印章制作检验制度规范

PAGE印章制作检验制度规范一、总则（一）目的为加强公司印章制作与检验管理，确保印章制作质量符合法律法规及公司规定，维护公司合法权益，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司各类印章的制作、检验及相关管理活动。（三）基本原则1.合法性原则：印章制作与检验必须严格遵守国家法律法规及行业标准。2.规范性原则：印章制作流程、检验标准应规范统一，确保印章质量稳定可靠。3.保密性原则：印章制作过程中涉及的各类信息应严格保密，防止信息泄露。二、印章制作管理（一）印章种类及用途1.公司公章：用于公司对外的正式文件、合同协议、授权委托书等重要事项。2.法定代表人章：用于特定的公司文件签署或财务票据等。3.财务专用章：用于公司财务核算、资金收付等相关业务。4.合同专用章：专门用于签订各类合同协议。5.部门章：各部门根据工作需要刻制的印章，用于本部门内部文件、通知等。（二）印章制作申请1.各部门或个人因工作需要申请制作印章时，应填写《印章制作申请表》，详细说明印章名称、用途、使用范围等信息。2.申请表需经部门负责人审核签字，报公司分管领导审批同意后，提交至印章管理部门。（三）制作单位选择1.印章管理部门应选择具有合法资质、信誉良好的印章制作单位进行印章制作。2.对选定的制作单位，应与其签订制作合同，明确双方权利义务，包括印章制作规格、质量要求、交付时间、保密条款等。（四）制作过程监督1.印章管理部门应指定专人负责对印章制作过程进行监督，确保制作单位严格按照合同要求和相关标准进行制作。2.监督人员应定期到制作单位检查制作进度，查看制作工艺、材料使用等是否符合要求。三、印章检验标准（一）外观检验1.印章尺寸应符合国家规定或公司内部标准，误差不得超过允许范围。2.印章文字应清晰、端正、规范，不得有模糊、歪斜、缺笔少划等现象。3.印章图案、线条应完整、流畅，不得有断裂、变形等问题。4.印章颜色应均匀一致，无明显色差。（二）材质检验1.印章材质应符合设计要求，具备相应的硬度、耐磨性和耐腐蚀性。2.对使用的印油、印泥等材料，应检验其质量，确保与印章材质相适配，不影响印章的正常使用和保存。（三）防伪性能检验1.根据公司印章的重要程度和风险等级，设置相应的防伪措施，并对印章的防伪性能进行检验。例如，采用特殊的字体、暗记、防伪纹等。2.检验印章的防伪特征是否清晰可辨，是否具有足够的防伪强度，防止伪造和冒用。（四）功能检验1.在纸张或其他介质上进行盖章测试，检查印章印记是否清晰完整，是否能够准确反映印章的各项信息。2.测试印章在不同使用环境下（如不同纸张材质、不同温度湿度等）的盖章效果，确保印章功能正常。四、检验流程（一）初检1.印章制作完成后，制作单位应首先进行自检，确保印章外观、材质等基本符合要求。2.自检合格后，制作单位将印章及相关检验报告提交至公司印章管理部门。（二）抽检1.印章管理部门收到制作单位提交的印章后，随机抽取一定比例的印章进行检验。2.抽检人员按照检验标准对印章进行外观、材质、防伪性能等方面的检验，并填写《印章检验记录表》。（三）全面检验1.对于重要印章或抽检不合格的印章，印章管理部门应组织进行全面检验。2.全面检验应涵盖所有检验标准，确保印章质量完全符合要求。（四）检验结果判定1.检验人员根据检验标准对印章检验结果进行判定，分为合格、不合格两种情况。2.若印章检验合格，检验人员在《印章检验记录表》上签字确认，并出具《印章检验合格报告》。3.若印章检验不合格，检验人员应详细记录不合格情况，出具《印章检验不合格报告》，说明不合格原因，并要求制作单位限期整改或重新制作。五、检验记录与档案管理（一）检验记录1.每次印章检验过程中，检验人员应认真填写《印章检验记录表》，记录印章名称、制作单位、检验项目、检验结果、检验日期等信息。2.《印章检验记录表》应妥善保存，以备查阅。（二）档案管理1.印章管理部门应建立印章制作与检验档案，将印章制作申请表、制作合同、检验报告、检验记录等相关资料归档保存。2.档案应按照时间顺序或印章类别进行分类整理，便于查询和管理。3.印章档案的保存期限应符合公司档案管理规定，一般为长期保存。六、不合格印章处理（一）整改通知1.对于检验不合格的印章，印章管理部门应及时向制作单位发出《印章整改通知书》，明确指出不合格问题及整改要求。2.整改通知书应限定制作单位的整改期限，要求其在规定时间内完成整改并重新提交检验。（二）重新制作1.制作单位应按照整改通知书的要求，对不合格印章进行整改或重新制作。2.重新制作的印章应再次提交检验，直至检验合格为止。（三）责任追究1.若因制作单位原因导致印章多次检验不合格，给公司造成损失的，公司将根据合同约定追究制作单位的责任。2.对因印章制作与检验过程中存在违规行为导致重大风险或损失的相关责任人，公司将依法依规进行严肃处理。七、印章交付与使用管理（一）交付1.印章检验合格后，印章管理部门应及时通知制作单位办理交付手续。2.交付时，双方应填写《印章交付清单》，明确交付印章的名称、数量、规格等信息，并签字确认。（二）使用登记1.公司设立《印章使用登记簿》，对印章的使用情况进行详细登记。2.使用印章时，使用人应填写《印章使用申请表》，注明使用事项、使用时间、使用部门等信息，经部门负责人审核签字，报公司分管领导审批同意后，方可到印章管理部门领取印章使用。3.印章管理部门在印章使用后，应及时在《印章使用登记簿》上记录使用情况，并将印章收回妥善保管。（三）使用监督1.印章管理部门应定期对印章使用情况进行检查，确保印章使用符合规定用途和审批程序。2.对违规使用印章的行为，应及时制止并报告公司领导，依法依规追究相关人员责任。八、印章保管与维护（一）保管责任1.公司应明确印章保管责任人，负责印章的日常保管工作。保管责任人应具备高度的责任心和保密意识。2.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。（二）维护保养1.定期对印章进行维护保养，检查印章外观是否有损坏、变形等情况，及时清理印章表面的污垢和杂物。2.对印章的印油、印泥等进行定期更换，确保印章印记清晰。3.如发现印章存在质量问题或其他异常情况，应及时报告印章管理部门，并按照规定进行处理。九、印章停用与销毁（一）停用1.因公司机构变更、业务调整等原因，导致印章不再使用时，由使用部门提出印章停用申请，填写《印章停用申请表》。2.申请表经部门负责人审核签字，报公司分管领导审批同意后，印章管理部门负责办理印章停用手续。（二）封存1.印章停用后，印章管理部门应及时将印章进行封存，并在《印章管理台账》上注明停用日期、原因等信息。2.封存的印章应存放在专门的保管地点，与在用印章分开保管。（三）销毁1.对于已停用且无保存价值的印章，由印章管理部门提出销毁申请，填写《印章销毁申请表》。2.申请表应详细说明印章名称、停用时间、销毁原因等信息，经公司分管领导审批同意后，组织实施印章销毁。3.印章销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、熔化等，