会计电算化规范制度

PAGE会计电算化规范制度一、总则（一）目的为了规范公司会计电算化工作，提高会计工作效率和质量，促进会计信息化建设，根据《中华人民共和国会计法》、《会计基础工作规范》、《会计电算化管理办法》等相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本规范制度。（二）适用范围本规范制度适用于公司内部各部门涉及会计电算化工作的所有人员和相关业务流程。（三）基本原则1.合法性原则严格遵守国家法律法规和行业标准，确保会计电算化工作合法合规。2.准确性原则保证会计数据的准确性、完整性和可靠性，如实反映公司财务状况和经营成果。3.安全性原则采取有效措施保障会计信息系统的安全，防止数据泄露、篡改和丢失。4.规范性原则规范会计电算化操作流程、数据处理方法和文档管理，提高工作的标准化程度。5.效益性原则在保证会计工作质量的前提下，充分利用电算化手段提高工作效率，降低成本。二、会计电算化岗位设置及职责（一）岗位设置1.电算主管负责公司会计电算化工作的整体规划、组织、协调和管理。2.软件操作负责会计核算软件的日常操作，录入记账凭证、登记账簿、生成报表等。3.审核记账对软件操作录入的记账凭证进行审核，确保凭证的准确性和合法性。4.电算维护负责会计电算化系统的硬件、软件维护和故障排除，保障系统的正常运行。5.电算审查对会计电算化系统的运行进行审查，监督内部控制制度的执行情况，防止利用计算机舞弊。6.数据分析负责对会计电算化数据进行分析，为公司财务管理和决策提供支持。（二）岗位职责1.电算主管制定会计电算化发展规划和管理制度，并组织实施。协调各岗位之间的工作关系，确保会计电算化工作顺利进行。负责电算化系统的升级、优化和安全管理。对会计电算化工作进行总结和评估，提出改进意见和建议。2.软件操作严格按照会计制度和操作规程进行会计核算软件的操作。及时准确地录入记账凭证，确保数据的完整性和准确性。负责打印输出各类会计账簿、报表，并进行装订和保管。定期备份会计数据，防止数据丢失。3.审核记账对软件操作录入的记账凭证进行认真审核，检查凭证的真实性、合法性和准确性。对审核中发现的问题及时与软件操作岗位人员沟通，要求其进行修改。负责对审核后的记账凭证进行记账处理，确保账簿数据的及时更新。4.电算维护定期对会计电算化系统的硬件设备进行检查、维护和保养，确保设备正常运行。负责会计电算化软件的安装、调试、升级和维护，解决软件运行中出现的问题。对系统数据进行定期备份和恢复测试，保证数据的安全性和可恢复性。制定系统维护计划和应急预案，及时处理系统故障和突发事件。5.电算审查监督会计电算化系统的运行情况，检查内部控制制度的执行情况。审查会计数据的真实性、合法性和完整性，防止利用计算机进行舞弊行为。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。协助审计部门开展审计工作，提供相关电算化数据和资料。6.数据分析运用数据分析工具和方法，对会计电算化数据进行深入分析。为公司财务管理和决策提供数据支持和分析报告，如财务指标分析、成本分析、预算执行情况分析等。参与公司财务风险预警体系的建立和完善，及时发现潜在的财务风险。协助相关部门开展财务专题研究，为公司发展战略提供决策依据。三、会计电算化操作规范（一）操作流程1.系统初始化根据公司会计制度和实际业务情况，设置会计科目、账套参数、凭证类型、结算方式等基础信息。录入期初余额，进行试算平衡，确保期初数据的准确性。2.凭证录入按照审核无误的原始凭证，在会计核算软件中准确录入记账凭证。凭证内容应包括日期、凭证编号、摘要、会计科目、金额、附件张数等，确保凭证要素齐全。对于涉及现金、银行存款的收付凭证，应严格按照现金管理和银行结算制度的规定进行录入。3.凭证审核审核记账岗位人员对录入的记账凭证进行逐张审核。审核内容包括凭证的真实性、合法性、准确性、完整性以及会计分录的正确性。对于审核不通过的凭证，应注明原因并返回给软件操作岗位人员进行修改。4.凭证记账审核通过的记账凭证由审核记账岗位人员进行记账处理。记账过程中应确保数据的准确性和连续性，不得随意中断记账操作。5.账簿查询与打印根据需要，操作人员可以通过会计核算软件查询各类账簿，如总账、明细账、日记账等。打印输出的账簿应符合会计档案管理的要求，内容完整、字迹清晰。6.报表生成与输出按照公司财务报表编制要求，在会计核算软件中生成资产负债表、利润表、现金流量表等财务报表。对生成的报表进行审核，确保报表数据的准确性和勾稽关系的正确性。将审核无误的报表打印输出，并加盖单位公章和相关人员印章。（二）操作要求1.操作人员应严格按照规定的操作流程进行操作，不得擅自更改操作顺序或跳过必要的操作步骤。2.操作过程中应认真核对数据，确保录入的信息准确无误。如发现错误，应及时更正。3.操作人员在离开计算机前，应退出会计核算软件系统，防止他人非法操作。4.严禁使用未经授权的软件或工具对会计电算化系统进行修改、删除等操作。5.对于重要的操作环节，如系统初始化、数据备份与恢复等，应进行详细记录，并由专人负责监督。四、会计电算化数据管理规范（一）数据备份1.定期备份每天营业结束后，软件操作岗位人员应及时对当天的会计数据进行备份。每月末，应进行一次全量备份，并将备份数据存储在安全的介质上，如磁带、光盘或移动硬盘等。2.备份介质管理备份介质应存放在安全、干燥、防火、防潮的地方，远离磁场和热源。对备份介质应进行标识，注明备份日期、内容、备份人等信息。定期对备份介质进行检查和复制，确保数据的完整性和可读性。3.异地存储为防止因自然灾害、意外事故等原因导致本地数据丢失，应将重要的备份数据异地存储。异地存储的备份数据应定期与本地备份数据进行核对，确保数据一致。（二）数据恢复1.恢复条件在会计电算化系统出现故障或数据丢失等情况下，经电算主管批准后，方可进行数据恢复操作。数据恢复应使用最近一次备份的数据，确保恢复后的数据与故障发生前的数据一致。2.恢复操作由电算维护岗位人员按照规定的操作流程进行数据恢复操作。在恢复过程中，应密切关注系统运行情况，及时处理可能出现的问题。数据恢复完成后，应对系统进行全面测试，确保系统正常运行。（三）数据安全1.用户权限管理根据会计电算化岗位设置和职责，为不同操作人员设置相应的用户权限。用户权限应严格按照最小化原则进行分配，确保每个操作人员只能访问其工作所需的功能和数据。定期对用户权限进行检查和调整，防止权限滥用。2.数据加密对会计电算化系统中的重要数据，如会计凭证、账簿、报表等，应进行加密存储。采用安全可靠的加密算法，确保数据在传输和存储过程中的安全性。3.网络安全加强会计电算化系统的网络安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备。定期对网络系统进行漏洞扫描和修复，防止网络攻击和数据泄露。对网络访问进行严格的身份认证和授权管理，限制外部非法访问。五、会计电算化档案管理规范（一）档案内容1.会计凭证包括原始凭证和记账凭证，是记录公司经济业务的重要依据。2.会计账簿如总账、明细账、日记账等，反映了公司财务状况和经营成果的详细信息。3.财务报表资产负债表、利润表、现金流量表等，是公司对外提供财务信息的主要载体。4.会计电算化系统数据文件包括系统备份数据文件、数据库文件、程序文件等。5.其他会计资料如会计制度、财务分析报告、审计报告等。（二）档案保管1.纸质档案会计凭证、账簿、报表等纸质档案应按照会计档案管理的规定进行整理、装订和保管。档案应存放在专用的档案柜中，分类存放，便于查找和查阅。档案保管期限应符合国家相关法律法规的要求，到期后按照规定进行销毁。2.电子档案会计电算化系统数据文件等电子档案应存储在安全的介质上，并进行备份。电子档案应按照一定的命名规则进行命名，便于识别和管理。定期对电子档案进行检查和维护，确保数据的完整性和可读性。（三）档案查阅与借阅1.查阅公司内部人员查阅会计电算化档案，应填写查阅申请表，经电算主管批准后，在指定地点查阅。查阅人员不得擅自复制、涂改、销毁档案内容。2.借阅因工作需要借阅会计电算化档案的，应填写借阅申请表，注明借阅原因、借阅期限等信息。经电算主管批准后，借阅人员应在规定期限内归还档案，并办理借阅登记手续。借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得在档案上进行任何标记或损坏。六、会计电算化系统维护规范（一）系统日常维护1.硬件维护定期对会计电算化系统的硬件设备进行检查，包括服务器、计算机、打印机、存储设备等。清洁设备表面灰尘，检查设备运行状态，确保设备正常工作。按照设备使用说明书的要求，进行设备的保养和维护，如更换硬盘、内存等部件。2.软件维护定期对会计电算化软件进行更新和升级，确保软件功能的完整性和兼容性。及时处理软件运行中出现的问题，如程序错误、数据异常等。对软件的操作界面进行优化调整，提高操作人员的工作效率。（二）系统故障处理1.故障监测建立系统故障监测机制，实时监测会计电算化系统的运行状态。对系统出现的异常情况进行及时报警，以便及时发现和处理故障。2.故障排除当系统出现故障时，电算维护岗位人员应迅速响应，按照应急预案进行故障排除。对于一般性故障，应尽快恢复系统正常运行；对于较为复杂的故障，应及时联系软件供应商或专业技术人员进行协助处理。在故障排除过程中，应详细记录故障发生的时间、现象、处理过程和结果等信息。（三）系统升级与优化1.升级计划根据公司业务发展和会计电算化工作的需要，制定系统升级计划。升级计划应包括升级内容、升级时间、升级风险评估等。2.升级实施在系统升级前，应对升级方案进行充分测试，确保升级过程的顺利进行。升级过程中，应密切关注系统运行情况，及时处理可能出现的问题。升级完成后，应对系统进行全面测试和验收，确保系统功能正常，数据准确无误。3.优化措施定期对会计电算化系统进行性能评估，发现问题及时进行优化。