董事会日常服务制度规范

PAGE董事会日常服务制度规范一、总则（一）目的本制度旨在规范董事会日常服务工作，确保董事会各项决策的顺利执行，提高公司治理水平，保障公司的稳定发展。（二）适用范围本制度适用于公司董事会及其下属各专门委员会，以及与董事会日常服务相关的各部门和人员。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规、公司章程及相关行业标准，确保董事会运作合法合规。2.高效服务原则：以高效、优质的服务，保障董事会会议及各项工作的顺利开展，提高决策效率。3.保密原则：对董事会会议内容、决策过程及相关文件资料严格保密，防止信息泄露。二、董事会会议服务（一）会议筹备1.会议通知根据董事会工作安排，提前确定会议时间、地点、议程及参会人员名单。以书面、邮件或其他合适方式向参会人员发送会议通知，确保通知内容准确、完整，包括会议主题、时间、地点、议程、需准备的文件资料等。对于临时召开的董事会会议，应在最短时间内通知到参会人员，并说明会议紧急情况及相关要求。2.文件准备根据会议议程，准备相关文件资料，包括但不限于工作报告、议案说明、财务报表、法律意见书等。对文件资料进行审核，确保内容真实、准确、完整，格式规范统一。将准备好的文件资料提前分发给参会人员，如需纸质文件，应确保清晰可读，并按照参会人员名单进行排序装订。3.会议场地安排根据会议规模和要求，选择合适的会议场地，确保场地设施齐全、环境舒适、交通便利。提前对会议场地进行布置，包括桌椅摆放、音响设备调试、投影仪设置、茶水饮品准备等，确保会议能够顺利进行。在会议场地设置明显的指示标识，引导参会人员顺利到达会议室。（二）会议组织1.签到管理在会议入口处设置签到台，安排专人负责参会人员签到。对签到情况进行记录，包括签到时间、参会人员姓名、职务等信息，确保参会人员按时出席会议。对于未按时签到的参会人员，及时进行联系，了解原因，并向董事会秘书汇报。2.会议记录安排专业的会议记录人员，负责会议全过程的记录工作。会议记录应准确、完整地记录会议讨论内容、决策过程及结果，包括发言人姓名、发言内容、表决情况等。会议记录人员应使用规范的记录格式和语言，确保记录内容清晰、易懂。会议结束后，及时整理会议记录，形成会议纪要初稿，并提交给董事会秘书审核。3.会议表决根据公司章程及相关规定，组织参会人员对会议议案进行表决。明确表决方式，如投票表决、举手表决等，并确保表决过程公正、透明。对表决结果进行统计和记录，形成表决决议文件，由参会人员签字确认。（三）会议后续工作1.会议纪要整理与发布董事会秘书对会议纪要初稿进行审核修改，确保内容准确、精炼，符合公司信息披露要求。将审核通过的会议纪要及时发布给参会人员及相关部门，以便各部门了解会议决策情况，落实工作任务。按照公司档案管理规定，对会议纪要进行归档保存，以备查阅。2.决策事项跟踪与反馈建立决策事项跟踪机制，明确责任部门和责任人，对董事会决策事项的执行情况进行跟踪检查。责任部门应定期向董事会秘书汇报决策事项的执行进展情况，及时反馈执行过程中遇到的问题和困难。董事会秘书根据汇报情况，及时向董事会成员通报决策事项执行情况，确保决策事项得到有效落实。三、董事会文件管理（一）文件起草与审核1.文件起草根据董事会工作需要，由相关部门或人员负责起草董事会文件，包括工作报告、议案、决议等。文件起草应明确目的、依据、主要内容及实施要求，语言表达准确、简洁、规范。在起草过程中，应充分征求相关部门和人员的意见，确保文件内容具有可操作性和合理性。2.文件审核文件起草完成后，提交给董事会秘书进行审核。董事会秘书对文件的合法性、合规性、准确性、完整性进行审核，提出修改意见和建议。文件起草部门或人员根据审核意见进行修改完善，再次提交审核，直至文件通过审核。（二）文件签署与存档1.文件签署审核通过的董事会文件，按照公司章程及相关规定，由董事会成员或授权代表进行签署。确保签署过程符合法定程序，签字人身份真实、有效，签字文件清晰、完整。2.文件存档文件签署后，按照公司档案管理规定进行存档。建立文件档案目录，对文件进行分类编号，便于查找和管理。定期对文件档案进行整理和检查，确保文件保存完好，不丢失、不损坏。四、董事会沟通协调（一）内部沟通1.与董事会成员沟通董事会秘书定期与董事会成员保持沟通，了解其工作动态和对董事会工作的意见建议。及时向董事会成员传达公司重要信息和工作进展情况，为董事会成员决策提供参考依据。协助董事会成员处理与公司相关的事务，协调解决工作中遇到的问题。2.与各专门委员会沟通董事会秘书负责与各专门委员会保持密切联系，协调各专门委员会之间的工作。及时传达董事会对各专门委员会的工作要求和指示，跟踪各专门委员会工作进展情况。协助各专门委员会组织开展会议、调研等活动，提供必要的服务支持。（二）外部沟通1.与监管机构沟通及时了解国家法律法规、政策变化及监管要求，确保公司董事会运作符合监管规定。按照监管机构要求，定期报送公司相关资料和信息，积极配合监管机构的检查和调研工作。与监管机构保持良好的沟通关系，及时反馈公司在发展过程中遇到的问题和困难，争取监管机构的支持和指导。2.与股东及其他利益相关者沟通协助董事会做好与股东的沟通工作，及时向股东披露公司重大信息，解答股东疑问。关注股东及其他利益相关者的意见和诉求，通过适当方式进行沟通和反馈，维护公司良好的外部形象。参与公司投资者关系管理活动，加强与投资者的互动交流，提高投资者对公司的认知度和信任度。五、董事会秘书工作规范（一）职责与权限1.职责负责董事会日常事务的处理，包括会议筹备、文件管理、沟通协调等工作。协助董事会制定公司战略规划、决策机制和管理制度，为董事会决策提供支持和服务。负责公司信息披露工作，确保公司信息披露真实、准确、完整、及时。维护公司与监管机构、股东及其他利益相关者的良好关系，促进公司规范运作和健康发展。2.权限有权要求公司各部门和人员提供与董事会工作相关的资料和信息。有权参与公司重大决策过程，提出意见和建议。有权代表董事会与外部机构进行沟通和协调。（二）工作流程与要求1.工作流程制定工作计划：根据董事会工作安排，制定年度、季度工作计划，明确工作目标、任务和时间节点。组织实施工作：按照工作计划，组织开展各项工作，确保工作任务按时完成。定期汇报总结：定期向董事会汇报工作进展情况，总结工作经验和存在的问题，提出改进措施和建议。2.工作要求具备良好的沟通协调能力、组织管理能力和文字表达能力。熟