规范性监督文件管理制度

PAGE规范性监督文件管理制度一、总则（一）目的为加强公司规范性监督文件的管理，确保文件的制定、发布、执行、修订及废止等环节符合相关法律法规和行业标准，提高公司管理的规范化、科学化水平，保障公司各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门规范性监督文件的管理工作。规范性监督文件是指公司为规范业务流程、明确工作标准、加强监督管理等目的而制定的具有普遍约束力的文件，包括但不限于制度、规定、办法、细则、操作规程等。（三）基本原则1.合法性原则：规范性监督文件的制定必须符合国家法律法规、政策以及行业标准的要求，不得与上位法相抵触。2.科学性原则：文件内容应基于公司实际情况，充分考虑业务特点和管理需求，具有科学性、合理性和可操作性。3.统一规范原则：公司规范性监督文件应保持整体的协调性和一致性，避免出现相互矛盾或重复的规定。4.动态管理原则：根据公司内外部环境的变化以及业务发展的需要，及时对规范性监督文件进行修订和完善，确保其有效性和适应性。二、规范性监督文件的制定（一）制定主体1.公司各职能部门负责根据本部门职责范围，提出规范性监督文件的制定需求，并负责具体起草工作。2.涉及多个部门职责的规范性监督文件，由相关部门联合起草，或指定牵头部门负责起草工作。3.重大规范性监督文件的制定，可由公司管理层直接组织相关人员进行起草，或委托专业机构起草。（二）制定程序1.立项申请各部门根据工作需要，填写《规范性监督文件立项申请表》，详细说明制定文件的必要性、主要内容、适用范围、预计发布时间等，并提交至公司办公室。2.审核批准公司办公室对各部门提交的立项申请进行初步审核，审核通过后提交公司管理层审批。经批准立项的规范性监督文件，列入公司年度文件制定计划。3.起草编写起草部门按照立项申请确定的内容和要求，组织相关人员进行文件起草工作。起草过程中应充分调研论证，广泛征求意见，确保文件内容准确、完整、清晰。4.征求意见规范性监督文件初稿形成后，起草部门应将其发送至公司内部各相关部门、岗位征求意见。征求意见的期限一般不少于[X]个工作日，被征求意见的部门和岗位应认真研究，并在规定时间内反馈书面意见。5.修改完善起草部门对反馈的意见进行汇总整理，认真分析研究，对文件初稿进行修改完善。对于涉及重大分歧或争议的问题，起草部门应组织相关人员进行专题讨论，必要时可召开听证会或论证会，充分听取各方意见。6.审核会签修改后的规范性监督文件送审稿提交公司办公室进行审核。公司办公室审核的主要内容包括文件的合法性、合规性、准确性、完整性、协调性等。审核通过后，送审稿依次送相关部门会签，会签部门应在规定时间内签署意见。7.签发发布经审核会签后的规范性监督文件送审稿，提交公司管理层签发。文件签发后，由公司办公室负责按照规定的格式和渠道进行发布，确保公司全体员工能够及时查阅。（三）文件内容要求1.明确目的和依据：规范性监督文件应明确制定的目的和所依据的法律法规、政策文件等。2.适用范围清晰：准确界定文件所适用的业务范围、人员范围等，避免适用范围模糊或交叉。3.职责分工明确：详细规定各部门、岗位在相关业务中的职责和权限，确保工作落实到人。4.流程规范具体：对业务流程进行全面、细致的描述，明确每个环节的操作要求、标准和时限，具有可操作性。5.监督检查条款：制定相应的监督检查措施和责任追究办法，确保文件的有效执行。6.语言规范准确：文件语言应简洁明了、逻辑严谨、用词准确，避免产生歧义。三、规范性监督文件的发布（一）发布渠道1.公司内部网站是规范性监督文件发布的主要渠道。文件发布后，应在网站上设置专门的板块进行分类管理，方便员工查询和下载。2.对于涉及公司机密或特定范围人员的规范性监督文件，可通过内部邮件、OA系统等方式定向发送给相关人员。3.必要时，可将规范性监督文件印刷成册，发放至公司各部门供员工查阅。（二）发布标识规范性监督文件发布时，应在文件首页显著位置标注文件编号、发布部门、发布日期、生效日期等信息。文件编号应按照统一的编号规则编制，确保文件编号的唯一性和系统性。（三）发布时间规范性监督文件经签发后，应及时发布。一般情况下，应在[X]个工作日内完成发布工作，确保文件能够及时传达给相关人员。四、规范性监督文件的执行（一）培训宣贯1.文件发布后，各部门应及时组织本部门员工进行培训学习，确保员工了解文件的内容和要求。培训方式可采用集中授课、内部研讨、线上学习等多种形式。2.对于涉及公司重要业务流程或关键岗位的规范性监督文件，公司办公室应会同相关部门组织全公司范围内的培训宣贯活动，确保全体员工熟悉文件规定。（二）执行要求1.公司全体员工应严格按照规范性监督文件的要求开展工作，确保各项业务操作符合规定。2.各部门负责人应负责本部门规范性监督文件的贯彻执行，定期检查本部门员工的执行情况，及时发现和纠正存在的问题。3.在执行过程中，如发现文件存在不合理或难以执行的情况，员工应及时向本部门负责人反馈，由部门负责人汇总后提交公司办公室研究处理。（三）监督检查1.公司办公室负责定期对规范性监督文件的执行情况进行监督检查，检查方式可采用现场检查、资料查阅、问卷调查、员工访谈等多种形式。2.对于发现的执行不力的部门和个人，公司将视情节轻重给予相应的批评教育、通报批评、绩效考核扣分等处理措施，并责令其限期整改。3.监督检查结果应形成书面报告，报送公司管理层，并在公司内部进行通报，以促进全体员工对规范性监督文件执行的重视。五、规范性监督文件的修订（一）修订情形1.国家法律法规、政策发生重大变化，导致公司规范性监督文件与之不符的。2.公司业务范围、组织架构、管理模式等发生重大调整，需要对相关文件进行修订的。3.在规范性监督文件执行过程中，发现存在明显缺陷或漏洞，影响文件有效性和可操作性的。4.其他需要修订规范性监督文件的情形。（二）修订程序规范性监督文件的修订程序与制定程序基本相同，包括立项申请、审核批准、起草编写、征求意见、修改完善、审核会签、签发发布等环节。（三）修订标识修订后的规范性监督文件应在文件首页显著位置标注修订版本号、修订日期等信息，以便员工及时了解文件的修订情况。六、规范性监督文件的废止（一）废止情形1.规范性监督文件所依据的法律法规、政策已废止或失效的。2.因公司业务调整，相关文件已不再适用的。3.其他需要废止规范性监督文件的情形。（二）废止程序1.由相关部门提出规范性监督文件废止申请，填写《规范性监督文件废止申请表》，详细说明废止的原因和依据。2.公司办公室对废止申请进行审核，审核通过后提交公司管理层审批。3.经批准废止的规范性监督文件，由公司办公室在公司内部网站等渠道发布废止通知，并及时清理相关文件资料，防止继续使用。七、规范性监督文件的归档与保管（一）归档要求1.公司办公室负责规范性监督文件纸质和电子文档的统一归档工作。文件归档应按照文件类别、年度、编号等进行分类整理，确保归档文件的系统性和完整性。2.归档的文件应包括文件的初稿、征求意见稿、送审稿、签发稿、发布稿以及相关的审核记录、会签意见等资料。3.电子文档应采用统一的格式进行存储，并建立相应的索引目录，方便查询和检索。（二）保管期限规范性监督文件的保管期限根据文件的性质和重要程度确定，一般分为长期保管和短期保管。重要的规范性监督文件应长期保管，保管期限不少于[X]年；一般性的规范性监督文件可短期保管，保管期限不少于[X]年。保管期限届满后，经公司办公室审核，报公司管理层批准后，可进行销毁处理。（三）保管方式1.纸质文件应存放在专门的档案柜中，按照分类顺序排列，确保存放整齐、便于查找。档案柜应具备防火、防潮、防虫等功能。2.电子文件