法庭档案室制度规范

PAGE法庭档案室制度规范一、总则（一）目的为了加强法庭档案室的管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度规范。本制度适用于本法庭全体工作人员在档案管理工作中的行为。（二）适用范围本制度适用于本法庭在各类案件审理过程中形成的所有档案资料，包括但不限于案件卷宗、法律文书、证据材料、庭审记录等。（三）基本原则1.集中统一管理原则法庭档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.依法依规原则档案管理工作严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保档案管理的合法性和规范性。3.安全保密原则加强档案的安全保密措施，防止档案的丢失、损坏和泄露，确保档案信息的安全。4.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案利用效率，为法庭工作和社会公众提供便捷的档案服务。二、档案管理职责（一）档案室职责1.负责制定和完善法庭档案室的各项管理制度和工作流程。2.集中统一管理法庭各类档案，做好档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的准确和完整。4.负责档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，保障档案的安全。5.开展档案信息化建设，推进档案管理的现代化。6.组织档案业务培训，提高法庭工作人员的档案管理意识和业务水平。（二）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，严格遵守档案管理制度和工作流程。2.负责档案的日常收集、整理、归档和保管工作，确保档案的质量。3.对档案进行分类、编号、编目等处理，建立健全档案检索体系。4.做好档案的借阅、查阅登记工作，及时跟踪档案的流向和使用情况。5.协助法庭工作人员查找和利用档案，提供必要的档案信息服务。6.定期对档案进行盘点和清查，发现问题及时报告并采取措施解决。（三）各业务部门职责1.负责本部门在案件办理过程中形成的档案资料的收集、整理和初步归档工作，并按照规定及时移交档案室。2.配合档案室做好档案的整理、编目、数字化等工作，提供必要的业务支持。3.严格遵守档案借阅、查阅制度，在规定范围内使用档案，并及时归还。4.对本部门档案管理工作进行自查自纠，发现问题及时整改。三、档案收集与整理（一）档案收集1.各业务部门在案件办理完毕后，应及时将形成的各类档案资料收集齐全，包括但不限于起诉书、答辩状、证据清单、庭审笔录、裁判文书等。2.收集的档案资料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子档案，应按照规定进行格式转换和存储，确保电子档案的可读性和可用性。（二）档案整理1.档案室对收集的档案资料进行统一整理，按照案件类别、时间顺序等进行分类。2.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，确保目录与档案内容相符。4.对档案中的纸张进行去污、修复等处理，确保档案的整洁和完好。5.对于破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制，以保证档案的原始风貌。四、档案归档与保管（一）档案归档1.整理后的档案应及时归档，按照档案类别和编号顺序装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、起止日期等信息。2.档案应存放在专门的档案库房内，库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.建立档案台账，详细记录档案的归档时间、编号、题名、保管期限等信息，便于查询和统计。（二）档案保管1.档案库房应配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备，确保档案的安全。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对于破损、变质的档案，应及时进行修复或销毁。3.严格控制档案库房的访问权限，非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员进入库房应进行登记，并遵守库房管理制度。4.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。定期对电子档案进行维护和更新，确保电子档案的安全性和完整性。五、档案利用（一）借阅与查阅1.法庭工作人员因工作需要查阅或借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、原因、期限等信息，经部门负责人签字同意后，到档案室办理借阅手续。2.档案室对借阅申请进行审核，符合条件的予以办理借阅手续，并将档案交借阅人当面清点。借阅人应在规定的期限内归还档案，不得转借他人。3.外单位人员因工作需要查阅档案的，应持单位介绍信和本人有效身份证件，经法庭负责人批准后，到档案室查阅。查阅档案应在档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。4.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，未经批准不得查阅和借阅。（二）档案复制1.法庭工作人员因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，注明复制的档案名称、内容、用途等信息，经部门负责人签字同意后，到档案室办理复制手续。2.档案室对复制申请进行审核，符合条件的予以办理复制手续，并按照规定收取复制费用。复制的档案应与原件内容一致，加盖档案室印章后生效。3.外单位人员因工作需要复制档案的，参照外单位人员查阅档案的规定办理审批手续，复制的档案应按照规定进行使用和保管。（三）档案统计与分析1.档案室应定期对档案的利用情况进行统计，包括借阅、查阅、复制的档案数量、利用部门、利用目的等信息。2.根据档案利用统计数据，进行分析和总结，为法庭工作提供参考依据。如发现档案利用中存在的问题，应及时采取措施加以改进。六、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.档案鉴定工作由档案室牵头，组织相关业务部门人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的内容、价值和历史意义等因素，综合判断档案的保管期限。3.对鉴定结果有异议的，可申请复查。复查工作由法庭负责人组织相关人员进行，复查结果为最终鉴定意见。（二）档案销毁1.对已到保管期限且无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。档案销毁前，应填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、保管期限等信息，经法庭负责人批准后，方可进行销毁。2.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。3.档案销毁记录应与《档案销毁申请表》一同归档保存，以备查考。七、档案信息化管理（一）信息化建设规划1.制定法庭档案信息化建设规划，明确信息化建设的目标、任务、步骤和保障措施。2.信息化建设规划应与法庭整体信息化建设相协调，充分利用现代信息技术手段，提高档案管理的效率和水平。（二）档案数字化1.对重要档案进行数字化处理，建立电子档案数据库。数字化档案应与纸质档案内容一致，确保电子档案的真实性和完整性。2.档案数字化工作应按照国家有关标准和规范进行，保证数字化档案的质量。数字化档案应进行分类存储，便于查询和利用。（三）信息化系统应用1.建立档案信息化管理系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、利用等业务流程的信息化管理。2.档案信息化管理系统应具备档案检索、借阅管理、统计分析等功能，为法庭工作人员提供便捷的档案服务。3.加强对档案信息化管理系统的维护和管理，确保系统的安全稳定运行。定期对系统数据进行备份，防止数据丢失。八、监督与检查（一）内部监督1.法庭设立档案管理监督小组，定期对档案室和各业务部门的档案管理工作进行监督检查。2.监督检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案收集与整理质量、档案保管与利用情况等。3.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。整改完成后，应进行复查，确保问题得到彻底解决。