入职问询制度规范

PAGE入职问询制度规范一、总则（一）目的本制度旨在规范公司入职问询流程，确保新员工入职信息的真实性、完整性和准确性，为公司人力资源管理提供可靠依据，保障公司正常运营秩序，维护公司和员工的合法权益。（二）适用范围本制度适用于公司所有新入职员工，包括全职员工、兼职员工、实习生等。（三）基本原则1.合法合规原则：入职问询过程应严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保所有问询内容和程序合法有效。2.真实准确原则：要求员工提供真实、准确的个人信息及工作经历等相关资料，不得隐瞒或虚报。3.保密性原则：对于员工提供的个人信息及问询过程中涉及的敏感信息，公司将予以严格保密，未经员工同意，不得泄露给任何第三方。4.公平公正原则：在入职问询过程中，对所有员工一视同仁，确保问询程序和标准的公平公正，不因员工的性别、年龄、种族、宗教信仰等因素而有所歧视。二、入职问询内容（一）基本信息1.个人身份信息：包括姓名、性别、出生日期、身份证号码、联系方式（手机号码、电子邮箱）等，确保员工身份的真实性和唯一性。2.户籍信息：籍贯、现居住地地址等，以便公司了解员工的生活背景和稳定性。（二）教育背景1.学历信息：从最高学历开始填写，包括毕业院校、专业、入学时间、毕业时间等。要求提供学历证书编号，以便公司进行学历验证。2.学位信息：相应的学位类型、授予院校及时间等。（三）工作经历1.过往工作单位：按照时间顺序详细列出曾工作过的单位名称、职位、入职时间、离职时间等信息。2.工作职责与业绩：简要描述在各工作单位担任的主要工作职责，以及取得的重要工作业绩或成果，以便公司了解员工的工作能力和经验。（四）职业资格证书及培训经历1.专业技能证书：如与工作相关的职业资格证书、专业技能证书等，需提供证书名称、颁发机构、颁发时间等信息。2.培训经历：参加过的各类专业培训课程，包括培训机构名称、培训课程名称、培训时间等，以评估员工的知识储备和技能提升情况。（五）健康状况1.是否患有不适宜从事本岗位工作的疾病：员工需如实告知公司自身是否患有可能影响工作的重大疾病或慢性疾病，如心脏病、高血压、传染病等。2.近期体检情况：提供最近一次全面体检的报告，以便公司了解员工的身体状况，确保员工能够适应工作强度和环境要求。（六）其他信息1.是否与其他单位存在劳动关系：员工需声明是否与其他单位存在劳动关系，如存在兼职、劳务关系等，需说明相关情况，避免出现劳动纠纷。2.竞业限制情况：如有与原单位签订竞业限制协议的，需详细说明竞业限制的范围、期限、补偿情况等，确保员工遵守相关约定，不损害公司利益。三、入职问询流程（一）入职前问询1.发放问询表：在员工收到录用通知后，人力资源部门应及时向其发放入职问询表，明确告知员工需如实填写各项信息，并在规定时间内提交。问询表应包含上述入职问询内容的详细表格，以及员工签字确认的声明条款，如“本人承诺所填写的所有信息真实、准确、完整，如有虚假信息，愿意承担相应的法律责任”。2.员工填写与提交：员工应在收到问询表后的[X]个工作日内，认真填写各项内容，并确保字迹清晰、内容完整。填写完成后通过电子邮件、快递或直接送达人力资源部门等方式提交。3.初步审核：人力资源部门收到员工提交的问询表后，应在[X]个工作日内进行初步审核。主要检查问询表填写是否完整、字迹是否清晰、信息是否符合逻辑等。对于填写不完整或存在疑问的部分，及时与员工沟通，要求其补充或说明。（二）入职报到时问询1.资料核对：员工入职报到时，人力资源部门应再次核对员工提交的问询表及相关证明材料原件，包括身份证、学历证书、学位证书、职业资格证书、离职证明等。核对无误后，在复印件上加盖“与原件核对无误”章，并由员工签字确认。2.当面问询：人力资源部门工作人员应与员工进行当面沟通，针对问询表中填写的内容及相关证明材料进行进一步问询核实。例如，询问员工工作经历中的某些关键事件细节、职业资格证书的考取过程等，以确认信息的真实性。问询过程应做好记录，记录内容包括问询时间、问询人、被问询人、问询问题及回答内容等。（三）背景调查1.调查范围：根据员工岗位的重要性和风险程度，确定背景调查的范围。一般包括工作经历核实、学历验证、信用记录查询等。对于涉及财务、机密等关键岗位的员工，背景调查范围可适当扩大，如进行犯罪记录查询、商业信誉调查等。2.调查方式：工作经历核实：通过电话、邮件或实地走访等方式，向员工过往工作单位的人力资源部门或上级领导核实其工作经历、职位、工作职责、离职原因等信息。学历验证：通过学信网等官方渠道，对员工的学历证书进行验证，确认学历的真实性。信用记录查询：经员工授权后，通过合法的信用查询机构查询员工的个人信用记录，了解其信用状况。3.调查结果处理：背景调查结束后，调查人员应撰写背景调查报告，详细记录调查过程及结果。如发现员工提供虚假信息或存在其他不符合公司要求的情况，人力资源部门应及时与员工沟通，要求其作出解释。如员工无法提供合理说明或确认信息虚假，公司有权根据相关规定解除劳动合同，并追究其法律责任。四、问询记录与档案管理（一）问询记录1.记录内容：入职问询过程中的所有记录，包括问询表填写内容、当面问询记录、背景调查报告等，均应妥善保存。记录内容应详细、准确、完整，能够清晰反映入职问询的全过程及结果。2.记录方式：问询记录可采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行管理。纸质档案应按照时间顺序和员工姓名进行分类装订，便于查阅；电子档案应建立专门的文件夹或数据库，按照相同的分类方式进行存储，并确保数据的安全性和可检索性。（二）档案管理1.档案建立：员工入职后，人力资源部门应及时为其建立入职问询档案，将问询记录、相关证明材料复印件等一并归档。档案应按照员工个人信息进行分类存放，确保每份档案的完整性和独立性。2.档案保管期限：入职问询档案的保管期限应根据国家法律法规及公司相关规定执行。一般情况下，保管期限为员工离职后[X]年，以满足可能的劳动纠纷调查及其他合规性检查需求。3.档案查阅与借阅：查阅权限：公司内部人员因工作需要查阅入职问询档案的，需填写查阅申请表，注明查阅原因、查阅内容等，经所在部门负责人及人力资源部门负责人审批后，方可查阅。查阅过程应在指定地点进行，查阅人员不得擅自复印、拍照或带出档案内容。借阅权限：因特殊情况需要借阅入职问询档案的，需经公司高层领导审批，并办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，借阅人员应妥善保管档案，按时归还，不得转借他人或用于其他非工作目的。五、违规处理（一）虚假信息处理1.发现虚假信息：在入职问询过程中，如发现员工提供虚假信息，人力资源部门应立即暂停该员工的入职流程，并对已发放的录用通知进行撤销。2.解除劳动合同：对于已入职的员工，如经核实存在提供虚假信息的情况，公司有权根据《劳动合同法》相关规定，立即解除与该员工的劳动合同，且无需支付经济补偿。3.法律责任追究：公司将保留追究员工因提供虚假信息而给公司造成损失的法律责任的权利。如因员工虚假信息导致公司遭受经济损失、商业机密泄露等，公司将通过法律途径要求员工赔偿相应损失。（二）隐瞒重要信息处理1.信息隐瞒情况认定：员工隐瞒重要信息，如未如实告知与其他单位存在劳动关系、竞业限制情况、健康状况不适宜从事本岗位工作等，经公司发现后，视为隐瞒重要信息行为。2.处理措施：公司可视情节轻重，对隐瞒重要信息的员工采取相应的处理措施。如要求员工限期改正，补充相关信息；对员工进行警告、罚款等处罚；如因隐瞒信息给公司造成重大影响或损失的，公司有权解除劳动合同，并追究其法律责任。六、附则（一）解