合同审核及签订标准化流程指南

合同审核及签订标准化流程指南一、适用范围与常见应用场景本流程指南适用于企业各类经济合同的审核、签订及后续管理，涵盖但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、保密协议等。当企业与其他市场主体（如供应商、客户、合作方）确立权利义务关系时，需严格按照本流程执行，保证合同合法合规、权责清晰，有效降低法律风险和经营风险。具体场景包括：日常原材料采购、设备采购、技术服务外包、场地租赁、市场推广合作、项目开发合作等。二、标准化操作流程详解（一）合同发起与准备需求提出业务部门根据合作需求，明确合同主体（甲方/乙方）、合作标的（货物/服务/项目）、核心条款（如数量、质量、价款、履行期限等），填写《合同基本信息表》（见模板1），并附上合作方资质文件（如营业执照复印件、授权委托书等）、技术附件（如技术规格书、验收标准）等支撑材料。内部初步沟通业务部门与法务、财务部门就合同核心条款进行预沟通，确认条款可行性、财务预算匹配性及潜在风险点，形成初步共识后，正式发起合同审核流程。（二）合同审核合同审核实行“分级审核、多部门联动”机制，依次通过以下环节：业务部门初审审核内容：合作方基本信息真实性（如名称、统一社会信用代码）、合作需求与业务目标一致性、标的描述准确性、数量/价款等业务条款合理性。审核要求：保证业务条款无歧义，与前期沟通结果一致，附件材料完整。输出：《合同审核意见表》（见模板2）中“业务部门审核意见”，标注通过或提出修改建议。法务部门审核审核内容：（1）主体资格：合作方是否具备相应民事行为能力（如是否为法人、是否在有效期内）；（2）合法性：条款是否符合法律法规（如《民法典》《公司法》等），是否存在无效或可撤销情形；（3）完整性：合同要素（当事人、标的、数量、质量、价款、履行期限、地点、方式、违约责任、争议解决方式等）是否齐全；（4）风险点：违约责任是否明确且合理、争议解决方式是否约定明确（如仲裁或诉讼管辖地）、保密条款是否必要、知识产权归属是否清晰等。审核要求：对不合法或不明确的条款，提出具体修改建议，必要时出具《法律风险评估说明》。输出：《合同审核意见表》中“法务部门审核意见”，重大风险需标注“高风险”并说明原因。财务部门审核审核内容：（1）价款与支付方式：是否符合企业财务制度，定价是否合理（如参考市场价、历史交易价），付款节点与履约进度是否匹配；（2）税费条款：是否明确税费承担方式，是否符合税法规定；（3）履约保证金/质保金：是否约定收取标准、返还条件及时间；（4）财务合规性：是否存在超预算、违规支付等风险。审核要求：对财务条款不合规的，提出调整建议（如修改付款比例、补充发票类型约定等）。输出：《合同审核意见表》中“财务部门审核意见”。会签与复核各部门审核完成后，业务部门汇总《合同审核意见表》，与对方就修改条款进行沟通协商，达成一致后形成《合同（修订版）》。涉及重大或复杂合同的，可组织跨部门会签会议，最终确认合同文本。（三）合同审批审批权限划分根据合同金额、风险等级划分审批权限：金额≤5万元：业务部门负责人审批；5万元＜金额≤20万元：分管副总审批；金额＞20万元：总经理审批；涉及重大战略合作或高风险合同（如涉外、知识产权独占许可等）：提交总经理办公会或董事会审批。审批流程业务部门将《合同（修订版）》《合同审核意见表》及相关附件提交至对应审批人，审批人重点审核合同整体风险、审批权限合规性及与企业战略目标的匹配性，在审批表中签署“同意”“修改后同意”或“不同意”意见。（四）合同用印与签订用印申请审批通过后，业务部门填写《合同用印申请表》，附最终版合同文本、审批文件、合作方资质文件等，提交至行政/综合管理部门办理用印手续。用印前需核对合同文本与审批版本一致性，保证无涂改、增删页（如有增删页需加盖骑缝章）。合同签订（1）签订方式：优先采用书面形式，双方签字盖章（如为法人合同，需由法定代表人或授权代表签字并加盖公章/合同专用章）；（2）签订时间：合同文本经双方确认无误后签订，一般为一式两份（或按需增加份数），双方各执一份；（3）特殊要求：涉外合同需翻译成中文版本，中英文版本具有同等效力，如有冲突以中文为准。（五）合同履行与归档履行跟踪业务部门负责合同履行的日常跟踪，按约定节点确认交付、验收、付款等事项，留存履约过程中的书面凭证（如验收单、沟通函、付款凭证等）。如遇对方违约或履约异常，需及时向法务部门报告，启动争议解决机制。归档管理（1）归档时间：合同签订后10个工作日内，业务部门将合同文本、附件、审批文件、履行凭证等整理成册，提交至档案管理部门；（2）归档内容：纸质版合同（含所有修订页、附件）、电子版合同（扫描件）、《合同审核意见表》《合同用印申请表》、对方资质文件等；（3）归档要求：建立合同台账（见模板3），记录合同编号、名称、签订方、签订日期、金额、履行期限、归档号等信息，保证档案完整、可追溯，保管期限符合企业档案管理规定。三、配套工具模板模板1：合同基本信息表合同编号合同名称甲方名称统一社会信用代码乙方名称统一社会信用代码签订日期履行期限合作标的数量/规格合同金额（大写）合同金额（小写）付款方式□一次性付款□分期付款（注明节点）□其他：________主要条款摘要（如：质量标准、交付地点、验收方式、违约责任等）附件清单1.________2.________3.________业务部门负责人签字日期备注模板2：合同审核意见表合同编号审核部门审核人审核日期审核环节□业务部门初审□法务部门审核□财务部门审核审核意见（请具体说明审核通过/不通过的理由及修改建议，如：“乙方资质未提供授权委托书，需补充”；“违约责任条款未约定逾期付款的利息计算方式，建议按LPR上浮50%计算”）修改说明（针对审核意见的修改情况，由业务部门填写）审核人签字部门负责人签字模板3：合同台账序号合同编号合同名称签订方（甲方/乙方）签订日期合同金额履行期限归档号履行状态备注1□正常□异常2□正常□异常…………四、关键风险提示与操作规范（一）主体资格风险合作方为企业的，需核验其营业执照（加盖公章的复印件）、法定代表人证件号码明，如由授权代表签订，需提供《授权委托书》（载明授权范围、权限及期限）及授权代表证件号码明；合作方为自然人的，需核验其证件号码原件及复印件，确认其完全民事行为能力。（二）条款完整性风险合同必须包含《民法典》第四百七十条规定的必备条款（当事人信息、标的、数量、质量、价款、履行期限、地点方式、违约责任、争议解决方式等），避免因条款缺失导致权利义务不明确；涉及技术服务的，需明确技术标准、验收流程、验收人员及验收时限；涉及货物的，需明确质量保证期、退换货条件等。（三）法律合规风险禁止约定违反法律法规的条款（如“争议解决方式约定为企业所在地以外的法院”需符合《民事诉讼法》规定）；格式条款（如企业单方制定的合同模板）需显著提示对方注意免除或减轻责任等与对方有重大利害关系的条款，避免被认定为无效。（四）履行与争议解决风险合同履行过程中，业务部门需定期跟踪履约情况，发觉对方违约（如逾期交付、质量不达标）的，应在法定诉讼时效内（一般为3年）书面催告并保留证据；争议解决优先协商，协商不成的按约定通过仲裁或诉讼解决，诉讼/仲裁需在合