个体公章管理制度规范

PAGE个体公章管理制度规范一、总则（一）目的为加强个体公章的管理，维护个体工商户的合法权益，保障正常的经营秩序，依据相关法律法规，特制定本管理制度规范。（二）适用范围本制度适用于本个体工商户所使用的各类公章，包括但不限于行政公章、财务专用章、合同专用章等。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家法律法规及行业标准，确保公章的使用合法合规。2.专人专管原则指定专人负责公章的保管和使用，明确其职责和权限。3.审批登记原则公章的使用必须经过严格的审批程序，并进行详细登记。4.安全保密原则确保公章的安全存放，防止公章被盗用、冒用或遗失，对涉及公章使用的信息严格保密。二、公章的刻制与启用（一）刻制1.根据经营需要，确需刻制公章时，由个体工商户负责人提出申请。2.申请时需提供相关证明材料，如营业执照副本、负责人身份证明等。3.选择具有合法资质的印章刻制单位进行刻制，签订刻制合同，明确双方权利义务。4.刻制单位需按照国家规定的印章样式、规格进行刻制，确保印章清晰、规范。（二）启用1.公章刻制完成后，由专人负责领取，并进行详细登记。2.领取后，在《公章启用登记表》上注明启用日期、启用范围等信息。3.启用前，应对公章进行仔细检查，确保印章无损坏、无瑕疵。4.首次启用公章时，需在公安机关备案，并将备案回执妥善保存。三、公章的保管（一）保管人员1.设立专门的公章保管岗位，选拔责任心强、工作认真负责的人员担任保管人员。2.保管人员应具备一定的法律知识和安全意识，熟悉公章管理流程。（二）保管场所1.公章应存放在安全可靠的场所，配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.保管场所应设置专门的保险柜或印章箱，确保公章存放安全。（三）保管要求1.保管人员应严格遵守公章保管制度，不得擅自将公章转借他人或带出保管场所。2.公章应妥善保管，防止印章损坏、遗失或被盗用。如发现异常情况，应及时报告个体工商户负责人，并采取相应措施。3.非工作时间，公章应存放在保险柜或印章箱内，并上锁保管。4.定期对公章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章磨损、损坏等情况，应及时申请更换。四、公章的使用（一）使用范围1.行政公章用于个体工商户对外各项行政事务的处理，如文件签署、证照办理、合同签订等。2.财务专用章用于财务收支、票据开具、资金结算等财务活动。3.合同专用章用于签订各类经济合同、协议等。（二）使用流程1.用章申请使用部门或个人填写《公章使用申请表》，详细注明用章事项、用章内容、用章时间等信息。2.审批申请表经相关负责人审批签字，明确审批意见和权限。审批人应认真审核用章事项的合法性、真实性和必要性。3.登记保管人员根据审批后的申请表，在《公章使用登记表》上进行详细登记，包括用章日期、用章部门、用章事项、用章份数、审批人等信息。4.用章保管人员按照审批意见，在规定的文件或材料上加盖公章，并确保印章清晰、端正。5.归还用章完毕后，使用人员应及时将用章材料归还保管人员，并在《公章使用登记表》上注明归还时间。（三）特殊情况处理1.紧急用章如遇紧急情况需要立即使用公章，可由个体工商户负责人通过电话等方式口头授权，但事后需及时补办审批手续和登记手续。2.异地用章因业务需要在异地使用公章时，应提前与对方沟通协调，确保用章安全。使用人员应携带审批文件、身份证明等相关材料，并按照当地规定办理用章手续。五、公章的停用与销毁（一）停用1.因个体工商户变更、注销等原因，需要停用公章时，由个体工商户负责人提出申请。2.申请时需注明停用原因、停用时间等信息，并提交相关证明材料。3.保管人员在收到申请后，对拟停用的公章进行封存，并在《公章保管登记表》上注明停用日期。（二）销毁1.经个体工商户负责人批准，对停用的公章进行销毁。2.销毁时，应选择安全、保密的方式进行，如粉碎、熔化等。3.销毁过程应由专人负责监督，并在《公章销毁登记表》上记录销毁时间、销毁方式、监督人等信息。4.销毁后的《公章销毁登记表》应妥善保存，以备查阅。六、监督与检查（一）内部监督1.个体工商户负责人应定期对公章管理制度的执行情况进行检查，确保制度的有效落实。2.设立内部监督岗位或指定专人负责对公章的保管、使用等情况进行日常监督，发现问题及时纠正。（二）外部监督1.接受相关政府部门的监督检查，积极配合政府部门的工作，如实提供公章管理的相关资料。2.定期向税务、工商等部门报送公章使用情况报告，确保信息的真实性和准确性。七、责任追究（一）责任界定1.因保管人员保管不善，导致公章被盗用、冒用或遗失的，应追究保管人员的责任。2.因使用人员违规使用公章，给个体工商户造成损失的，应追究使用人员的责任。3.因审批人员审批不严，导致公章使用不当的，应追究审批人员的责任。（二）追究方式1.根据责任大小，给予相应的批评教育、警告、罚款等处罚。2.对因公章管理不善给个体工商户造成重大损失的，依法追究相关人员的刑事责任。八、附则（一）解释权本制度规范由