医院规范采购管理制度

PAGE医院规范采购管理制度一、总则（一）制定目的为加强医院采购管理，规范采购行为，确保采购活动合法、合规、透明、高效，保障医院医疗业务的正常开展，提高资金使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院各科室、部门涉及的各类物资、设备、服务等采购活动，包括但不限于医疗设备、药品、医用耗材、办公用品、后勤物资、基建工程、维修服务、信息技术服务等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规、医疗卫生行业相关标准及政策要求。2.规范性原则：建立健全采购流程，明确各环节职责和操作规范，确保采购活动有序进行。3.公开透明原则：采购信息应公开披露，采购过程应接受内部和外部监督，保证公平竞争。4.效益原则：在保证质量的前提下，追求性价比最优，实现资金的合理使用和效益最大化。5.廉政原则：杜绝采购过程中的腐败行为，确保廉洁从业。二、采购组织与职责（一）采购管理委员会1.组成：由医院领导、相关职能部门负责人、临床专家等组成。2.职责审议医院采购管理制度、采购计划和采购预算。对重大采购项目进行决策，包括采购方式、供应商选择等。监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购部门1.人员配备：配备专业的采购人员，负责具体采购业务的实施。2.职责贯彻执行采购管理制度，制定采购工作流程和操作规范。根据各科室需求，编制采购计划，经审核后组织实施。负责供应商的开发、评估、选择和管理，建立供应商档案。组织采购谈判，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。收集、整理采购相关资料，进行采购数据分析和报告。（三）需求部门1.职责根据业务需要，提出物资、设备、服务等采购申请，明确规格、数量、质量要求等。参与采购项目的技术评估、商务谈判等工作，提供专业意见。负责验收采购物资、设备，对采购服务进行评价。（四）财务部门1.职责参与采购预算的编制和审核，提供财务专业意见。负责采购资金的支付审核和账务处理，确保资金安全。对采购项目进行成本核算和效益分析，提供财务数据支持。（五）审计部门1.职责对采购活动进行内部审计监督，检查采购制度执行情况。审查采购项目的合规性、真实性和效益性，对发现的问题提出整改意见。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据年度业务计划和工作安排，提前编制采购预算，明确采购项目、数量、金额等。2.采购部门汇总各需求部门预算，结合医院实际情况和发展规划，编制医院年度采购预算草案，报采购管理委员会审议。3.采购预算应涵盖各类物资、设备、服务等采购项目，确保全面、准确反映医院采购需求。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。2.在预算执行过程中，如因特殊情况需要调整采购预算，应按规定程序报采购管理委员会审批。（三）预算监督1.财务部门负责对采购预算执行情况进行监控，定期通报预算执行进度。2.审计部门对采购预算执行情况进行审计监督，确保预算执行的合规性。四、采购流程（一）采购申请1.需求部门填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、质量要求、用途、预计采购时间等内容，并经部门负责人审核签字。2.对于金额较大、技术复杂的采购项目，需求部门应组织相关人员进行论证，提供技术方案和可行性分析报告。（二）采购审批1.采购申请表提交至采购部门，采购部门对申请内容进行初审后，报采购管理委员会审批。2.采购管理委员会根据采购项目的性质、金额等因素进行审批，对于重大采购项目，应进行集体决策。（三）采购实施1.采购方式选择根据采购项目的特点和金额大小，选择合适的采购方式，包括公开招标、邀请招标政府采购、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式；符合邀请招标条件的，可以采用邀请招标方式；符合竞争性谈判、单一来源采购、询价条件的，按相应规定执行。2.采购文件编制采购部门根据采购方式和项目需求，编制采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价文件等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性和准确性。3.发布采购信息对于公开招标、邀请招标等采购项目，采购部门应在规定的媒体上发布采购公告，邀请潜在供应商参与投标。采购公告应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、供应商资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等信息。4.供应商报名与资格审查供应商应在规定时间内报名参加采购项目，并提交相关资格证明文件。采购部门对供应商资格进行审查，确定符合条件的供应商名单。5.采购评审组织开标、评标、谈判等采购评审活动，按照采购文件规定的评标标准或谈判条件进行评审。评审过程应客观、公正、透明，记录评审过程和结果。6.确定中标（成交）供应商根据评审结果，确定中标（成交）供应商，并向其发出中标（成交）通知书。中标（成交）供应商应在规定时间内与采购部门签订采购合同。（四）合同签订与履行1.采购部门与中标（成交）供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.合同签订后，采购部门应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。3.供应商应按照合同约定按时、按质、按量提供货物或服务，采购部门应组织相关人员进行验收。（五）验收与付款1.验收需求部门负责组织采购物资、设备的验收工作，按照合同约定的质量标准进行检验。验收合格后，需求部门应出具验收报告，并签字确认。对于大型设备或复杂项目，可邀请专业机构或专家进行验收。2.付款财务部门根据合同约定和验收报告，审核采购款项支付申请，办理付款手续。付款方式应符合医院财务管理制度和相关法律法规要求，确保资金安全。五、供应商管理（一）供应商开发1.采购部门应通过多种渠道开发供应商，包括市场调研、行业推荐、供应商自荐等。2.建立供应商数据库，收集供应商基本信息、资质证明、业绩情况、产品质量等资料。（二）供应商评估1.定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质信誉、产品质量、价格水平、交货期、售后服务等方面。2.采用定性与定量相结合的评估方法，对供应商进行综合评分，确定供应商等级。（三）供应商选择1.根据采购项目需求和供应商评估结果，选择合适的供应商参与采购项目。2.优先选择资质良好、信誉度高、产品质量可靠、价格合理、服务优质的供应商。（四）供应商合作与监督1.与选定的供应商签订合作协议，明确双方的合作关系和权利义务。2.定期对供应商进行监督检查，督促供应商履行合同义务，确保采购物资、设备和服务质量。3.对于供应商出现的违约行为，应按照合同约定进行处理，情节严重的，取消其合作资格。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如市场风险、质量风险、价格风险、合同风险、廉政风险等。2.建立风险预警机制，及时发现潜在风险信号。（二）风险评估1.对识别出的风险进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，对风险进行分类分级，制定相应的风险应对策略。（三）风险应对1.市场风险应对：关注市场动态，加强市场调研，合理安排采购时间，避免因市场波动导致采购成本增加。2.质量风险应对：加强供应商管理，严格验收程序，确保采购物资、设备的质量符合要求。3.价格风险应对：通过招标、谈判等方式，争取合理的采购价格，同时建立价格监测机制，及时调整采购策略。4.合同风险应对：规范合同签订流程，明确合同条款，加强合同执行监督，防范合同纠纷。5.廉政风险应对：加强廉政教育，建立健全廉政监督机制，杜绝采购过程中的腐败行为。七、采购信息化管理（一）建立采购信息系统1.利用信息技术建立采购信息系统，实现采购申请、审批、采购实施、合同管理、验收付款等采购流程的信息化管理。2.采购信息系统应具备信息发布、供应商管理、采购订单管理、库存管理、数据分析等功能，提高采购工作效率和管理水平。（二）信息共享与沟通1.采购信息系统应与医院其他相关系统进行对接，实现信息共享，如财务系统、库存管理系统、物资管理系统等。2.加强采购部门与需求部门、财务部门、审计部门等之间的信息沟通，及时传递采购相关信息，确保工作协同。八、监督与考核（一）内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度执行情况、采购流程合规性、采购项目效益性等。2.财务部门对采购资金使用情况进行监督，确保资金安全和合理使用。3.医院内部设立举报信箱和举报电话，接受员工对采购违规行为的举报，对举报内容进行调查核实，并及时处理。（二）外部监督1.接受政府采购监管部门的监督检查，配合做好相关工作。2.主动接受社会监督，及时公开采购信息，保障公众知情权。（三）考核评价1.建立采购工作考核评价机制，对采购部门、需求部门等相关部门和人