密件核查制度规范要求

PAGE密件核查制度规范要求一、总则（一）目的为加强公司密件管理，确保公司机密信息的安全，规范密件核查工作流程，依据国家相关法律法规以及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及密件处理的所有部门、岗位及人员。（三）基本原则1.合法性原则：密件核查工作必须严格遵守国家法律法规，确保各项操作合法合规。2.准确性原则：对密件的核查要准确无误，保证密件信息的真实性、完整性。3.保密性原则：在核查过程中，要严格保守密件内容，防止信息泄露。4.及时性原则：及时开展密件核查工作，确保密件处理的时效性，避免因延误造成损失。二、密件定义与分类（一）密件定义本制度所称密件，是指公司在经营管理活动中产生的，涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息、客户信息等，依照法律法规及公司规定需要保密的文件、资料、数据、图表等各类载体。（二）密件分类1.绝密级密件：涉及公司核心商业机密、重大技术突破、关键财务数据等，一旦泄露将对公司造成极其严重损失的信息。2.机密级密件：包含重要业务信息、客户关键信息、部分技术资料等，泄露后会对公司业务开展产生较大影响的信息。3.秘密级密件：涉及一般性业务信息、内部管理资料等，泄露可能对公司造成一定不利影响的信息。三、密件产生与流转（一）密件产生1.各部门在业务活动中形成的密件，承办人员应及时进行标识，并按照密级分类整理。2.密件应明确标注密级、保密期限、发放范围等信息。（二）密件流转1.密件在公司内部流转时，应通过专门的文件传输系统或指定的专人传递，确保传递过程的安全性。2.接收密件的部门或人员应在规定时间内签收，并对密件的完整性进行检查。3.密件流转过程中，涉及多个环节的，各环节经手人员应做好交接记录，明确责任。四、密件核查职责分工（一）保密管理部门1.负责制定和完善密件核查制度，并监督制度的执行情况。2.定期组织开展密件核查工作的培训与指导，提高相关人员的核查能力。3.对各部门密件核查工作进行监督检查，及时发现和纠正存在的问题。（二）业务部门1.负责本部门产生密件的自查工作，确保密件的准确性和保密性。2.在密件流转过程中，按照规定进行相应的核查操作，对流转密件的真实性和完整性负责。3.配合保密管理部门开展对涉及本部门密件的专项核查工作。（三）信息技术部门1.保障密件传输系统和存储设备的安全稳定运行，防止因技术故障导致密件信息泄露。2.协助保密管理部门对电子密件进行技术核查，确保电子密件的安全性。（四）监督审计部门1.对密件核查工作进行监督审计，检查核查工作是否符合制度要求和法律法规规定。2.对发现的违规行为进行调查处理，追究相关人员的责任。五、密件核查内容与方法（一）核查内容1.密级标注准确性：检查密件是否按照规定准确标注密级、保密期限、发放范围等。2.内容完整性：核对密件内容是否完整，有无缺页、漏项等情况。3.流转记录真实性：审查密件流转过程中的签收、交接等记录是否真实、准确、完整。4.存储安全性：检查密件存储环境是否安全，存储设备是否采取必要的加密措施。5.知悉范围合规性：确认接触密件的人员是否在规定的知悉范围内。（二）核查方法1.文件审查：对密件的文本内容、标识等进行详细审查。2.记录核对：与密件流转记录、存储记录等进行逐一核对。3.技术检测：利用信息技术手段对电子密件进行加密检测、安全漏洞扫描等。4.人员访谈：与涉及密件处理的人员进行沟通，了解密件处理情况。六、密件核查流程（一）定期核查1.保密管理部门制定年度密件核查计划，明确核查范围、时间安排等。2.各部门按照核查计划，对本部门的密件进行自查，并填写自查报告。3.保密管理部门组织对各部门的自查情况进行抽查，对发现的问题及时反馈并要求整改。（二）专项核查1.根据公司业务发展需求、法律法规要求或出现的特定情况，保密管理部门启动专项密件核查工作。2.成立专项核查小组，明确小组成员职责，制定核查方案。3.专项核查小组按照核查方案开展核查工作，收集相关证据，形成核查报告。4.针对专项核查中发现的问题，提出整改意见，督促相关部门进行整改，并跟踪整改落实情况。（三）临时核查1.当接到密件可能存在问题的举报或发现密件处理过程中有异常情况时，启动临时核查。2.临时核查由保密管理部门牵头，相关部门配合，迅速开展核查工作，查明原因，采取相应措施。七、密件核查结果处理（一）整改要求1.对于核查中发现的问题，责任部门应制定详细的整改计划，明确整改措施、整改期限和责任人。2.整改计划应报保密管理部门审核备案，确保整改工作按要求进行。（二）整改跟踪1.保密管理部门负责对整改情况进行跟踪检查，定期了解整改工作进展。2.整改责任人应及时向保密管理部门汇报整改情况，直至问题整改完毕。（三）责任追究1.对因工作失误或故意违规导致密件出现问题的人员，按照公司相关规定进行责任追究。2.责任追究方式包括批评教育、警告、罚款、降职、辞退等，情节严重的依法追究法律责任。八、密件销毁管理（一）销毁条件1.密件超过保密期限或已失去使用价值，经鉴定可以销毁的。2.因公司业务调整、机构变更等原因，密件不再需要留存的。（二）销毁流程1.由使用部门提出密件销毁申请，填写销毁申请表，注明密件名称、数量、密级、销毁原因等。申请表经部门负责人审核签字后，报保密管理部门审批。保密管理部门对销毁申请进行审查，批准后出具销毁通知单。2.使用部门按照销毁通知单的要求，将密件送至指定的销毁场所。销毁场所应具备保密、安全的条件，采用适当的销毁方式，如粉碎、焚烧等，确保密件信息无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等。3.销毁完成后，销毁人员和监销人员在销毁记录上签字确认，销毁记录由保密管理部门存档。九、培训与宣传（一）培训1.保密管理部门定期组织密件核查制度及相关知识的培训，提高员工的保密意识和核查能力。2.培训内容包括密件定义、分类、核查流程、责任追究等方面，采用集中授课、案例分析、实地操作等多种形式。（二）宣传1.通过公司内部刊物、宣传栏、网络平台等渠