个人信息保护制度规范

PAGE个人信息保护制度规范一、总则（一）目的为加强公司/组织个人信息保护，确保个人信息的安全性、完整性和保密性，维护信息主体的合法权益，依据相关法律法规及行业标准，制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内涉及收集、存储、使用、共享、转让、公开披露个人信息的所有部门、岗位及人员。（三）基本原则1.合法原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，依法收集、使用和保护个人信息。2.正当原则：以合法、正当、必要的目的收集和使用个人信息，不得超出目的范围收集和使用。3.必要原则：收集和使用个人信息应限于实现目的的最小范围，不得过度收集。4.透明原则：向信息主体明示个人信息收集、使用等规则，确保信息主体的知情权。5.保密原则：对个人信息严格保密，采取必要的安全措施防止信息泄露、篡改和丢失。二、个人信息的收集（一）收集范围明确公司/组织在业务活动中可能收集的个人信息类别，如姓名、联系方式、身份证号码、地址、职业信息、交易记录等。（二）收集方式1.直接收集：通过与信息主体直接沟通、签订协议、在线表单等方式收集。2.间接收集：从合法的第三方处获取，但需确保第三方已合法收集且获得信息主体授权。（三）收集时的告知义务1.在收集个人信息前，以清晰、易懂的方式向信息主体告知以下内容：收集目的、范围和方式。信息主体的权利，如查询、更正、删除等。信息存储期限。共享、转让、公开披露的规则。投诉、举报渠道。2.以书面形式（含电子形式）记录告知内容，并由信息主体确认收到。三、个人信息的存储（一）存储方式1.根据个人信息的类型、敏感程度等选择合适的存储方式，如本地服务器存储、云端存储等，并确保存储设施的安全性。2.对存储的个人信息进行加密处理（如采用对称加密算法或非对称加密算法），防止信息在存储过程中被窃取或篡改。（二）存储期限1.根据业务需求和法律法规要求确定合理的存储期限。2.在存储期限届满后，及时删除或匿名化处理个人信息，除非法律法规另有规定。（三）存储安全管理1.建立健全存储安全管理制度，定期对存储设备进行检查、维护和更新，确保存储环境的稳定性和安全性。2.限制对存储个人信息区域的访问权限，只有经过授权的人员才能访问。3.制定数据备份计划，定期备份个人信息，防止数据丢失。四、个人信息的使用（一）使用目的明确个人信息的使用目的，确保使用行为符合收集时告知的目的范围，不得擅自改变使用目的。（二）使用规则1.仅在必要的情况下使用个人信息，且使用过程应遵循合法、正当、必要的原则。2.对个人信息的使用进行记录，包括使用时间、使用人员、使用内容等。（三）内部共享1.明确内部各部门之间共享个人信息的条件和流程，确保共享行为合法合规。2.在共享个人信息前，向信息主体告知共享的目的、范围和接收方等信息，并获得信息主体的明确授权（如涉及敏感信息共享，需获得单独同意）。五、个人信息的共享（一）共享范围明确可能与公司/组织外部第三方共享个人信息的情形，如合作伙伴、供应商、服务提供商等。（二）共享流程1.在与第三方共享个人信息前，对第三方进行严格的尽职调查，确保第三方具备合法处理个人信息的能力和资质。2.与第三方签订书面协议，明确双方在个人信息保护方面的权利和义务，包括保密责任、安全措施要求、违约责任等。3.向信息主体告知共享的第三方名称、共享目的、范围等信息，并获得信息主体的明确授权（如涉及敏感信息共享，需获得单独同意）。（三）共享后的监督定期对第三方处理个人信息的情况进行监督检查，确保第三方按照协议约定处理个人信息。六、个人信息的转让（一）转让条件明确公司/组织转让个人信息的条件，如发生业务转让、合并、分立等情形。（二）转让流程1.在转让个人信息前，向信息主体告知转让的原因、受让方名称等信息，并获得信息主体的明确授权（如涉及敏感信息转让，需获得单独同意）。2.确保受让方具备合法处理个人信息的能力和资质，并与受让方签订书面协议，明确双方在个人信息保护方面的权利和义务。七、个人信息的公开披露（一）公开披露条件明确公司/组织公开披露个人信息的条件，如法律法规要求、司法程序需要等。（二）公开披露流程1.在公开披露个人信息前，向信息主体告知公开披露的原因、内容等信息，并获得信息主体的明确授权（如涉及敏感信息公开披露，需获得单独同意）。2.对公开披露的个人信息进行必要的处理，确保公开披露的信息符合法律法规要求且不会对信息主体造成不必要的损害。八、信息主体权利保护（一）查询权信息主体有权查询其个人信息的收集、使用、共享、转让、公开披露等情况，公司/组织应及时响应并提供准确信息。（二）更正权信息主体发现其个人信息存在错误或不准确的，有权要求公司/组织及时更正。公司/组织应在核实后及时更正，并告知相关第三方。（三）删除权在符合法律法规规定的情形下，信息主体有权要求公司/组织删除其个人信息。公司/组织应在收到请求后及时删除，并确保相关存储介质和系统中不再留存。（四）投诉、举报渠道建立畅通的投诉、举报渠道，信息主体可通过电话、邮件、在线表单等方式对个人信息保护问题进行投诉、举报。公司/组织应及时受理并处理投诉、举报事项，将处理结果及时反馈给信息主体。九、安全保障措施（一）技术措施1.采用先进的技术手段保障个人信息安全，如防火墙、入侵检测系统、加密技术等。2.定期对技术系统进行安全评估和漏洞扫描，及时发现并修复安全隐患。（二）管理措施1.建立健全个人信息保护管理制度和操作规程，明确各部门、岗位在个人信息保护方面的职责。2.加强员工培训，提高员工的个人信息保护意识和技能。3.对涉及个人信息处理的岗位人员进行背景审查和权限管理。（三）应急处置制定个人信息安全应急预案，明确应急处置流程和责任分工。在发生个人信息安全事件时，应立即启动应急预案，采取措施防止事件扩大，并及时向监管部门报告。十、监督与检查（一）内部监督1.成立个人信息保护监督小组，定期对公司/组织内个人信息保护制度的执行情况进行监督检查。2.对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督积极配合监管部门的监督检查工作，及时报送个人信息保护相关资料和报告。十一、培训与教育（一）培训计划制定个人信息保护培训计划，定期组织员工参加培训，确保员工了解个人信息保护法