进一步规范行政管理制度

PAGE进一步规范行政管理制度一、总则（一）目的为加强公司行政管理，提高行政效率，确保公司各项工作有序开展，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本规范行政管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括各部门、分支机构及子公司。（三）基本原则1.合法性原则：行政管理制度的制定与执行必须符合国家法律法规及行业规范要求，确保公司运营活动合法合规。2.合理性原则：制度内容应充分考虑公司实际情况和管理需求，做到合理、科学、可行，避免过度繁琐或不合理的规定。3.规范性原则：各项行政管理制度应明确、具体，具有可操作性，对工作流程、职责权限等做出清晰界定，确保管理工作规范有序。4.公开性原则：行政管理制度应向全体员工公开，确保员工知晓并理解相关规定，以便自觉遵守和执行。5.动态性原则：随着公司发展、内外部环境变化，行政管理制度应适时进行修订和完善，以适应新的管理要求。二、行政组织与职责（一）行政部门设置公司设立行政管理部门，作为公司行政事务的归口管理部门，负责统筹协调公司行政工作。行政管理部门可根据工作需要下设若干职能岗位，如行政经理、行政专员、档案管理员、后勤保障员等。（二）行政部门职责1.制度建设与执行负责制定、修订和完善公司行政管理制度，并监督制度的贯彻执行情况。对违反行政管理制度的行为进行调查和处理，提出相应的整改措施和建议。2.综合协调负责协调公司内部各部门之间的工作关系，组织跨部门会议和活动，促进信息沟通与协作。协助公司领导处理日常行政事务，及时传达领导指示和工作要求，跟踪工作落实情况。3.文件管理负责公司各类文件、资料的收发、登记、传阅、归档和保管工作，确保文件资料的安全与完整。按照档案管理规定，定期对公司档案进行整理、分类、编目和数字化处理，方便查询和利用。4.会议管理负责公司各类会议的组织、安排和记录工作，包括会议通知的发送、会议场地的布置、会议设备的调试等。整理会议纪要，及时传达会议精神和决议，并跟踪会议决议的执行情况。5.行政管理负责公司办公区域的规划、分配和调整，合理安排办公资源，提高办公空间利用率。负责公司办公用品、设备的采购、发放和管理工作，建立健全办公用品台账，定期进行盘点和清理。负责公司车辆的调度、使用和维护管理，确保车辆安全运行，满足公司业务出行需求。负责公司环境卫生、绿化、安全保卫等后勤保障工作，营造良好的办公环境。6.对外联络负责公司与政府部门、行业协会、合作伙伴等外部机构的联络与沟通工作，维护公司良好的外部形象。协助公司领导处理对外事务，参与商务接待、公关活动等，为公司业务拓展提供支持。（三）其他部门行政职责各部门应指定专人负责本部门行政事务的管理，配合行政管理部门做好相关工作，具体职责如下：1.负责本部门文件资料的整理、归档和保管工作，定期向行政管理部门移交档案资料。2.按照公司行政管理制度要求，做好本部门办公用品的领用、使用和管理工作，合理控制费用支出。3.协助行政管理部门做好本部门办公区域的环境卫生、安全保卫等工作，保持良好的工作秩序。4.及时向行政管理部门反馈本部门行政工作中存在的问题和建议，积极配合行政管理部门改进工作。三、行政流程规范（一）文件管理流程1.文件起草与审核各部门根据工作需要起草文件，文件内容应符合法律法规、政策要求和公司实际情况，表述准确、清晰、简洁。文件起草完成后，由部门负责人进行审核，确保文件内容完整、逻辑严谨、格式规范。审核通过后，提交行政管理部门进行编号登记。2.文件编号与登记行政管理部门对提交的文件进行编号登记，建立文件编号台账，记录文件的名称、文号、起草部门、起草人、审核人、印发日期等信息。文件编号应遵循唯一性、系统性和规范性原则，便于文件的识别和管理。3.文件印发与传阅行政管理部门根据文件的性质和传阅范围，确定印发方式（如纸质印发、电子传阅等），并进行排版、校对和印刷。文件印发后，按照规定的传阅范围进行传阅，传阅人应在文件传阅单上签字确认，注明传阅时间。传阅过程中，如发现文件存在问题或需要补充说明的，应及时反馈给行政管理部门。4.文件归档与保管文件传阅完毕后，由行政管理部门负责将文件进行归档保管。归档文件应按照分类标准进行整理，确保文件排列有序、便于查找。行政管理部门应定期对归档文件进行检查和清理，对超过保管期限或已无保存价值的文件，按照规定程序进行销毁处理。（二）会议管理流程1.会议筹备会议主办部门提前填写《会议申请表》，明确会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程、会议所需资料等信息，提交行政管理部门审核。行政管理部门根据会议申请表内容，统筹安排会议场地、设备、餐饮等事宜，并协助会议主办部门准备会议资料。会议主办部门负责通知参会人员，确保参会人员提前了解会议相关信息，做好参会准备。通知方式可采用邮件、短信、电话等多种形式。2.会议组织与记录行政管理部门在会议开始前，负责组织参会人员签到，发放会议资料，并对会议设备进行调试，确保会议顺利进行。会议过程中，行政管理部门应安排专人负责会议记录，记录会议主要内容、讨论结果、决议事项等。会议记录应客观、准确、完整，字迹清晰，内容详实。3.会议纪要整理与发布会议结束后，行政管理部门应及时整理会议纪要，经会议主办部门负责人审核后，提交公司领导审批。会议纪要经领导审批后，由行政管理部门负责发布，传达会议精神和决议事项。会议纪要发布方式可采用邮件、内部公告等形式，确保相关人员及时知晓。4.会议决议跟踪与反馈会议主办部门负责跟踪会议决议的执行情况，定期向行政管理部门反馈执行进展。行政管理部门对会议决议执行情况进行监督检查，对执行过程中出现的问题及时协调解决。对于未能按时完成或执行存在困难的会议决议事项，会议主办部门应及时向公司领导汇报，并提出解决方案和建议，确保会议决议得到有效落实。（三）办公用品管理流程1.需求申报各部门根据工作需要，填写《办公用品需求申请表》，详细列出所需办公用品的名称、规格、数量、预计使用时间等信息，提交行政管理部门。行政管理部门对各部门提交的需求申请表进行汇总和审核，结合库存情况，合理确定办公用品的采购数量和采购时间。2.采购与入库行政管理部门根据审核后的需求申请表，按照公司采购管理规定，选择合格的供应商进行采购。采购过程中，应严格把控产品质量和价格，确保采购成本合理。办公用品到货后，行政管理部门负责组织验收，核对办公用品的名称、规格、数量、质量等是否与采购合同一致。验收合格后，办理入库手续，填写《办公用品入库单》，并将办公用品存放在指定仓库。3.领用与发放各部门指定专人凭《办公用品领用申请表》到行政管理部门领取办公用品。行政管理部门根据库存情况和领用申请表内容，进行发放，并在《办公用品领用申请表》上签字确认。领用人员应妥善保管领用的办公用品，不得随意浪费或转借他人。行政管理部门定期对各部门办公用品领用情况进行统计和分析，合理控制办公用品费用支出。4.库存盘点与清理行政管理部门定期对办公用品库存进行盘点，确保账实相符。盘点过程中，如发现库存短缺或损坏等情况，应及时查明原因，并进行相应处理。对于长期闲置、过期或已无使用价值的办公用品，行政管理部门应及时进行清理，按照规定程序进行报废处理。（四）车辆管理流程1.车辆调度各部门因工作需要使用车辆时，提前填写《车辆使用申请表》，注明用车时间、地点、事由、乘车人数等信息，提交行政管理部门。行政管理部门根据车辆使用申请表内容，结合车辆使用情况和驾驶员工作安排，进行车辆调度。调度原则上优先安排距离较近、时间较急的用车需求。行政管理部门将车辆调度结果通知用车部门和驾驶员，驾驶员根据通知要求按时出车，并做好出车前的准备工作，如检查车辆状况、清洁车内卫生等。2.车辆使用驾驶员在出车过程中，应严格遵守交通规则，确保行车安全。如因特殊情况需要改变行车路线或延长用车时间，应及时向行政管理部门报告，并说明原因。乘车人员应爱护车内设施，保持车内整洁卫生，不得在车内吸烟、乱扔垃圾等。乘车人员不得要求驾驶员违反交通规则或从事其他违规行为。3.车辆维护与保养行政管理部门负责制定车辆维护保养计划，定期安排驾驶员对车辆进行维护保养。维护保养内容包括车辆清洁、检查、维修、更换零部件等。驾驶员应按照维护保养计划要求，及时将车辆送到指定维修厂进行维护保养，并做好维修记录。维修费用经行政管理部门审核后，按照公司财务制度进行报销。行政管理部门定期对车辆维护保养情况进行检查和评估，确保车辆性能良好，安全运行。4.车辆费用管理车辆费用包括燃油费、维修费、保险费、年检费等。行政管理部门负责建立车辆费用台账，对各项费用进行详细记录和核算。车辆费用报销应严格按照公司财务制度执行，驾驶员凭有效票据和审批后的报销单到财务部门办理报销手续。行政管理部门定期对车辆费用进行统计分析，控制车辆费用支出。四、行政监督与考核（一）监督机制1.内部监督行政管理部门负责对公司行政管理制度的执行情况进行日常监督检查，定期对各部门行政工作进行抽查，及时发现和纠正存在的问题。各部门应加强对本部门行政工作的自我监督，定期对本部门行政管理制度执行情况进行自查自纠，发现问题及时整改，并向行政管理部门报告整改情况。2.员工监督鼓励全体员工对公司行政工作进行监督，如发现违反行政管理制度的行为或存在的问题，可向行政管理部门或公司领导反映。行政管理部门对员工反映的问题应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给员工。对于提出有效建议的员工，公司将给予适当奖励。（二）考核办法1.考核主体行政管理部门负责对各部门行政工作进行考核，考核结果作为部门绩效考核的重要组成部分。各部门负责人负责对本部门员工行政工作表现进行考核，考核结果与员工个人绩效挂钩。2.考核内容行政工作考核内容主要包括行政管理制度执行情况、工作任务完成情况、工作质量与效率、团队协作与沟通等方面。具体考核指标和评分标准由行政管理部门根据公司实际情况制定，并定期进行调整和完善。3.考核周期行政工作考核分为月度考核和年度考核。月度考核于每月末进行，主要对当月行政工作表现进行评价；年度考核于每年末进行，是对全年行政工作的综合考核。4.考核结果应用考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于考核结果优秀的部门和个人，公司将给予表彰和奖励；对