规范发票管理制度

PAGE规范发票管理制度一、总则（一）目的为加强公司发票管理，规范发票开具、取得、使用、保管等行为，防范税务风险，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国税收征收管理法》《中华人民共和国发票管理办法》及其实施细则等相关法律法规，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在生产经营活动中涉及发票管理的相关事宜。（三）基本原则1.依法合规原则严格遵守国家税收法律法规及发票管理规定，确保发票管理工作合法、合规、有序进行。2.准确及时原则发票开具、取得、使用等环节应准确无误，并及时处理，保证财务数据的真实性和时效性。3.安全保密原则加强发票保管，确保发票安全，防止发票丢失、被盗、损毁等情况发生。同时，对涉及发票的各类信息严格保密，防止信息泄露。二、发票的种类及适用范围（一）增值税专用发票适用于公司作为增值税一般纳税人，销售货物、提供应税劳务或应税服务时，开具给购买方用于抵扣进项税额的发票。（二）增值税普通发票1.通用机打发票主要用于公司销售货物、提供应税劳务或应税服务，开具给增值税小规模纳税人或消费者个人，不得用于抵扣进项税额。2.电子普通发票与通用机打发票具有同等法律效力，具有开具便捷、保管方便、查验及时等优点，适用于电商、电信、快递等行业的业务场景。（三）其他发票根据业务需要，可能涉及到的其他发票，如机动车销售统一发票、二手车销售统一发票等，应按照相应规定进行管理和使用。三、发票的开具（一）开具要求1.销售商品、提供服务以及从事其他经营活动的单位和个人，对外发生经营业务收取款项，收款方应当向付款方开具发票；特殊情况下，由付款方向收款方开具发票。2.开具发票应当按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。3.公司应根据实际发生的业务内容，准确选择发票种类，填写发票项目齐全，内容真实，字迹清楚，不得压线、错格。4.开具发票时，应确保发票代码、号码与实际使用的发票一致，不得虚开发票。（二）开具流程1.业务部门根据合同或业务实际情况，填写发票开具申请单，注明购货单位名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务名称、规格型号、数量、单价、金额、税额等信息，并经部门负责人审核签字。2.财务部门收到发票开具申请单后，核对业务内容及相关信息，确认无误后，按照发票管理系统的操作流程开具发票。3.发票开具完成后，由专人负责将发票联次加盖发票专用章，并根据业务需要及时交付给购货方。（三）开具时限1.采取直接收款方式销售货物，不论货物是否发出，均为收到销售款或者取得索取销售款凭据的当天；先开具发票的，为开具发票的当天。2.采取托收承付和委托银行收款方式销售货物，为发出货物并办妥托收手续的当天。3.采取赊销和分期收款方式销售货物，为书面合同约定的收款日期的当天，无书面合同的或者书面合同没有约定收款日期的，为货物发出的当天。4.采取预收货款方式销售货物，为货物发出的当天，但生产销售生产工期超过12个月的大型机械设备、船舶、飞机等货物，为收到预收款或者书面合同约定的收款日期的当天。5.委托其他纳税人代销货物，为收到代销单位的代销清单或者收到全部或者部分货款的当天。未收到代销清单及货款的，为发出代销货物满180天的当天。6.销售应税劳务，为提供劳务同时收讫销售款或者取得索取销售款的凭据的当天。7.视同销售货物行为，为货物移送的当天。四、发票的取得（一）取得要求1.公司在购买货物、接受服务以及从事其他经营活动支付款项时，应当向收款方取得发票。取得发票时，不得要求变更品名和金额。2.取得的发票应符合国家法律法规规定，发票内容应真实、完整，发票印章应清晰、有效。3.不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，任何单位和个人有权拒收。（二）取得流程1.采购部门在签订采购合同或协议时，应明确发票开具的要求和条款，包括发票种类、开具时间、发票内容等。2.业务人员在办理业务过程中，应及时向收款方索取发票，并对发票的真实性、完整性进行初步审核。3.取得发票后，业务人员应在规定时间内将发票传递给财务部门。财务部门收到发票后，进行详细审核，审核无误后办理报销或入账手续。（三）特殊情况处理1.若因特殊原因无法取得发票，如对方为依法无需办理税务登记的单位或者从事小额零星经营业务的个人，应取得税务机关代开的发票或者收款凭证及内部凭证，并注明收款单位名称、个人姓名及身份证号、支出项目、收款金额等相关信息。2.对于取得的发票存在问题，如发票开具错误、发票丢失等情况，业务人员应及时与收款方沟通协调，要求对方重新开具发票或采取补救措施。五、发票的使用（一）使用范围公司取得的发票仅用于本公司生产经营活动中的合法支出，不得转借、转让、代开发票；未经税务机关批准，不得拆本使用发票；不得自行扩大专业发票使用范围。（二）内部审批1.公司员工因业务需要使用发票进行报销时，应填写费用报销单，并按照公司内部审批流程进行签字审批。2.审批内容包括发票的真实性、合法性、关联性以及费用支出的合理性等。财务部门在审核报销凭证时，应重点关注发票的合规性，对不符合规定的发票不予报销。（三）发票的保管1.公司应设立专门的发票保管岗位或指定专人负责发票的保管工作。发票保管人员应具备一定的财务知识和责任心，熟悉发票管理规定。2.发票应存放在安全、干燥、防火、防盗的场所，确保发票的安全完整。同时，应按照发票种类、号码顺序进行存放，便于查找和核对。3.已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存5年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。六、发票的检查与监督（一）内部检查1.财务部门应定期对公司发票管理情况进行自查，检查内容包括发票的开具、取得、使用、保管等环节是否符合规定，发票的开具与业务是否相符，发票的使用是否合理等。2.自查过程中发现的问题，应及时进行整改，并记录整改情况。同时，应分析问题产生的原因，完善相关管理制度和流程，防止类似问题再次发生。（二）外部监督1.公司应积极配合税务机关等相关部门的发票检查工作，如实提供发票存根联、发票登记簿、财务账簿等资料，不得拒绝、隐瞒。2.对于税务机关等部门提出的发票管理问题，公司应认真对待，及时整改，并按照要求报送整改情况报告。（三）责任追究1.对于违反发票管理制度的行为，公司将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、警告、罚款等处罚。2.若因违反发票管理制度导致公司遭受税务