管委会档案保密制度规范

PAGE管委会档案保密制度规范一、总则（一）目的为加强管委会档案的保密管理，确保档案信息的安全与完整，防止档案信息泄露，根据国家相关法律法规及行业标准，结合管委会实际情况，制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于管委会各部门及所属单位在档案收集、整理、保管、利用等过程中的保密工作。（三）基本原则1.依法保密原则：严格遵守国家法律法规，依法开展档案保密工作，确保档案信息安全。2.全程管控原则：对档案形成、流转、存储、利用等全过程进行保密管控，防止出现任何泄密风险。3.最小化授权原则：根据工作需要，严格限定档案查阅、使用权限，确保信息仅在必要范围内流通。4.责任追究原则：对违反档案保密制度的行为，依法依规追究相关人员责任。二、档案保密管理职责（一）管委会领导职责1.管委会主任对档案保密工作负总责，定期听取档案保密工作汇报，研究解决重大问题。2.分管领导负责组织实施档案保密工作，监督检查各部门执行情况，协调解决工作中的困难。（二）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案保密制度，组织开展档案保密宣传教育和培训。2.指导、监督各部门档案保密工作，对档案的收集、整理、保管、利用等环节进行保密检查。3.负责档案存储场所的安全管理，配备必要的保密设施设备，确保档案实体安全。4.对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案进行重点管理，严格控制查阅、使用范围。（三）各部门职责1.各部门负责人为本部门档案保密工作第一责任人，负责组织落实本部门档案保密制度。2.明确专人负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案信息安全。3.对本部门人员进行档案保密教育，提高保密意识，规范档案使用行为。三、档案收集与整理阶段的保密措施（一）收集要求1.各部门在收集档案时，应明确档案的密级，对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文件资料，要严格按照保密规定进行收集。2.收集过程中，要注意保护档案的原始性和完整性，不得擅自涂改、伪造档案内容。3.对电子档案的收集，要确保数据的准确性和安全性，采取加密存储等措施，防止数据丢失或被篡改。（二）整理规范1.档案管理人员在整理档案时，要严格按照保密规定进行操作，对不同密级的档案要分别整理、存放。2.整理过程中，要对档案内容进行审查，发现问题及时与相关部门沟通解决，确保档案信息真实、准确。3.对涉及敏感信息的档案，要进行特殊标识，注明保密期限和查阅权限。四、档案保管阶段的保密措施（一）存储场所安全1.档案存储场所应具备防火、防盗（二）、防潮、防虫、防鼠等安全设施，确保档案实体安全。2.存储场所应安装监控设备，实行24小时值班制度，对进出人员进行严格登记。3.档案存储场所应设置专门的保密区域，对不同密级的档案进行分区存放，并有明显的标识。（二）档案保管方式1.纸质档案应分类存放于档案柜中，并定期进行盘点核对，确保档案数量准确、存放有序。2.电子档案应存储于专用服务器或存储设备中，进行加密处理，并建立备份制度，防止数据丢失。3.对重要档案应实行异地备份存储，确保在发生意外情况时能够及时恢复数据。（三）保密设备配备1.配备必要的保密设备，如保险柜、密码锁、加密软件等，确保档案信息安全。2.定期对保密设备进行检查维护，确保其正常运行，性能良好。五、档案利用阶段的保密措施（一）查阅权限1.严格限定档案查阅权限，根据工作需要，明确不同人员的查阅范围。2.查阅涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，须经管委会领导批准，并办理相关手续。3.查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出查阅场所。（二）使用规范1.档案使用人员应严格遵守保密制度，不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。2.如需复制档案，须经档案管理部门负责人批准，并注明复制用途和份数。3.档案使用完毕后，应及时归还档案管理部门，不得私自留存。（三）审批流程1.填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、密级等信息。2.经所在部门负责人审核后，报档案管理部门负责人审批。3.涉及重要档案或高密级档案的查阅，须经管委会领导批准。六、档案传输与共享阶段的保密措施（一）传输安全1.档案传输应采用加密方式，确保传输过程中信息不被泄露。2.选择安全可靠的传输渠道，如专用网络、加密邮件等，避免通过公共网络传输敏感档案信息。3.对传输的档案进行登记备案，记录传输时间、传输人员、接收人员等信息。（二）共享管理1.档案共享应遵循最小化原则，如果需要共享档案，须经档案管理部门负责人批准，并明确共享范围和期限。2.共享档案时，应采用加密存储或授权访问等方式，确保共享信息安全。七、档案保密监督与检查（一）监督机制1.建立档案保密监督机制，定期对各部门档案保密工作进行检查。2.档案管理部门应设立举报电话和邮箱，接受员工对档案保密问题的举报。（二）检查内容1.档案保密制度的执行情况，包括档案收集整理、保管利用、传输共享等环节。2.档案存储场所的安全状况，保密设施设备的配备和使用情况。3.档案管理人员的保密意识和操作规范。（三）问题整改1.对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。2.整改完成后，要进行复查，确保问题得到彻底解决。八、档案保密教育与培训（一）教育计划1.制定档案保密教育计划，定期组织开展保密教育活动。2.教育内容应包括国家法律法规、保密制度、保密意识等方面。（二）培训方式1.采用多种培训方式，如专题讲座、案例分析、在线学习等，提高培训效果。2.对新入职员工进行档案保密入职培训，使其了解档案保密制度和工作要求。（三）培训记录1.建立档案保密培训记录档案，记录培训时间、培训内容、培训人员等信息。2.培训记录应作为员工考核的重要依据之一九、档案保密应急处置（一）应急预案制定1.制定档案保密应急预案，明确应急处置流程和责任分工。2.应急预案应包括档案信息泄露事件的报告、调查、处理等环节。（二）应急处置措施1.发生档案信息泄露事件时，应立即启动应急预案，采取措施防止信息进一步扩散。2.及时报告管委会领导，并配合相