银行到账信息，确认款项到账后，在应收账款台账中进行核销，并更新收款进度。如发现银行转账信息异常，应及时与客户沟通核实，查明原因并采取相应措施。对于票据收款，如支票、汇票等，应按照票据管理规定进行审核和处理。在票据到期前，及时办理托收手续，确保款项按时到账。如票据出现退票等情况，应及时与客户联系，要求客户重新支付款项或更换支付方式。5.收款核销与记录财务部门在收到款项并核对无误后，应及时对相应的应收账款进行核销，确保应收账款台账数据的准确性。核销时，应注明收款日期、收款金额、收款方式等信息，并与收款凭证进行核对。定期对应收账款进行清理和分析，评估收款情况和风险状况。对于长期未收回的应收账款，应及时与业务部门沟通，共同制定催收方案，并跟踪催收进展情况。建立收款记录档案，将收款通知、催款通知、收款凭证、银行对账单等相关资料进行整理归档，以备查阅和审计。收款记录档案应按照时间顺序和客户类别进行分类存放，便于管理和查询。三、收款方式1.现金收款现金收款应在公司指定的收款地点进行，原则上不允许在其他非公司场所收取现金。收款人员在收取现金时，应佩戴工作证件，与客户当面清点现金金额，确保金额准确无误。收取现金后，应立即开具收款收据，并加盖公司财务专用章。收款收据应详细填写收款日期、收款金额、客户名称、收款事由等信息。收款人员应在每日下班前将收取的现金及时缴存银行，并将缴存银行的回单交财务部门核对。2.银行转账收款公司应在合同中明确约定客户的银行转账收款账户信息，包括开户银行名称、账号等。客户通过银行转账支付款项时，财务部门应及时关注银行到账信息。如发现银行转账信息异常，应及时与客户联系，核实转账情况。收到银行转账款项后，财务部门应根据银行回单，核对收款金额、付款单位等信息，并在应收账款台账中进行核销。3.票据收款对于客户以支票、汇票等票据方式支付款项的，公司应制定相应的票据管理制度，规范票据的接收、审核、保管、托收等流程。收款人员在接收票据时，应仔细审核票据的真实性、有效性和完整性，包括票据的出票日期、金额、收款人名称、付款人名称、背书情况等。如发现票据存在问题，应及时与客户沟通，要求客户更换票据或采取其他支付方式。收到票据后，应妥善保管票据，并按照票据到期日的先后顺序进行登记。在票据到期前，应及时办理托收手续，确保款项按时到账。如票据出现退票等情况，应及时与客户联系，查明原因并要求客户重新支付款项或更换支付方式。同时，应按照票据管理制度的规定，对退票原因进行分析和总结，采取相应的改进措施，避免类似问题再次发生。四、收款风险防控1.客户信用评估销售部门或项目部门在与客户建立业务关系前，应对客户进行信用评估，了解客户的经营状况、财务状况、信用记录等信息，评估客户的信用风险。信用评估可以通过多种方式进行，如查阅客户的财务报表、信用评级报告、与客户的供应商或合作伙伴进行沟通等。根据信用评估结果，确定客户的信用等级，并制定相应的信用政策。对于信用等级较低的客户，应采取更为严格的收款措施，如要求客户提供担保、缩短收款期限、增加收款频率等。同时，应密切关注客户的经营动态，及时调整信用政策，降低收款风险。2.合同管理加强合同管理，确保合同条款明确、合法、有效，特别是关于收款的条款应详细、具体，避免出现模糊不清或歧义的表述。在合同履行过程中，严格按照合同约定执行，及时跟踪合同执行情况，发现问题及时与客户沟通解决，确保合同的顺利履行。对于合同变更或解除的情况，应及时办理相关手续，并重新评估收款风险，调整收款策略。3.内部沟通与协作建立健全内部沟通机制，加强销售部门、项目部门、财务部门等相关部门之间的信息共享和协作配合。销售部门或项目部门应及时向财务部门反馈客户的付款情况和收款风险信息，财务部门应定期向业务部门提供应收账款分析报告，共同制定收款计划和策略。在收款过程中，如遇到客户拒绝付款或出现纠纷等情况，各部门应积极配合，共同协商解决方案，维护公司的合法权益。4.法律风险防范加强法律意识，确保收款行为符合法律法规的要求。对于涉及金额较大或风险较高的收款业务，应及时咨询公司法律顾问或聘请专业律师提供法律支持。如发生收款纠纷，应及时收集相关证据，通过合法途径解决纠纷，如协商、仲裁或诉讼等。在纠纷解决过程中，应严格按照法律程序进行操作，维护公司的合法权益。五、监督与考核1.监督机制建立健全收款监督机制，加强对收款业务的全过程监督。财务部门应定期对收款情况进行检查和分析，确保收款流程的规范执行和收款任务的按时完成。内部审计部门应定期对收款业务进行审计，检查收款制度的执行情况、收款流程的合规性、应收账款的管理情况等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。公司管理层应定期听取收款工作汇报，了解收款工作进展情况和存在的问题，对重大收款事项进行决策和指导，确保收款工作的顺利开展。2.考核指标制定明确的收款考核指标，将收款任务完成情况与相关部门和人员的绩效考核挂钩。考核指标可以包括应收账款回收率、逾期账款发生率、收款及时率等。应收账款回收率=（本期实际收回的应收账款金额÷本期应收回的应收账款金额）×100%逾期账款发生率=（逾期账款金额÷应收账款总额）×100%收款及时率=（按时收回的账款笔数÷应收回的账款笔数）×100%3.奖惩措施对于在收款工作中表现突出的部门和人员，给予相应的奖励，如奖金、荣誉证书等。奖励可以根据收款考核指标完成情况进行设定，激励员工积极做好收款工作。对于未完成收款任务或在收款工作中出现重大失误的部门和人