企业日常收付制度规范

PAGE企业日常收付制度规范一、总则（一）目的本制度旨在规范企业日常收付行为，确保资金安全、准确、及时流转，维护企业正常运营秩序，保障企业和相关利益方的合法权益。（二）适用范围本制度适用于[公司/组织名称]及其所属各部门、分支机构在日常经营活动中的各类款项收付业务。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规、金融监管规定以及行业标准，确保收付行为合法合规。2.准确性原则：收付信息记录准确无误，凭证完整、清晰，数据真实可靠，避免出现差错和漏洞。3.及时性原则：及时办理款项收付业务，提高资金使用效率，避免因延误导致的财务风险和业务影响。4.安全性原则：采取有效措施保障资金安全，防止资金被盗、挪用、丢失等情况发生。5.职责明确原则：明确各岗位在收付业务中的职责和权限，做到分工合理、责任清晰，避免推诿扯皮。二、收款管理（一）收款渠道1.银行账户收款企业应按照规定在银行开立基本账户、一般账户等各类收款账户，并确保账户信息准确、完整。财务部门应及时掌握银行账户资金到账情况，每日核对银行对账单与企业收款记录，发现异常及时查明原因并处理。2.现金收款对于允许收取现金的业务，收款人员应在收到现金后立即开具收款收据，并在收据上加盖企业财务专用章或发票专用章。收款人员应于当日将现金缴存银行，不得坐支现金。如因特殊情况需要坐支的，应经财务负责人批准，并在规定时间内补足缴存金额。3.电子支付收款随着电子支付的广泛应用，企业应积极拓展电子支付收款渠道，如微信支付、支付宝支付、银联在线支付等。财务部门应定期核对电子支付平台的收款记录与企业业务系统的收款信息，确保数据一致。同时，要注意防范电子支付风险，如网络诈骗、信息泄露等。（二）收款流程1.业务部门发起收款业务部门在与客户签订合同或达成业务合作意向时，应明确收款方式、收款时间、收款金额等条款，并将相关信息及时传递给财务部门。业务人员负责跟进客户付款情况，对于逾期未付款的客户，应及时与客户沟通催款，并将催款情况反馈给财务部门。2.财务部门审核与确认财务部门收到业务部门传递的收款信息后，应进行审核，核对合同、订单等相关文件，确保收款依据充分、金额准确。审核无误后，财务人员在业务系统中确认收款信息，并生成收款凭证。收款凭证应包含收款日期、收款单位、收款金额、收款方式、业务内容等详细信息。3.收款记录与账务处理财务人员按照收款凭证及时登记收款日记账，详细记录每一笔收款业务的发生时间、金额、来源等信息。根据收款业务的性质，进行相应的账务处理，如确认收入（应收账款减少、银行存款或现金增加）、冲减预收账款等。同时，要确保会计凭证的编制准确、规范，附件齐全。（三）收款风险防范1.客户信用评估企业应建立客户信用评估体系，对客户的信用状况进行调查、分析和评估。评估内容包括客户的经营状况、财务状况、信用记录、行业口碑等。根据客户信用评估结果，合理确定客户的信用额度和收款政策。对于信用状况不佳的客户，应采取谨慎的收款策略，如要求提供担保、缩短付款期限等。2.合同管理在签订合同前，业务部门应会同财务部门对合同中的收款条款进行审核，确保条款明确、合理、合法。合同执行过程中，如涉及收款条款变更，业务部门应及时通知财务部门，并办理相关手续。财务部门应根据合同变更情况调整收款计划和账务处理。3.催款管理建立健全催款制度，明确催款流程和责任分工。业务人员负责对逾期未付款的客户进行首次催款，发送催款函或电话沟通催款事宜。如首次催款无效，财务部门应介入，采取进一步的催款措施，如发送正式催款函、上门催款、通过法律途径解决等。同时，要做好催款记录，为后续的收款工作提供依据。三、付款管理（一）付款审批流程1.申请使用部门或个人根据业务需要填写付款申请单，详细说明付款事由、付款金额、收款单位、付款方式等信息。付款申请单应附上相关的合同、发票、审批文件等证明材料，确保付款依据充分。2.初审部门负责人对付款申请进行初审，审核申请事项是否符合本部门业务需求和预算安排，金额是否合理，相关证明材料是否齐全。初审通过后，部门负责人在付款申请单上签字确认，并提交给财务部门。3.财务审核财务部门收到付款申请单后，对付款金额进行核对，检查是否与合同约定一致，是否有足够的资金余额。审核付款申请的合规性，包括是否符合公司财务制度、税务法规等要求。如发现问题，及时与申请部门沟通并要求补充或更正相关材料。4.终审根据公司授权审批制度，付款申请单提交给相应的审批领导进行终审。终审领导根据公司整体财务状况、资金安排以及业务重要性等因素，决定是否批准付款。对于重大金额的付款申请，可能需要经过公司高层会议或董事会审议通过。（二）付款方式选择1.银行转账银行转账是企业日常付款的主要方式之一，具有安全、快捷、准确等优点。财务部门应根据收款单位的银行账户信息，准确填写转账支票、电汇凭证等付款凭证，并确保付款信息无误。在办理银行转账业务时，要注意核对收款单位名称、账号、开户行等信息，避免因信息错误导致款项支付错误。2.现金付款对于符合现金支付范围的业务，如支付员工工资、差旅费、小额办公用品采购等，可以采用现金付款方式。现金付款应严格按照国家现金管理规定进行操作，确保现金来源合法、支付合规。付款时，应由收款人签字确认，并在付款凭证上加盖“现金付讫”章。3.电子支付电子支付方式包括网上银行支付、企业网银批量支付、第三方支付平台支付等。电子支付具有便捷、高效的特点，适用于多种业务场景。在选择电子支付方式时，要充分考虑支付平台的安全性、稳定性以及手续费等因素。财务人员应按照支付平台的操作流程进行付款操作，并妥善保管支付凭证和相关信息。（三）付款风险控制1.资金预算管理企业应建立完善的资金预算管理制度，根据年度经营计划和业务发展需求，编制年度资金预算，并分解为月度、季度资金预算。财务部门应严格按照资金预算安排付款，对于超预算的付款申请，应经过特殊审批程序，确保资金支出合理、可控。2.印章与票据管理使用部门或个人不得擅自保管和使用财务印章、空白支票、发票等重要票据。财务印章应由专人保管，使用时严格履行审批手续。空白支票应存放于保险柜等安全场所，按照编号顺序使用，作废支票应加盖“作废”章并妥善保管。发票开具应严格按照税务法规进行，确保发票真实、有效。3.供应商管理建立供应商评估与管理体系，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格等进行定期评估和考核。选择优质供应商合作，与供应商签订规范的采购合同，明确付款方式、付款期限等条款。加强与供应商的沟通与协调，及时解决付款过程中出现的问题。四、票据管理（一）票据种类企业日常收付业务涉及的票据主要包括发票、收据、支票、汇票、本票等。（二）票据开具与取得1.发票开具销售商品、提供劳务以及从事其他经营活动的单位和个人，对外发生经营业务收取款项时，应向付款方开具发票。发票开具应按照税务法规的规定，如实填写发票内容，包括发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、商品或服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等。确保发票字迹清晰、内容完整、印章齐全。开具发票后，应及时将发票联交付给付款方，并按照规定的期限进行发票验旧、缴销等操作。2.收据开具企业在收到款项但不需要开具发票的情况下，应开具收款收据。收款收据应注明收款日期、收款单位、收款金额、收款方式、收款事由等信息，并加盖企业财务专用章或发票专用章。收款收据应按照编号顺序使用，不得跳号、重号。作废的收据应加盖“作废”章，并与存根联一并保存。3.票据取得企业在采购商品、接受劳务等业务活动中，应取得合法有效的票据作为付款和记账的依据。取得的发票应符合国家税务法规的要求，包括发票的真实性、合法性、完整性等。对于不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，应要求对方重新开具。取得的收据应加盖收款单位的财务专用章或发票专用章，确保收据的有效性。同时，要注意核对收据内容与业务实际情况是否相符。（三）票据保管与使用1.票据保管设立专门的票据保管岗位或指定专人负责票据保管工作。票据应存放于安全、干燥、防火、防盗的场所，如保险柜、文件柜等。定期对票据进行盘点和清查，确保票据的数量、号码与登记簿记录一致。如发现票据丢失、被盗等情况，应立即采取挂失、声明作废等措施，并及时向相关部门报告。2.票据使用严格按照票据的使用范围和规定用途使用票据，不得转借、转让、代开票据。使用票据时，应按照规定的格式和内容填写，确保票据信息准确、完整。填写错误的票据应加盖“作废”章，并妥善保管，不得随意销毁。票据使用完毕后，应及时进行整理、装订，并按照档案管理规定进行归档保存。五、监督与检查（一）内部审计监督1.定期审计企业内部审计部门应定期对日常收付业务进行审计，检查收付制度的执行情况、财务记录的准确性、资金的安全性等。审计内容包括收款业务的真实性、完整性，付款审批流程的合规性，票据管理的规范性等。通过审计发现问题，及时提出整改建议，并跟踪整改落实情况。2.专项审计根据企业经营管理需要或特定业务事项，开展专项审计工作。如对重大项目收款情况进行专项审计，对资金集中支付业务进行专项检查等。专项审计应深入调查业务细节，发现潜在风险和问题，为企业决策提供参考依据。（二）财务自查1.日常自查：财务部门应建立日常自查制度，每日对收款、付款、票据等业务进行自查，核对账目、凭证、报表等数据的准确性和一致性。发现问题及时纠正，并记录自查情况。2.定期自查：每月或每季度组织一次全面的财务自查工作，对日常收付业务进行系统梳理和检查。自查内容包括制度执行情况、内部控制有效性、财务风险防范等方面。形成自查报告，总结经验教训，提出改进措施。（三）外部监督检查1.税务检查：积极配合税务机关的税务检查工作，如实提供企业日常收付业务的相关资料和信息