原始单据交接规范制度

PAGE原始单据交接规范制度一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范原始单据交接流程，确保原始单据的真实性、完整性和及时性，明确交接双方的责任，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门之间原始单据的交接工作，包括但不限于采购、销售、费用报销、资金收付等业务产生的原始单据。（三）基本原则1.真实性原则：原始单据必须真实反映经济业务的实际发生情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：原始单据应具备完整的要素，包括日期、金额、业务内容、经办人员签字等，确保能够清晰准确地记录经济业务。3.及时性原则：原始单据应在业务发生后及时传递，不得积压延误，以保证财务核算的及时性和准确性。4.责任明确原则：明确交接双方在原始单据交接过程中的责任，确保出现问题时能够追溯责任。二、原始单据的分类及要求（一）采购业务原始单据1.采购发票：必须是由税务部门统一监制的正规发票，发票内容应包括发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、货物或服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等，且发票上应加盖销售方发票专用章。2.采购合同：明确采购双方的权利义务，包括采购货物或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款，并由双方签字盖章确认。3.验收单：由采购部门、使用部门等相关人员对采购货物或服务进行验收后填写，注明验收日期、验收内容、数量、质量情况等，并签字确认。4.入库单：记录采购货物入库的详细信息，包括入库日期、货物名称、规格型号、数量、供应商名称等，由仓库管理人员签字。（二）销售业务原始单据1.销售发票：同样需为税务部门监制的正规发票，内容与采购发票类似，应准确反映销售业务的各项信息，并加盖销售方发票专用章。2.销售合同：明确销售双方的权利义务，包括销售货物或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、付款方式等条款，双方签字盖章。3.发货单：记录货物发出的详细情况，包括发货日期、货物名称、规格型号、数量、客户名称等，由发货部门签字。4.收款凭证：如银行收款回单、现金收款收据等，证明款项已收到。（三）费用报销原始单据1.费用报销单：由报销人填写，注明报销日期、报销部门、报销事由、金额等信息，并签字。2.发票：根据费用性质提供相应的正规发票，如办公用品发票、差旅费发票、业务招待费发票等，发票内容应符合费用报销规定。3.其他相关凭证：如出差审批单、业务招待审批单、费用明细清单等，作为费用报销的补充证明。（四）资金收付原始单据1.付款申请单：由付款申请人填写，注明付款日期、付款对象、付款金额、付款事由等，并签字。2.审批文件：如付款审批表、合同审批单等，经过相关领导审批同意。3.收款收据：收到款项时开具给付款方的凭证，注明收款日期、收款金额、付款方名称等，并加盖公司财务专用章。4.银行回单：记录资金收付的银行交易凭证，如支票存根、进账单、汇款单等。（五）其他原始单据1.借款单：员工因工作需要借款时填写，注明借款日期、借款金额、借款事由、借款人等信息，并签字。2.收据：用于收取押金、保证金等款项时开具的凭证，注明收款日期、收款金额、付款方名称等，并加盖公司财务专用章。3.对账单：与供应商、客户等核对往来账款时使用的单据，记录双方交易明细及余额情况。三、原始单据交接流程（一）业务发生部门1.业务人员在业务发生后，应及时收集整理相关原始单据，并确保单据的真实性、完整性和准确性。2.根据业务类型，按照本制度规定的原始单据分类及要求，对原始单据进行初步审核，剔除不符合要求的单据。3.在原始单据上签字确认，并注明日期，然后将原始单据传递给本部门的单据管理人员。（二）部门单据管理人员1.接收业务人员传递的原始单据后，再次对单据进行审核，检查单据是否齐全、合规。2.按照一定的顺序对原始单据进行整理、粘贴，确保单据整齐、美观，便于查阅和保存。3.在原始单据交接清单上详细记录原始单据的名称、数量、金额、交接日期等信息，并签字确认。4.将整理好的原始单据及交接清单一并传递给财务部门。（三）财务部门1.财务人员收到原始单据后，进行全面细致的审核，重点审核单据的真实性、合法性、完整性和准确性。2.对于审核通过的原始单据，按照财务核算要求进行账务处理，并在原始单据上加盖“已入账”章。3.如发现原始单据存在问题，应及时与业务部门沟通核实，要求业务部门补充或更正相关单据。4.将审核后的原始单据按照会计档案管理要求进行妥善保管。（四）交接记录与存档1.各部门应建立原始单据交接台账，详细记录原始单据的交接日期、交接人、接收人、单据名称、数量、金额等信息，以便查询和追溯。2.原始单据交接清单应一式两份，交接双方各执一份，作为交接的证明文件。3.原始单据及相关交接记录应按照会计档案管理规定进行存档，保存期限符合法律法规要求。四、交接双方的责任（一）移交方责任1.确保所移交的原始单据真实、完整、准确，符合法律法规和公司制度要求。2.对原始单据的真实性、合法性负责，如因移交方提供虚假或不完整的原始单据导致的一切后果，由移交方承担。3.在规定时间内将原始单据整理、传递给接收方，并配合接收方进行单据审核工作。4.按照公司要求妥善保管原始单据的副本或复印件，以备查询。（二）接收方责任1.及时接收移交方传递的原始单据，并认真审核单据的真实性、完整性和准确性。2.对接收的原始单据负责保管，不得丢失、损坏。如因保管不善导致原始单据丢失或损坏应承担相应责任。3.在审核过程中发现原始单据存在问题，应及时与移交方沟通，要求移交方补充或更正相关单据。4.按照财务核算要求及时对原始单据进行账务处理，并确保账务处理的准确性。五、监督与检查（一）内部审计部门1.定期对原始单据交接流程进行审计，检查交接双方是否严格按照本制度执行。2.审查原始单据的真实性、完整性和准确性，核实账务处理是否符合财务制度要求。（二）财务部门1.负责日常对原始单据交接情况的监督，及时发现和纠正交接过程中存在的问题。2.对原始单据的审核工作进行指导和监督，确保审核质量。（三）违规处理1.对于违反本制度规定的交接行为，如故意拖延交接时间、提供虚假原始单据等，视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、辞退等。2.因违规行为给公司造成经济损失的，应追究相关责任人的赔偿责任。六、培训与宣传1.财务部门应定期组织各部门相关人员进行原