印章档案利用制度规范

PAGE印章档案利用制度规范一、总则（一）目的为加强公司印章档案的管理，规范印章档案的利用行为，确保印章档案的安全与完整，充分发挥印章档案在公司经营管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在涉及印章档案利用的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则：印章档案的利用必须严格遵守国家法律法规及公司相关规定。2.安全保密原则：确保印章档案在利用过程中的安全，防止信息泄露和不当使用。3.规范有序原则：明确利用流程和要求，保证利用工作规范、有序进行。4.高效服务原则：在确保安全和规范的前提下，提高印章档案利用效率，为公司业务提供及时有效的支持。二、印章档案概述（一）印章档案定义印章档案是指公司在各项活动中使用的具有法律效力的各类印章的相关记录，包括印章的刻制、启用、变更、废止等环节所形成的文件、资料、印模等。（二）印章种类1.公司公章：代表公司的法定权威，用于各类重要文件、合同、协议等的签署。2.法定代表人章：用于特定的法律文件或经法定代表人授权的相关业务。3.财务专用章：主要用于财务结算、票据开具等财务相关业务。4.合同专用章：专门用于签订各类经济合同。5.部门章：各部门根据工作需要刻制的印章，用于部门内部相关业务。（三）印章档案内容1.印章申请表：记录印章申请的事由、申请人、申请日期等信息。2.印章刻制文件：包括公安部门等相关机构的审批文件、刻制合同等。3.印章启用通知：明确印章启用的时间、范围等。4.印章变更记录：如印章样式变更、使用范围调整等的相关文件。5.印章废止文件：记录印章废止的原因、时间等。6.印模：不同时期的印章清晰印模。三、利用流程（一）利用申请1.申请部门或个人填写《印章档案利用申请表》：详细说明利用印章档案的用途、使用时间、使用范围、所需印模等信息。2.申请表经部门负责人审核签字：确认申请事项真实、合理，符合部门工作需要。3.重要事项需经公司领导审批：根据利用事项的重要程度和风险级别，由相应领导进行审批。（二）档案查阅1.档案管理人员根据申请，查找相关印章档案：核对申请信息与档案内容是否一致。2.查阅时，档案管理人员应在场监督：确保查阅过程规范，防止档案被篡改或损坏。3.查阅人员只能在规定地点查阅：不得将档案带出指定场所。（三）印模使用1.如需使用印模，档案管理人员应按照规定程序提供：确保印模清晰、完整。2.使用印模时，必须进行登记：记录使用时间、使用人姓名、用途等信息。3.严禁私自复制印模：如有特殊需要，必须经过严格审批。（四）文件盖章1.经审批同意盖章的文件，由专人负责盖章：盖章人员应严格按照文件内容和审批要求进行操作。2.盖章前，仔细核对文件内容与审批信息：确保盖章准确无误。3.盖章后，对盖章文件进行登记：记录文件名称、盖章日期、盖章人等信息。（五）归还与存档1.利用完毕后，查阅人员应及时将印章档案归还档案管理人员：档案管理人员进行核对，确保档案完整无损。2.档案管理人员对利用过程中形成的相关记录进行整理：如申请表、登记记录等，归入印章档案。四、利用权限（一）公司高层管理人员1.有权根据公司决策和业务需要，审批涉及公司重大事项的印章档案利用申请。例如，审批公司对外投资、重大合同签订等事项的印章使用。2.在必要时，可直接查阅和调用印章档案，了解相关情况。（二）部门负责人1.负责审核本部门的印章档案利用申请，确保申请事项符合部门职责和工作要求。例如，审核部门内部文件盖章申请。2.可在权限范围内查阅和使用本部门相关的印章档案。（三）普通员工1.因工作需要，可在部门负责人审批后，申请利用印章档案进行一般性业务操作。例如，申请使用合同专用章签订普通业务合同。2.只能在规定的流程和权限内查阅和使用印章档案，不得擅自扩大使用范围。五、安全与保密措施（一）档案保管场所安全1.印章档案应存放在专门的档案柜中：档案柜应具备防火、防盗、防潮、防虫等功能。2.档案保管场所应安装监控设备：确保24小时监控，防止未经授权的人员进入。3.定期对档案保管场所进行安全检查：及时发现并排除安全隐患。（二）档案信息保密1.接触印章档案的人员应严格遵守保密规定：不得泄露档案内容和相关信息。2.利用印章档案过程中形成的记录：如申请表、登记记录等，应妥善保管，防止信息泄露。3.严禁在非工作时间或非规定场所谈论印章档案相关事宜：避免信息传播。（三）人员管理1.对档案管理人员进行定期培训：提高其安全保密意识和业务水平。2.与接触印章档案的人员签订保密协议：明确保密责任和义务。3.对违反安全保密规定的人员进行严肃处理：视情节轻重给予相应处罚。六、监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门定期对印章档案利用情况进行审计：检查利用流程是否合规，审批手续是否齐全。2.档案管理部门对印章档案利用情况进行日常监督：及时发现和纠正不规范行为。（二）外部检查1.接受上级主管部门、监管机构等的检查：积极配合，如实提供印章档案利用相关资料。2.根据外部检查意见，及时整改存在的问题：完善印章档案利用制度和管理措施。七、责任追究（一）违规行为界定1.未经审批擅自利用印章档案：包括私自盖章、超范围使用等。2.泄露印章档案信息：向无关人员透露档案内容或相关业务信息。3.因保管不善导致印章档案损坏、丢失：影响公司正常业务开展。4.违反安全保密规定，造成不良后果：如档案被盗用、篡改等。（二）责任追究方式1.对于轻微违规行为：给予警告、批评教育，责令改正。2.对于较严重违规行为：视情节轻重，给予罚款、降职、撤职等处分