经济合同制度规范

PAGE经济合同制度规范一、总则（一）目的本经济合同制度规范旨在加强公司/组织的合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，维护公司/组织的合法权益，促进经济活动的顺利开展，保障公司/组织的稳健运营。（二）适用范围本规范适用于公司/组织与外部单位或个人签订的各类经济合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行等活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定，确保合同合法有效。2.平等自愿原则合同双方在平等、自愿的基础上订立合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则合同条款应体现公平公正，保障双方的合法权益，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。4.诚实守信原则合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。二、合同签订（一）合同主体资格审查1.对方当事人为法人的，应审查其营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证等证照原件，并留存复印件。同时，核实其经营范围、法定代表人身份证明等信息。2.对方当事人为自然人的，应审查其身份证原件，并留存复印件，核实其姓名、性别、年龄、住址、联系方式等信息。3.对于重要合同或合作对象，可通过工商行政管理部门、信用信息公示系统等渠道查询对方的信用状况、经营状况等信息，评估其履约能力和信用风险。（二）合同条款拟定1.合同条款应根据合同类型和交易内容进行详细、准确的拟定，明确双方的权利义务、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。2.对于标的的描述应具体、明确，避免模糊不清或歧义。数量和质量条款应符合行业标准和双方约定，价款或报酬应明确计算方式和支付方式。3.履行期限应合理确定，明确起始日期和截止日期。履行地点和方式应具体明确，确保双方清楚知晓各自的履行义务。4.违约责任条款应明确具体，约定违约方应承担的责任形式和赔偿金额，以保障合同的顺利履行。争议解决方式可选择协商、仲裁或诉讼，应根据具体情况合理确定。（三）合同审批流程1.合同承办部门负责合同的起草、谈判等前期工作，并将合同文本提交本部门负责人审核。2.部门负责人审核合同条款的完整性、准确性、合法性以及与本部门业务的关联性，提出审核意见后报公司/组织合同管理部门。3.合同管理部门对合同进行统一审核，重点审查合同主体资格、条款合法性、风险防范措施等内容。对于重大合同或涉及法律风险较高的合同，可组织法律专业人员进行会审。4.合同管理部门审核通过后，报公司/组织分管领导审批。分管领导根据合同的重要性和风险程度进行审批，签署审批意见。5.对于涉及金额较大、影响重大的合同，需报公司/组织主要领导审批。主要领导审批同意后，合同方可正式签订。（四）合同签订程序1.合同经审批通过后由合同承办部门负责与对方当事人签订。签订合同应使用公司/组织统一印制的合同文本，确保合同文本的规范性和一致性。2.合同双方当事人应在合同文本上签字或盖章，并注明签字日期。签字盖章应清晰、完整，符合法律规定。3.合同签订过程中，应注意留存相关证据，如谈判记录、往来函件、会议纪要等，以备后续查阅和参考。三、合同履行（一）履行通知与准备1.合同签订后，合同承办部门应及时将合同副本分发给相关部门和人员，明确各部门的履行职责和要求。2.合同承办部门应根据合同约定，制定详细的履行计划，明确各项义务的履行时间、责任人等，并组织相关人员进行培训和交底，确保合同履行工作的顺利开展。（二）履行过程监控1.合同履行过程中，合同承办部门应定期对合同履行情况进行检查和监控。检查内容包括合同义务的履行进度、质量状况、价款支付情况等，及时发现并解决履行过程中出现的问题。2.对于合同履行过程中出现的重大问题或风险事项，合同承办部门应及时向部门负责人汇报，并采取有效的应对措施。部门负责人应根据情况及时向公司/组织分管领导报告，共同研究解决方案。（三）价款支付管理1.价款支付应严格按照合同约定的方式、时间和金额进行。合同承办部门应根据合同履行情况，及时向财务部门提交价款支付申请，并提供相关证明材料。2.财务部门对价款支付申请进行审核，重点审查合同约定、发票开具情况、资金预算等内容。审核通过后，按照公司/组织的财务管理制度进行支付。3.对于涉及预付款、进度款、结算款等不同支付阶段的合同，应严格按照合同约定的比例和条件进行支付，确保价款支付的合理性和安全性。（四）合同变更与解除1.合同履行过程中，如需变更合同内容，合同承办部门应及时与对方当事人协商，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、原因、生效时间等，并按照合同签订的审批流程进行审批。2.如因不可抗力或其他原因需要解除合同，合同承办部门应及时通知对方当事人，并按照合同约定或法律规定办理解除手续。解除合同应签订书面的解除协议，明确解除的原因、时间、双方的权利义务等，并进行相应的账务处理。3.合同变更或解除后，合同承办部门应及时将相关情况通知公司/组织内部的相关部门和人员，确保信息的及时传递和工作的有效衔接。四、合同档案管理（一）档案收集与整理1.合同签订后，合同承办部门应及时将合同文本及相关资料收集齐全，包括合同审批表、谈判记录、往来函件、发票、验收报告等，并按照档案管理的要求进行整理。2.整理后的合同档案应按照合同类别、签订时间等进行分类编号，建立清晰的档案目录，便于查阅和管理。（二）档案保管与存储1.合同档案应指定专人负责保管，确保档案的安全和完整。保管人员应具备一定的档案管理知识和技能，熟悉档案保管的相关规定。2.合同档案应存储在安全、防火、防潮、防虫的环境中，可采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行存储。电子档案应进行备份，并定期进行检查和维护，确保数据的安全性和可读取性。（三）档案查阅与借阅1.公司/组织内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅原因、查阅内容等，经部门负责人审批后，到档案保管部门查阅。2.外部单位或个人因特殊原因需要查阅合同档案的，应经公司/组织分管领导批准，并办理相关查阅手续。查阅过程中，档案保管人员应进行现场监督，确保档案的安全和保密。3.如需借阅合同档案，借阅人员应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、借阅用途等，经部门负责人和档案保管部门负责人审批后，方可借阅。借阅期限届满后，借阅人员应及时归还档案，档案保管人员应对归还的档案进行检查，确保档案的完整性。五、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.加强合同管理培训，提高公司/组织员工的合同法律意识和风险防范意识，避免因合同签订和履行过程中的疏忽导致纠纷的发生。2.在合同签订前，充分进行市场调研和风险评估，对可能出现的纠纷进行预判，并在合同条款中明确相应的防范措施。3.在合同履行过程中，严格按照合同约定履行义务，及时沟通协调解决出现的问题，避免矛盾激化，预防纠纷的产生。（二）纠纷处理流程1.合同纠纷发生后，合同承办部门应及时收集相关证据材料，如合同文本、往来函件、发票、验收报告、会议纪要等，并进行整理和分析。2.合同承办部门应与对方当事人进行沟通协商，了解对方的意见和诉求，寻求解决方案。协商过程中，应保持冷静、理性，避免情绪化的表达，尽量通过友好协商解决纠纷。3.如协商不成，合同承办部门应及时向公司/组织合同管理部门报告，并提供详细的纠纷情况说明。合同管理部门根据情况组织相关人员进行研究分析，制定纠纷处理策略。4.对于涉及金额较大、法律关系复杂的合同纠纷，可聘请律师事务所等专业法律机构进行处理。律师应根据案件事实和法律规定，制定合理的诉讼或仲裁方案，并代表公司/组织参与纠纷处理过程。5.在纠纷处理过程中，应及时向公司/组织领导汇报进展情况，听取领导的意见和建议，确保纠纷处理工作的顺利进行。六、监督与考核（一）监督机制1.公司/组织建立合同监督检查制度，定期对合同签订、履行、档案管理等情况进行监督检查。监督检查可采取自查、抽查等方式进行。2.合同管理部门负责对合同监督检查工作进行组织和实施，制定监督检查计划，明确检查内容、方法和标准。检查结果应形成书面报告，报送公司/组织领导。3.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。整改完成后，责任部门应将整改情况书面报告合同管理部门。（二）考核制度1.建立合同管理考核制度，将合同管理工作纳入公司/组织绩效考核体系。考核内容包括合同签订的规范性、履行的及时性和准确性、档案管理的完整性等方面。2.合同管理部门负责制定合同管理考核指标和评分标准，定期对各部门的