档案制度规范

PAGE档案制度规范一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映公司/组织各项工作的实际情况，数据准确无误，手续完备齐全，严禁弄虚作假和篡改档案信息。3.完整系统原则档案应涵盖公司/组织工作的各个方面，保持其完整性和系统性，能够全面反映公司/组织的发展历程和工作成果。4.安全保密原则加强档案的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案的丢失、损坏、泄露和非法利用。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置公司/组织设立档案管理部门，作为档案管理的专门机构，负责统筹协调公司/组织的档案管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善公司/组织档案管理制度，并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管、鉴定、销毁公司/组织各类档案，确保档案的完整、准确、系统和安全。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，为档案的查阅和利用提供便利。4.开展档案信息资源的开发利用工作，为公司/组织的决策、管理、生产、科研等工作提供档案信息支持。5.对公司/组织各部门的档案管理工作进行监督、指导和检查，定期组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。6.负责档案管理设施设备的配备、维护和更新，确保档案管理工作的正常开展。7.做好档案统计工作，及时准确地填报档案统计报表，为公司/组织的档案管理决策提供数据依据。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目工作，确保档案整理规范、编目准确。3.做好档案的保管工作，定期对档案进行检查、核对，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。4.按照规定的程序和方法，为档案利用者提供档案查阅、借阅等服务，做好利用登记和跟踪反馈工作。5.参与档案的鉴定、销毁工作，对拟销毁档案进行审核，确保销毁档案符合规定要求。6.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务素质和工作能力。7.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。（四）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保本部门档案的完整和准确。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门开展档案利用工作，提供本部门档案利用的相关信息。4.宣传档案管理知识，提高本部门员工的档案意识，督促本部门员工及时将办理完毕的文件材料归档。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.文书档案主要包括公司/组织在行政管理、业务管理等活动中形成的各类文件材料，如请示、报告、通知、决定、会议纪要等。2.科技档案涵盖公司/组织在科研、生产、工程建设等活动中形成的具有保存价值的文件材料，如科研项目立项报告、技术方案、设计图纸、施工记录、设备档案等。3.人事档案记录员工个人基本情况、工作经历、教育培训、考核奖惩、工资福利等信息的文件材料，包括员工履历表、劳动合同、考核表、培训证书等。4.财务档案反映公司/组织财务收支、会计核算、财务管理等活动的文件材料，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。5.业务档案公司/组织在经营管理、市场营销、客户服务等业务活动中形成的档案，如合同协议、业务报表、客户资料、市场调研报告等。6.声像档案以照片、录音、录像等形式记录公司/组织重要活动、事件、人物等内容的档案材料。7.电子档案以电子数据形式存在的各类档案，包括办公自动化系统生成的电子文件、电子邮件、数据库文件等。（二）档案编号1.编号原则档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩展性原则，便于档案的分类管理和检索查询。2.编号方法文书档案编号：采用年度保管期限流水号的形式，如2023永久001。科技档案编号：根据项目名称、专业类别、阶段等因素进行编号，如KJ20230101001，表示2023年第1个科研项目的第1类文件的第1份档案。人事档案编号：按照员工入职顺序进行编号，如RS2023001，表示2023年入职的第1名员工的档案。财务档案编号：根据会计年度、档案类别进行编号，如CW2023凭证001，表示2023年的会计凭证档案。业务档案编号：根据业务类型、时间顺序等进行编号，如YW202302001，表示2023年第2类业务的第1份档案。声像档案编号：按照拍摄时间、主题进行编号，如SX20230501公司年会，表示2023年5月1日拍摄的关于公司年会的声像档案。电子档案编号：与相应纸质档案编号一致，并在编号后添加“E”标识区分，如2023永久001E。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织内部各部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质文件、电子文件、声像资料等。2.公司/组织与外部单位签订的合同、协议、合作项目文件等。3.公司/组织员工个人在工作中形成的与公司/组织相关的重要文件材料，如科研成果、技术总结、业务报告等。4.公司/组织获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案的相关资料。5.其他应归档保存的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保文件材料及时、完整地收集归档。2.收集的文件材料应字迹清晰（电子文件应格式规范、内容完整），签字盖章齐全，手续完备。3.对于重要会议、重大活动、重要项目等形成的文件材料，应在活动结束后及时收集整理，确保档案的时效性。4.员工离职时，所在部门应督促其将个人在工作期间形成的属于公司/组织的文件材料全部移交归档。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案分类方案进行分类整理，同一类别的档案应按照一定的顺序排列。3.归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修复，字迹模糊或易褪变的文件应进行复制。（四）整理方法1.文书档案整理采用年度保管期限机构（问题）分类法，将归档文件按年度分开，再按保管期限分为永久、长期、短期，然后在每个保管期限内按机构（问题）进行分类排列，编制归档文件目录。2.科技档案整理按照项目阶段、专业类别等进行分类整理，建立项目档案卷内目录和总目录，对图纸、图表等应折叠整齐，编注页码。3.人事档案整理根据人事档案管理规定，按照档案内容分类顺序进行整理，确保档案材料齐全、完整、规范，装订整齐。4.财务档案整理按照会计凭证、账簿、报表等类别分别整理，会计凭证应按月装订成册，账簿应按年度整理归档，报表应按时间顺序排列。5.业务档案整理根据业务类型和流程，对合同协议、业务报表、客户资料等进行分类整理，建立业务档案索引和目录。6.声像档案整理对照片档案应进行编号、标注说明，按时间顺序或主题分类整理；对录音、录像档案应进行转录、标注，建立声像档案目录。7.电子档案整理按照电子文件的类别和存储位置进行分类整理，建立电子档案目录数据库，确保电子文件的可读性和可利用性。同时，定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。五、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架、光盘存储柜等，按照档案类别和编号顺序存放档案，便于查找和管理。3.库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。2.对破损、褪色、变质的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。3.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行备份，备份介质应异地存放。同时，要建立电子档案访问权限管理制度，防止电子档案被非法篡改或删除。4.对重要档案和珍贵档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。5.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案在利用过程中受到损坏或丢失。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、以辩证唯物主义和历史唯物主义为指导的原则，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定内容1.档案的内容是否真实反映公司/组织的工作活动，是否具有查考利用价值。2.档案的形成时间、来源、形式等是否符合公司/组织档案管理的要求。3.档案的保管期限是否合理，是否需要调整。（四）鉴定方法1.直接鉴定法对档案逐件进行审查，根据档案的实际价值确定其保管期限和存毁。2.分析比较法将档案与同类档案进行比较，分析其在内容、价值等方面的差异，确定其保存价值。（五）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，对确无保存价值的档案编制销毁清册，销毁清册应包括档案名称、编号、日期、保管期限、销毁原因等内容。2.销毁清册经档案管理部门负责人审核，报公司/组织主管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全和彻底。监销人员应在销毁清册上签字确认。4.销毁后的档案应及时在档案管理系统中进行注销登记，确保档案信息的准确性。七、档案的利用（一）利用范围1.公司/组织内部员工因工作需要查阅、借阅档案。2.外部单位因业务往来、合作交流等需要查阅公司/组织相关档案，但须经公司/组织批准，并按照规定办理查阅手续。（二）利用方式1.查阅员工可在档案管理部门指定的场所查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助和指导。查阅档案时，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。2.借阅因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、用途、借阅期限等内容，经所在部门负责人审核，档案管理部门负责人批准后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容，按时归还档案。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅情况进行详细记录，包括利用日期、利用者姓名、部门、利用目的、档案名称、编号、归还日期等信息。利用登记记录应妥善保存，以备查询。（四）保密规定1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对涉及公司/组织商