个人信息管理制度规范

PAGE个人信息管理制度规范一、总则（一）目的本制度旨在规范公司/组织对个人信息的收集、存储、使用、共享、转让、公开披露等处理活动，保护个人信息主体的合法权益，确保公司/组织在个人信息管理方面符合相关法律法规及行业标准要求。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及个人信息处理的部门、岗位及人员，包括但不限于人力资源部门、市场营销部门、信息技术部门等在履行职责过程中收集、使用、存储个人信息的活动。（三）基本原则1.合法原则公司/组织处理个人信息应当遵循合法、正当、必要原则，不得违反法律法规的规定。在收集个人信息前，应明确告知个人信息主体收集目的、范围、方式及相关权利等，并取得其明示同意。2.正当原则处理个人信息应当具有明确、合理的目的，并与公司/组织的业务功能直接相关，不得超出实现其业务功能所必需的范围。3.必要原则收集、使用个人信息应当限于实现处理目的的最小范围，不得过度收集个人信息。在能够达到同样业务目的的前提下，应当选择对个人权益影响最小的方式。4.保密原则公司/组织应采取必要的安全保密措施，确保个人信息在处理过程中的保密性、完整性和可用性，防止个人信息泄露、篡改或丢失。5.主体参与原则保障个人信息主体对其个人信息处理的知情权、决定权、查阅权、复制权、更正权、删除权等权利，确保个人信息主体能够有效参与个人信息处理活动。二、个人信息收集（一）收集范围1.公司/组织在招聘过程中收集应聘者的个人信息，包括姓名、性别、年龄、联系方式、教育背景、工作经历等。2.人力资源部门在员工入职、在职及离职管理过程中收集员工的个人信息，如身份证号码、家庭住址、紧急联系人信息、薪资信息、考勤记录等。3.市场营销部门在开展营销活动时收集客户的个人信息，如姓名、联系方式、购买记录、偏好信息等。4.信息技术部门在维护公司/组织信息系统时收集用户的登录信息、操作记录等。（二）收集方式1.直接收集通过填写纸质表格、电子表单、在线问卷等方式，由个人信息主体直接向公司/组织提供个人信息。2.间接收集在法律法规允许的情况下，从合法的第三方处获取个人信息，但需确保第三方已获得个人信息主体的合法授权，且公司/组织在获取后应履行告知义务并再次取得个人信息主体的明示同意。（三）收集告知1.在收集个人信息前，应向个人信息主体提供清晰明确的收集告知书，告知书应包括以下内容：公司/组织的基本信息，如名称、联系方式等。收集个人信息的目的、范围、方式。个人信息主体享有的权利及行使方式。个人信息的存储期限及存储地点。个人信息的共享、转让、公开披露等情况说明。投诉、举报渠道及方式。2.收集告知书应以显著、易懂的方式呈现，确保个人信息主体能够充分理解相关内容。对于通过电子方式收集个人信息的，应在页面显著位置展示收集告知书，并设置确认同意的操作选项。三、个人信息存储（一）存储方式1.根据个人信息的类型、敏感程度及存储期限等因素，选择合适的存储方式，包括但不限于数据库存储、文件存储、云存储等。2.对于敏感个人信息，如身份证号码、银行卡号等，应采取加密存储措施，确保信息在存储过程中的安全性。（二）存储期限1.明确各类个人信息的存储期限，存储期限应根据实现处理目的所需的最短时间确定，不得超出必要期限。2.在存储期限届满后，应及时删除或匿名化处理个人信息，除非法律法规另有规定或得到个人信息主体的另行同意。（三）存储安全1.建立健全存储安全管理制度，采取必要的技术防护措施，如防火墙、入侵检测系统、数据加密等，防止个人信息存储过程中遭受未经授权的访问、破坏、篡改或泄露。2.定期对存储设备进行维护、检查和备份，确保数据的完整性和可用性。同时，制定数据恢复计划，以应对可能出现的数据丢失或损坏情况。3.对存储场所进行安全管理，限制访问权限，只有经过授权的人员才能访问存储的个人信息。对访问人员的操作进行记录，以便进行审计和追踪。四、个人信息使用（一）使用目的公司/组织使用个人信息应严格限于实现收集时所明确的目的，不得将个人信息用于其他未经个人信息主体同意的目的。（二）使用范围1.在招聘、人力资源管理、市场营销、客户服务等业务活动中，按照既定的业务流程和规则使用个人信息，确保业务活动的正常开展。2.如需将个人信息用于其他超出原收集目的的范围，应再次取得个人信息主体的明示同意，并重新履行告知义务。（三）使用限制1.不得出售或非法向他人提供个人信息。2.不得利用个人信息进行任何非法活动或损害个人信息主体合法权益的行为。3.在使用个人信息过程中，应遵循最小化原则，仅使用实现业务目的所必需的个人信息，不得过度使用或滥用个人信息。五、个人信息共享（一）共享范围1.与公司/组织内部的关联部门共享个人信息，以实现协同办公、业务流程顺畅等目的，但共享时应确保接收部门对个人信息的使用符合本制度规定，并采取相应的保密措施。2.在法律法规允许的情况下，与外部合作伙伴共享个人信息，如供应商、服务提供商等，以共同开展业务活动。但共享前应与合作伙伴签订保密协议，明确双方在个人信息保护方面的权利和义务。（二）共享告知1.在与第三方共享个人信息前，应向个人信息主体告知共享的目的、范围、第三方的基本信息等内容，并取得个人信息主体的明示同意。2.告知方式应符合本制度中关于收集告知的要求，确保个人信息主体能够充分了解共享情况。(三)共享管理1.对共享个人信息的行为进行严格管理，建立共享审批机制，明确审批流程和责任人员。未经审批，不得擅自将个人信息共享给第三方。2.定期对共享个人信息的第三方进行监督和评估，确保其按照约定履行个人信息保护义务。如发现第三方存在违反本制度或法律法规的行为，应及时采取措施终止共享合作，并要求第三方承担相应的法律责任。六、个人信息转让（一）转让情形公司/组织原则上不得转让个人信息，但在发生合并、分立、收购、资产转让等情形时，可能涉及个人信息的转让。（二）转让告知1.在个人信息转让前，应向个人信息主体告知转让的原因、受让方的基本信息、个人信息主体在转让后的权利等内容，并取得个人信息主体的明示同意。2.告知方式应符合本制度要求，确保个人信息主体能够充分理解转让情况。（三）转让管理1.在个人信息转让过程中，应确保受让方具备足够的个人信息保护能力和措施，能够按照本制度及法律法规的要求处理个人信息。2.与受让方签订个人信息转让协议，明确双方在个人信息保护方面的权利和义务，包括但不限于个人信息的保密、使用限制、安全保障等条款。3.对个人信息转让后的情况进行跟踪和监督，确保受让方履行协议约定的个人信息保护责任。七、个人信息公开披露（一）公开披露情形1.在法律法规要求的情况下，如司法机关依法要求提供个人信息等，公司/组织可能需要公开披露个人信息。2.经个人信息主体明示同意，公司/组织可以公开披露其个人信息。（二）公开披露告知1.在公开披露个人信息前，应向个人信息主体告知公开披露的目的、范围、内容等信息，并取得个人信息主体的明示同意。2.如果是根据法律法规要求进行公开披露，应在公开披露前告知个人信息主体相关法律依据及公开披露的必要性。（三）公开披露管理1.对公开披露个人信息的行为进行严格审核，确保公开披露符合法律法规要求及个人信息主体的意愿。2.在公开披露个人信息时，应采取必要的措施对公开披露的内容进行脱敏处理，避免泄露个人信息主体的敏感信息。3.记录公开披露个人信息的情况，包括公开披露的时间、内容、依据等，以备后续查询和审计。八、个人信息主体权利保护（一）知情权1.向个人信息主体提供清晰、准确、完整的个人信息处理情况说明，包括收集、存储、使用、共享、转让、公开披露等方面的信息。2.在个人信息处理的关键环节，如信息收集、共享、转让等前，及时向个人信息主体告知相关情况，确保其知情权得到充分保障。（二）决定权1.在个人信息处理的各个环节，充分尊重个人信息主体的决定权，如是否同意收集、共享、转让个人信息等。2.对于个人信息主体不同意的处理行为，不得强行实施，除非法律法规另有规定。（三）查阅权1.个人信息主体有权查阅其个人信息的处理情况，公司/组织应在合理时间内响应个人信息主体的查阅请求，并提供查阅的方式和途径。2.查阅内容应包括个人信息的收集、存储、使用、共享、转让、公开披露等记录。（四）复制权个人信息主体有权复制其个人信息，公司/组织应在收到复制请求后，经核实身份后及时提供复制件，但复制可能涉及技术成本或给公司/组织带来不合理负担的情况除外。在这种情况下，应向个人信息主体说明原因，并提供其他合理的解决方式。（五）更正权1.个人信息主体发现其个人信息存在错误或不完整时，有权要求公司/组织及时更正。2.公司/组织应在收到更正请求后，对相关个人信息进行核实，并在合理时间内完成更正。同时，应通知可能已获取该错误个人信息的第三方进行相应更正。（六）删除权1.在符合法律法规规定的情形下，个人信息主体有权要求公司/组织删除其个人信息。2.公司/组织应在收到删除请求后，及时对个人信息进行删除处理，并确保相关备份数据及存储介质中的个人信息也得到妥善删除。（七）权利行使方式1.设立专门的渠道供个人信息主体行使上述权利，如设立咨询热线、电子邮箱或在线反馈平台等。2.明确个人信息主体权利行使的流程和要求，确保个人信息主体能够方便、快捷地行使其权利。对于个人信息主体的权利行使请求，应在规定时间内给予答复，并记录处理过程。九、监督与审计（一）内部监督1.成立个人信息保护监督小组，负责对公司/组织内个人信息处理活动进行日常监督检查，确保各项个人信息管理制度的有效执行。2.定期对个人信息处理部门进行内部审计，检查个人信息处理活动是否符合本制度及法律法规要求，发现问题及时督促整改。（二）外部审计1.定期聘请外部专业机构对公司/组织的个人信息保护情况进行审计，评估个人信息管理体系的有效性和合规性。2.根据外部审计机构提出的意见和建议，及时调整和完善个人信息管理制度，不断提升个人信息保护水平。（三）违规处理1.对于违反本制度规定处理个人信息的行为，视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等。2.对于因个人信息处理违规行为给个人信息主体或公司/组织造成损失的，应依法承担相应的赔偿责任。同时，对违规行为进行记录和公示，以起到警示作用。十、培训与宣传（一）培训计划1.制定个人信息保护培训计划，定期组织公司/组织内全体员工参加个人信息保护相关培训，提高员工的个人信息保护意识和技能。2.培训内容应包括法律法规、本制度规定、个人信息处理流程、个人信息主体权利保护等方面的知识。（二）宣传活动1.通过内部宣传栏、公司/组织网站、邮件等多种渠道，开展个人信息保护宣