仓库查验制度规范要求

PAGE仓库查验制度规范要求一、总则（一）目的为加强公司仓库管理，确保仓库物资的安全、完整，保证物资出入库的准确性和及时性，规范仓库查验工作流程，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有仓库的物资查验管理工作，包括原材料仓库、成品仓库、备品备件仓库等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保仓库查验工作合法合规。2.准确性原则：对物资的数量、质量、规格等进行准确查验，保证账实相符。3.及时性原则：及时开展查验工作，避免物资积压或延误，确保生产经营活动的顺利进行。4.责任明确原则：明确各环节人员的职责，做到责任到人，便于追溯和管理。二、查验人员职责（一）仓库管理人员职责1.负责仓库日常物资的出入库查验工作，确保物资数量准确、质量合格、规格相符。2.对入库物资进行初步核对，检查物资的外包装、标识等是否完好，如有异常及时报告。3.按照规定的流程办理物资出入库手续，填写相关单据，确保单据信息准确无误。4.定期对仓库物资进行盘点，协助其他部门进行物资清查工作。5.负责仓库物资的存储管理，确保物资摆放整齐、安全，防止物资损坏、变质。（二）质量检验人员职责1.根据相关标准和规范，对入库物资进行质量检验，出具检验报告。2.对有质量疑问的物资进行复查和鉴定，确定物资是否合格。3.参与不合格物资的评审和处理工作，提出处理意见和建议。4.跟踪质量问题的整改情况，确保整改措施有效执行。（三）财务人员职责1.负责审核仓库物资出入库单据的财务信息，确保账目记录准确。2.定期与仓库管理人员核对账目，进行账账相符的检查。3.参与仓库盘点工作，对盘点结果进行财务分析，为公司决策提供财务数据支持。（四）采购人员职责1.协助仓库管理人员对采购物资进行查验，提供物资的相关技术资料和质量要求。2.负责与供应商沟通协调物资质量问题，及时处理不合格物资的退换货事宜。3.参与对供应商的评估和管理，根据物资查验情况反馈供应商的供货质量情况。（五）生产人员职责1.在领用物资时，配合仓库管理人员进行物资数量和质量的确认，确保领用物资符合生产要求。2.对生产过程中发现的物资质量问题及时反馈给仓库管理人员和相关部门。3.协助仓库管理人员进行物资盘点工作，提供生产现场物资使用情况的信息。三、入库查验规范（一）入库前准备1.仓库管理人员接到物资入库通知后，应提前做好仓库存储空间的规划和清理，确保物资能够安全、有序地存放。2.根据物资的特性和数量，准备好相应的查验工具和设备，如磅秤、卡尺、检验仪器等。3.熟悉物资的相关资料，包括采购合同、技术标准、质量要求等，以便准确进行查验工作。（二）数量查验1.物资到货后，仓库管理人员应首先核对送货单与采购合同的一致性，包括物资名称、规格、型号、数量等。2.按照送货单上的数量，对物资进行逐件清点或称重计量，确保数量准确无误。3.对于批量较大的物资，可以采用抽检的方式进行数量查验，但抽检比例应符合相关规定或合同要求。4.在数量查验过程中，如发现数量短缺、溢余等情况，应及时与送货人员沟通，并做好记录。（三）质量查验1.质量检验人员应按照相关标准和规范，对入库物资进行质量检验。检验项目包括外观、尺寸、性能、化学成分等。2.对于重要物资或关键零部件，应进行全检；对于一般性物资，可以根据实际情况进行抽检。3.质量检验合格的物资，质量检验人员应在送货单或检验报告上签字确认；对于不合格物资，应出具不合格报告，并注明不合格原因。4.仓库管理人员应根据质量检验结果，对合格物资办理入库手续，对不合格物资进行隔离存放，并及时通知采购人员与供应商协商处理。（四）规格型号查验1.仓库管理人员应核对物资的规格型号是否与采购合同一致，检查物资的标识、铭牌等是否清晰准确。2.对于有特殊规格要求的物资，应进行详细比对，确保物资符合要求。3.如发现规格型号不符的情况，应及时与采购人员和供应商沟通，查明原因并采取相应措施。（五）入库手续办理1.物资经查验合格后，仓库管理人员应及时办理入库手续。填写入库单，详细记录物资的名称、规格、型号、数量、质量状况、入库日期等信息。2.入库单应一式多联，分别送交仓库保管、财务核算、采购部门等相关部门。3.仓库管理人员应将入库物资按照规定的存储方式和位置进行摆放，并做好标识，以便于查找和管理。四、在库查验规范（一）定期盘点1.仓库管理人员应定期对仓库物资进行盘点，盘点周期根据公司实际情况确定，一般为每月、每季度或半年进行一次全面盘点。2.盘点前，仓库管理人员应制定详细的盘点计划，明确盘点范围、方法、人员分工等。3.盘点过程中，应按照物资的存放位置和类别，逐一进行清点核对，确保账实相符。4.将盘点结果记录在盘点表上，详细记录物资的实际数量、账面数量、盘盈或盘亏数量及原因等。（二）不定期抽查1.除定期盘点外，公司相关部门可根据工作需要对仓库物资进行不定期抽查。2.抽查内容包括物资的数量、质量、存储状况等。3.抽查人员应做好记录，并及时反馈抽查情况。如发现问题，应及时通知仓库管理人员进行整改。（三）存储条件检查1.仓库管理人员应每日检查仓库的存储条件，包括温度、湿度、通风、防火、防潮、防虫等情况。2.根据物资的特性，确保存储环境符合要求。对于易受潮、易变质的物资，应采取相应的防护措施。3.定期对仓库的消防器材、安全设施等进行检查，确保其处于良好状态，能够正常使用。（四）物资状态跟踪1.对在库物资的状态进行跟踪，及时发现物资是否有损坏、变质等情况。2.对于长期存放的物资，应按照规定进行定期检查和维护，防止物资老化或失效。3.如发现物资状态异常，应及时采取措施进行处理，并记录相关情况。五、出库查验规范（一）出库申请审核1.仓库管理人员接到物资出库申请后，应首先审核申请单的内容是否完整、准确，包括物资名称、规格、型号、数量、领用部门、用途等。2.核对申请单与相关审批文件的一致性，确保出库申请经过授权批准。3.对于不符合要求的出库申请，应及时与申请部门沟通，要求其补充或修改相关信息。（二）数量核对1.根据出库申请单上的数量，对拟出库物资进行逐件清点或称重计量，确保数量准确无误。2.在数量核对过程中，如发现数量短缺或与申请单不符的情况，应及时与申请部门核实，并做好记录。（三）质量复查1.对于重要物资或对质量有要求的物资出库前，仓库管理人员可根据实际情况进行质量复查。2.复查内容包括外观、性能等，确保出库物资质量合格。3.如发现质量问题，应停止发货，并及时通知相关部门处理。（四）出库手续办理1.物资经查验无误后，仓库管理人员应办理出库手续。填写出库单，详细记录物资的名称、规格、型号、数量、领用部门、出库日期等信息。2.出库单应一式多联，分别送交仓库保管、财务核算、领用部门等相关部门。3.仓库管理人员应按照出库单上的信息，及时将物资发放给领用部门，并做好物资发放记录。（五）发货监督1.在物资发货过程中，仓库管理人员应监督发货情况，确保物资准确无误地发放给领用部门。2.对于需要运输的物资，应协助运输人员做好物资的装车、固定等工作，防止物资在运输过程中损坏。3.发货完成后，应及时清理发货现场，保持仓库整洁。六、不合格物资处理规范（一）不合格物资的判定1.质量检验人员按照相关标准和规范，对物资进行检验，判定物资是否合格。2.对于不符合采购合同要求、质量标准或存在质量缺陷的物资，应判定为不合格物资。3.仓库管理人员在日常查验过程中，如发现物资存在数量短缺、规格不符、损坏等情况，也应及时报告，经确认后判定为不合格物资。（二）不合格物资的隔离1.对于判定为不合格的物资，仓库管理人员应立即将其进行隔离存放，设置明显的标识，防止不合格物资与合格物资混淆。2.隔离区域应便于识别和管理，确保不合格物资不会被误发或使用。（三）不合格物资的报告1.仓库管理人员应及时将不合格物资的情况报告给采购人员和相关部门负责人。2.报告内容包括不合格物资的名称、规格、型号、数量、不合格原因、发现时间等。3.采购人员应根据不合格物资的情况，及时与供应商沟通，协商处理办法。（四）不合格物资的处理方式1.退货：对于因质量问题或规格不符等原因导致的不合格物资，采购人员应与供应商协商办理退货手续，要求供应商承担退货的相关费用。2.换货：如不合格物资可以通过换货解决问题，采购人员应与供应商协商换货事宜，确保换货后的物资符合要求。3.让步接收：在特殊情况下，经相关部门评审同意，公司可以对部分不合格物资进行让步接收。让步接收的物资应明确标识，并在使用过程中加强监控。4.报废处理：对于无法修复或无使用价值的不合格物资，经批准后进行报废处理。报废处理应按照公司的相关规定进行，确保资产核销准确无误。（五）不合格物资处理记录1.对不合格物资的处理过程应进行详细记录，包括不合格物资的报告、处理方式、处理结果、相关人员签字等信息。2.处理记录应妥善保存，以便于追溯和查询。七、查验记录与档案管理（一）查验记录要求1.仓库管理人员、质量检验人员等在进行查验工作时，应及时、准确地记录查验情况。2.查验记录应包括物资名称、规格、型号、数量、质量状况、查验日期、查验人员等信息。3.记录应清晰、完整，不得随意涂改。如有涂改，应在涂改处加盖涂改人员的印章或签字，并注明涂改原因。（二）记录保存期限1.入库查验记录、在库查验记录、出库查验记录等应按照公司档案管理规定进行保存。2.一般情况下，查验记录的保存期限为[X]年，以便于追溯和查询。（三）档案管理1.建立仓库查验档案，