街道文档规范制度

PAGE街道文档规范制度总则1.目的为了加强街道文档管理，确保文档的完整性、准确性、规范性和安全性，提高工作效率，促进街道各项工作的顺利开展，特制定本规范制度。2.适用范围本制度适用于街道各部门、各社区及全体工作人员在工作过程中形成的各类文档，包括但不限于文件、报告、通知、会议记录、合同协议、统计报表、工作台账等纸质文档和电子文档。3.基本原则依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保文档管理工作合法合规。统一管理原则：实行集中统一管理，明确各部门职责，确保文档管理工作的协调性和一致性。安全保密原则：加强文档安全保密措施，防止文档泄露、丢失或损坏，确保文档信息安全。便捷高效原则：优化文档管理流程，提高文档处理效率，方便工作人员查找、使用和共享文档。文档分类与编号1.文档分类行政公文类：包括街道党工委、办事处发布的各类文件、通知、通报、报告等。业务工作类：涵盖街道各部门在履行职责过程中形成的文件、方案、计划、总结、报表等。会议记录类：记录街道各类会议的内容、决议、纪要等。合同协议类：街道签订的各类合同、协议、责任书等。人事档案类：街道工作人员的个人档案、考核材料、任免文件等。财务档案类：财务收支凭证、报表、审计报告等。其他类：不属于上述分类的其他文档。2.编号规则行政公文类：按照年份+序号的方式编号，如2023001。业务工作类：根据部门名称+年份+序号进行编号，如城管办2023002。会议记录类：以会议名称+年份+序号编号，如街道工作例会2023003。合同协议类：采用合同签订年份+合同类别+序号编号，如2023年租赁合同001。人事档案类：按照人员姓名拼音首字母+年份+序号编号，如LYX2023001。财务档案类：依据年份+财务类别+序号编号，如2023年财务报表002。其他类：根据文档性质和年份+序号编号，如重要活动照片2023005。文档起草与审核1.起草要求内容准确：确保文档内容真实、准确、完整，数据可靠，表述清晰。格式规范：按照本制度规定的格式要求起草文档，字体、字号、排版等符合标准。语言简洁：语言表达简洁明了，避免冗长、复杂的表述，便于理解和执行。逻辑严谨：文档结构合理，层次分明，逻辑连贯，各部分之间过渡自然。2.审核流程部门初审：文档起草完成后，由起草部门负责人进行初审，重点审核内容的准确性、完整性和格式规范性。分管领导审核：初审通过后，提交分管领导进行审核，分管领导对文档内容进行全面审查，提出修改意见或建议。主要领导审批：分管领导审核通过后，报主要领导审批。主要领导对重要文档进行最终审定，签署审批意见。文档签收与登记1.签收外部来文：由街道党政办负责签收外部发送的文件、信函等，并进行初步登记。内部文件：各部门形成的文件，在发送至其他部门或向上级报送时，需由发文部门填写文件交接清单，接收部门进行签收。2.登记建立文档登记台账：对签收的文档进行详细登记，记录文档名称、文号、来源、日期、份数、密级等信息。电子文档登记：对于电子文档，要记录文档存储位置、文件名、文件格式、大小等信息。文档传阅与分发1.传阅确定传阅范围：根据文档内容和工作需要，明确传阅对象和范围。规范传阅流程：党政办负责将文档按照传阅范围依次传递给相关人员，传阅人员在收到文档后应及时阅读，并在传阅单上签字确认传阅时间。跟踪催办：党政办要对文档传阅情况进行跟踪，及时催办未及时阅读的人员，确保文档传阅的时效性。2.分发根据工作需要分发：对于需要多个部门或人员知晓和执行的文档，由党政办按照规定的分发范围进行分发。做好分发记录：分发文档时，要填写分发清单，记录分发部门、人员、份数等信息。文档归档与保管1.归档要求定期归档：各部门应在每月末或每季度末将本部门形成的文档进行整理归档，确保文档及时归档。分类归档：按照文档分类标准进行归档，同一类别的文档应集中存放，便于查找和管理。整理装订：对纸质文档进行整理，去除无关材料，按照顺序装订成册，并编制页码。电子文档归档：电子文档应按照分类和编号规则进行命名和存储，确保电子文档的完整性和可检索性。2.保管期限永久保管：涉及街道重大决策、重要人事任免、财务审计报告、长期合同协议等重要文档，应永久保管。定期保管：其他文档根据其重要程度和实际需要，确定保管期限为10年、30年等。3.保管方式纸质文档保管：设立专门的档案室，配备档案柜、防火、防潮、防虫等设施，对纸质文档进行妥善保管。电子文档保管：采用磁盘、光盘、磁带等存储介质进行备份，同时利用电子文档管理系统进行存储和管理，确保电子文档的安全性和可恢复性。文档查阅与借阅1.查阅内部查阅：街道工作人员因工作需要查阅文档，可直接到档案室或通过电子文档管理系统进行查阅。查阅时，应填写查阅登记表，注明查阅日期、查阅人、文档名称等信息。外部查阅：因工作需要，外单位人员查阅街道文档，需经街道主要领导批准，并办理查阅手续。查阅过程中，需有街道工作人员陪同，查阅人员不得擅自复制、拍照、传播文档内容。2.借阅内部借阅：街道工作人员因工作需要借阅文档，需填写借阅申请表，经部门负责人批准后，到档案室办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。外部借阅：外单位人员借阅街道文档，必须经街道主要领导批准，并签订借阅协议，明确借阅期限、归还时间、保密责任等事项。借阅人员应妥善保管所借文档，不得转借他人，不得擅自摘录、复制文档内容。文档保密与销毁1.保密措施明确保密范围：对涉及街道工作秘密、商业秘密、个人隐私等重要信息的文档，要严格保密。加强人员管理：对接触涉密文档的人员进行保密教育，签订保密协议，明确保密责任。设置保密标识：对涉密文档应标明密级，采取加密存储、专人保管等措施，防止文档泄露。2.销毁程序定期清理：对已超过保管期限或失去保存价值的文档，由档案室定期进行清理，列出销毁清单。审批销毁：销毁清单报经街道主要领导批准后，方可进行销毁。销毁方式：纸质文档采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，电子文档应进行彻底删除或格式化处理。监督记录：销毁过程要有专人监督，并记录销毁时间、地点、方式、文档名称、数量等信息，以备查考。文档信息化管理1.建立电子文档管理系统：利用信息技术手段，建立街道电子文档管理系统，实现文档的电子化存储、检索、借阅、审批等功能，提高文档管理工作效率。2.数据备份与安全：定期对电子文档管理系统中的数据进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并异地存放。加强