规范借条制度

PAGE规范借条制度一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范借款行为，保障公司资金安全，维护公司和员工的合法权益，特制定本借条制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工因工作需要向公司借款的情况。（三）基本原则1.合法性原则：借条的签订必须符合国家法律法规的规定，确保借款行为合法有效。2.真实性原则：借款事项必须真实发生，不得虚构或隐瞒事实。3.规范性原则：借条的格式、内容应符合本制度的要求，确保清晰、准确、完整。4.及时性原则：借款应及时归还，不得拖延，避免影响公司资金周转。二、借条的内容与格式（一）基本内容1.借款人姓名、身份证号码、联系方式、所在部门及职位。2.借款日期。3.借款事由，应详细说明借款的用途，如购买办公用品、出差费用、业务招待费等。4.借款金额，大写和小写金额应一致。5.还款计划，明确还款日期和还款方式。（二）格式要求1.借条应采用书面形式，手写或打印均可。2.纸张应使用A4纸，字迹应清晰、工整，不得涂改。3.借条应由借款人本人签字，并加盖手印。三、借款流程（一）借款申请1.借款人如需借款，应填写《借款申请表》，详细说明借款事由、借款金额、还款计划等内容。2.《借款申请表》应经借款人所在部门负责人审核签字，确认借款事项的真实性和必要性。（二）财务审核1.财务部门收到《借款申请表》后，应进行严格审核。审核内容包括借款金额是否合理、还款计划是否可行、借款事由是否符合公司规定等。2.如审核通过，财务部门应在《借款申请表》上签字盖章，并注明借款金额和借款期限。（三）领导审批1.《借款申请表》经财务审核通过后，应提交公司领导审批。2.公司领导应根据公司财务状况、借款用途等因素进行审批，如同意借款，应在《借款申请表》上签字批准。（四）借款发放1.经公司领导审批同意后，财务部门应按照审批意见发放借款。2.借款发放方式可采用现金支付或银行转账，具体方式由财务部门根据实际情况确定。3.如采用现金支付，借款人应在借条上签字确认收到借款；如采用银行转账，财务部门应保留转账记录作为借款凭证。四、还款规定（一）还款期限1.借款人应按照还款计划按时归还借款。还款期限应根据借款用途和金额合理确定，最长不得超过[X]个月。2.如因特殊情况需要延长还款期限，借款人应提前向财务部门提出申请，经公司领导批准后方可延长。（二）还款方式1.借款人可采用现金还款、银行转账、支票等方式归还借款。2.如采用银行转账还款，借款人应在还款日前将足额款项转入公司指定账户，并在转账备注中注明借款人姓名、借款日期和借款金额。3.如采用支票还款，借款人应确保支票的真实性和有效性，并在支票背面背书签字。（三）逾期还款处理1.如借款人未能按照还款计划按时归还借款，即为逾期还款。2.财务部门应及时通知借款人逾期还款情况，并按照逾期天数收取逾期利息。逾期利息的收取标准为每日[X%]。3.如逾期还款超过[X]天，财务部门有权从借款人工资中扣除相应借款金额及逾期利息，直至还清借款为止。4.对于逾期还款情节严重的借款人，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分，如警告、罚款、辞退等。五、借条的保管与存档（一）保管责任1.财务部门负责借条的保管工作，应确保借条的安全、完整，防止丢失、损坏或泄露。2.借条应按照借款日期、借款人姓名等顺序进行分类存放，便于查找和核对。（二）存档期限借条的存档期限为[X]年，存档期满后，经公司领导批准，可按照规定程序进行销毁。（三）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅借条时，应填写《借条查阅申请表》，经财务部门负责人批准后方可查阅。2.查阅借条时，应在财务部门指定地点进行，不得擅自将借条带出公司或进行复印、拍照等操作。3.外部单位或个人如需查阅借条，应持有合法有效的证明文件，并经公司领导批准后方可查阅。查阅过程中，公司应安排专人陪同，并对查阅情况进行记录。六、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门应定期对借条制度的执行情况进行审计检查，确保借款行为合法合规。2.审计检查内容包括借款申请、审批、发放、还款等环节的执行情况，以及借条的保管、存档等情况。（二）财务监督1.财务部门应加强对借款业务的日常监督，及时发现和纠正借款过程中存在的问题。2.财务人员应严格按照本制度的规定办理借款业务，对不符合规定的借款申请应拒绝办理，并及时向上级领导报告。（三）违规处理1.对于违反本借条制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处理。2.如发现借款人虚构借款事由、骗取借款等行为，公司将依法追究其法律责任，并追回借款本金及利息。3.对于因工作失误导致借条填写不规范、借款手续不全等问题的相关人员，公司将给予批评教育，并责令其限期整改。七、附则