特殊食品规范化管理制度

PAGE特殊食品规范化管理制度一、总则（一）目的为加强公司特殊食品管理，规范特殊食品经营行为，确保特殊食品安全，保障消费者身体健康和生命安全，依据《中华人民共和国食品安全法》《特殊食品注册与备案管理办法》等相关法律法规及行业标准，制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司从事特殊食品（包括保健食品、特殊医学用途配方食品、婴幼儿配方食品等）的采购、储存、销售、运输等经营活动。（三）基本原则1.依法经营原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，依法开展特殊食品经营活动。2.诚实守信原则：诚实守信，保证特殊食品质量，履行社会责任。3.风险管理原则：识别、评估和控制特殊食品经营过程中的风险，确保食品安全。4.全程追溯原则：建立特殊食品追溯体系，实现从采购到销售全过程的信息追溯。二、管理职责（一）质量管理部门1.负责制定和修订特殊食品质量管理文件，指导、监督各部门执行特殊食品质量管理规定。2.对特殊食品采购、验收、储存、销售等环节进行质量检查和监督，确保特殊食品安全。3.负责特殊食品质量问题的调查、处理和报告，提出改进措施。4.组织开展特殊食品质量培训和考核，提高员工质量意识和业务水平。（二）采购部门1.负责特殊食品供应商的筛选、评估和管理，建立合格供应商名录。2.按照质量管理要求，与供应商签订采购合同，明确质量条款和双方责任。3.负责特殊食品的采购工作，确保采购的特殊食品符合质量标准和法律法规要求。4.收集、整理和保存特殊食品采购相关资料，建立采购档案。（三）储存部门1.负责特殊食品仓库的规划、建设和管理，确保仓库环境符合储存要求。2.按照特殊食品储存条件和分类要求，合理安排仓位，分类存放特殊食品。3.定期对特殊食品进行盘点和检查，确保库存数量准确、质量完好，及时处理变质、过期等问题食品。4.做好特殊食品仓库的温湿度、防虫、防鼠等管理工作，保证仓库环境安全卫生。（四）销售部门1.负责特殊食品的销售工作，严格按照法律法规和公司规定进行销售宣传和推荐。2.建立特殊食品销售台账，如实记录销售情况，包括销售日期、产品名称、规格、数量、生产批号、保质期、购货者名称及联系方式等信息。3.负责特殊食品的售后服务，及时处理消费者的投诉和举报，配合质量管理部门做好质量问题的调查和处理工作。4.加强对销售人员的培训和管理，提高销售人员的业务素质和服务水平。（五）物流部门1.负责特殊食品的运输工作，确保运输过程中的食品安全。2.根据特殊食品的特性和运输要求，选择合适的运输工具和运输方式，采取必要的防护措施，防止特殊食品在运输过程中受到污染、损坏或变质。3.建立特殊食品运输记录，记录运输日期、启运地、到达地、产品名称、规格、数量、生产批号、保质期等信息，确保运输过程可追溯。4.定期对运输工具进行清洁、消毒和维护，保证运输工具卫生状况良好。三、采购管理（一）供应商管理1.对特殊食品供应商进行资质审核，要求供应商提供营业执照、食品生产许可证或食品经营许可证、产品注册证书或备案凭证等相关资质证明文件。2.定期对供应商进行实地考察和评估，了解供应商的生产经营状况、质量管理体系、产品质量等情况，建立供应商档案。3.根据供应商评估结果，对供应商进行分类管理，对于优质供应商给予优先合作机会，对于不符合要求的供应商及时淘汰。（二）采购合同1.与供应商签订采购合同，明确采购产品的名称、规格、数量、价格、质量标准、交货日期、交货地点、付款方式等条款。2.在采购合同中明确双方的质量责任和义务，要求供应商保证所提供的特殊食品符合国家法律法规和行业标准要求，对产品质量负责。3.采购合同应明确产品验收方式、验收标准和不合格产品的处理方式等内容。（三）采购验收1.特殊食品到货后，采购部门应及时通知质量管理部门进行验收。2.质量管理部门按照采购合同和质量标准对特殊食品进行验收，检查产品的外观、包装、标签、说明书、质量检验报告等是否符合要求。3.对验收合格的特殊食品，填写验收记录，并办理入库手续；对验收不合格的特殊食品，应及时通知采购部门与供应商协商处理，做好记录并跟踪处理结果。四、储存管理（一）仓库环境1.特殊食品仓库应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合所储存特殊食品的要求。2.仓库应配备必要的消防、防虫、防鼠、防潮等设施设备，并定期进行检查和维护，确保设施设备正常运行。3.仓库应划分不同的功能区域，如常温区、阴凉区、冷藏区、冷冻区等，并有明显的标识。（二）分类存放1.特殊食品应按照品种、规格、批次、生产日期等分类存放，不同类别的特殊食品应分开存放，不得混放。2.对有温度、湿度等储存条件要求的特殊食品，应存放在相应的仓库区域，并配备相应的温湿度控制设备。3.特殊食品应离地、离墙存放，垛与垛之间应有一定的间距，便于通风和货物搬运。（三）库存管理1.建立特殊食品库存管理制度，定期对库存特殊食品进行盘点和清查，确保账实相符。2.对库存特殊食品的质量状况进行检查，发现变质、过期、损坏等问题食品，应及时清理，并做好记录。3.根据销售情况和库存状况，合理安排特殊食品的采购计划，避免库存积压或缺货现象的发生。五、销售管理（一）销售资质1.公司应取得食品经营许可证，并在许可范围内从事特殊食品销售活动。2.销售人员应具备相应的食品安全知识和销售技能，经过培训并考核合格后方可上岗。（二）销售宣传1.特殊食品销售宣传应严格遵守法律法规和行业标准，不得进行虚假、夸大宣传，不得欺骗和误导消费者。2.销售宣传内容应真实、准确、科学，不得含有涉及疾病预防、治疗功能等违法内容。3.特殊食品的标签、说明书应符合法律法规和食品安全标准的要求，不得含有虚假、夸大、误导性内容。（三）销售记录1.建立特殊食品销售台账，如实记录销售情况，销售记录应保存至产品保质期届满后一年；没有明确保质期的，保存期限不得少于二年。2.销售记录应包括销售日期、产品名称、规格、数量、生产批号、保质期、购货者名称及联系方式等信息。3.定期对销售记录进行整理和归档，以便查询和追溯。（四）售后服务1.建立特殊食品售后服务制度，及时处理消费者的投诉和举报。2.对消费者提出的质量问题，应认真调查核实，属于公司责任的，应及时采取措施予以解决，如退换货、赔偿损失等。3.收集消费者对特殊食品的意见和建议，不断改进产品质量和服务水平。六、运输管理（一）运输工具1.选择符合特殊食品运输要求的运输工具，如冷藏车、保温车等，确保运输过程中特殊食品的质量安全。2.运输工具应保持清洁卫生，定期进行消毒和维护，防止污染特殊食品。3.运输工具应具备必要的数据采集和记录功能，能够实时监控运输过程中的温度、湿度等环境参数。（二）运输过程控制1.根据特殊食品的特性和运输要求，采取必要的防护措施，如冷藏、保温、防潮、防虫、防鼠等，确保特殊食品在运输过程中的质量安全。2.在运输过程中，应严格遵守运输操作规程，避免剧烈震动、碰撞、挤压等，防止特殊食品受损。3.运输过程中应保持运输工具内的温度、湿度等环境参数符合要求，并做好记录。（三）运输记录1.建立特殊食品运输记录制度，记录运输日期、启运地、到达地、产品名称、规格、数量、生产批号、保质期、运输工具及车牌号、运输温度等信息。2.运输记录应保存至产品保质期届满后一年；没有明确保质期的，保存期限不得少于二年。3.运输记录应真实、完整、可追溯，以便查询和追踪特殊食品的运输过程。七、人员培训与健康管理（一）人员培训1.制定特殊食品从业人员培训计划，定期组织从业人员参加食品安全知识培训和考核。2.培训内容包括法律法规、食品安全标准、特殊食品知识、职业道德等方面，提高从业人员的业务素质和食品安全意识。3.对新入职的从业人员应进行岗前培训，经考核合格后方可上岗。（二）健康管理1.建立特殊食品从业人员健康管理制度，要求从业人员每年进行健康检查，取得健康证明后方可上岗。2.对患有痢疾、伤寒、病毒性肝炎等消化道传染病的人员，以及患有活动性肺结核、化脓性或者渗出性皮肤病等有碍食品安全的疾病的人员，不得从事直接接触特殊食品的工作。3.定期对从业人员的健康状况进行检查和记录，发现健康问题及时调整工作岗位。八、文件与记录管理（一）文件管理1.建立特殊食品质量管理文件体系，包括质量管理制度、操作规程、记录表格等文件。2.质量管理文件应定期进行修订和完善，确保文件的有效性和适应性。3.对质量管理文件进行分类、编号、归档管理，便于查阅和使用。（二）记录管理1.建立特殊食品采购、验收、储存、销售、运输等环节的记录制度，如实记录相关信息。2.记录应及时、准确、完整，不得随意涂改、伪造或销毁。3.记录应按照规定的保存期限进行保存，以便查询和追溯。九、自查与整改（一）自查制度1.建立特殊食品经营自查制度，定期对公司特殊食品经营活动进行自查，发现问题及时整改。2.自查内容包括质量管理体系运行情况、采购管理、储存管理、销售管理、运输管理、人员培训与健康管理等方面。3.自查应制定详细的自查计划，明确自