物资出入库管理制度规范

PAGE物资出入库管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司物资出入库管理，规范物资出入库流程，确保物资安全、准确、高效地流转，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有物资的出入库管理，包括原材料、辅助材料、半成品、成品、设备、工具、办公用品等。（三）基本原则1.严格执行国家法律法规和行业标准，确保物资出入库管理合法合规。2.遵循准确、及时、安全的原则，保证物资数量准确、质量合格，出入库手续完备，物资安全无事故。3.实行归口管理、分工负责的原则，明确各部门在物资出入库管理中的职责，确保管理工作有序进行。二、职责分工（一）物资管理部门1.负责制定物资出入库管理制度和流程，并组织实施。2.负责物资出入库的日常管理工作，包括物资的验收、入库、存储、保管、发放等环节。3.负责建立物资台账，记录物资的出入库情况，定期进行盘点和对账，确保账物相符。4.负责对物资出入库过程中发现的问题进行处理，及时向上级领导汇报。（二）采购部门1.负责根据公司生产经营需求，编制物资采购计划，并组织采购。2.负责与供应商签订采购合同，明确物资的规格、数量、价格、交货期等条款。3.负责跟踪采购物资的到货情况，及时通知物资管理部门进行验收。（三）生产部门1.负责根据生产计划，向物资管理部门提出物资需求申请。2.负责对领用的物资进行合理使用和管理，确保物资的安全和完整。3.负责对生产过程中产生的废旧物资进行回收和处理。（四）质量检验部门1.负责对采购物资和生产过程中的物资进行质量检验，确保物资质量符合标准要求。2.负责出具质量检验报告，对不合格物资提出处理意见。（五）财务部门1.负责审核物资出入库凭证，确保凭证的真实性、合法性和完整性。2.负责根据物资出入库凭证进行账务处理，及时记录物资的增减变动情况。三、物资入库管理（一）入库申请1.采购部门根据采购合同和生产需求，提前向供应商发出到货通知，并及时将到货信息传递给物资管理部门。2.物资管理部门根据到货信息，安排仓库管理人员做好收货准备工作。3.生产部门根据生产计划，提前向物资管理部门提出物资需求申请，填写《物资需求申请表》，注明物资名称、规格、数量、需求时间等信息。（二）验收1.物资到货后，仓库管理人员应及时通知质量检验部门进行质量检验。2.质量检验部门按照相关标准和规定，对物资进行质量检验，出具质量检验报告。3.仓库管理人员根据质量检验报告，对物资的数量、规格、型号等进行核对，确保物资与采购合同一致。4.验收合格的物资方可办理入库手续，验收不合格的物资应及时通知采购部门与供应商协商处理。（三）入库手续1.仓库管理人员根据验收结果，填写《物资入库单》，注明物资名称、规格、数量、供应商名称、入库时间等信息。2.《物资入库单》一式三联，第一联仓库留存，第二联交采购部门，第三联交财务部门。3.仓库管理人员将验收合格的物资按照规定的存储方式进行存放，并做好标识。四、物资存储管理（一）存储规划1.物资管理部门根据物资的性质、用途、存储要求等因素，制定物资存储规划，合理划分仓库区域，设置不同的存储货位。2.对易燃易爆、有毒有害等危险物资，应设置专门的存储区域，并采取相应的安全防护措施。（二）库存盘点1.物资管理部门定期组织库存盘点，确保账物相符。2.库存盘点分为定期盘点和不定期盘点，定期盘点每月进行一次，不定期盘点根据实际情况随时进行。3.盘点结束后，仓库管理人员应填写《库存盘点表》，注明物资名称、规格、数量、实际库存数量、盘盈盘亏数量等信息。4.物资管理部门根据《库存盘点表》进行账实核对，对盘盈盘亏的物资进行分析和处理，并编制《库存盘点报告》。（三）库存安全1.仓库应配备必要的消防器材和安全设施，确保物资存储安全。2.仓库管理人员应定期检查消防器材和安全设施的完好情况，及时进行维护和更换。3.仓库应保持通风良好，温度、湿度适宜，防止物资受潮、变质、损坏。4.对贵重物资和危险物资，应加强管理，设置专人负责，严格执行出入库登记制度。五、物资发放管理（一）发放申请1.生产部门根据生产计划，向物资管理部门提出物资领用申请，填写《物资领用申请表》，注明物资名称、规格、数量、用途等信息。2.《物资领用申请表》应经部门负责人审核签字后，方可提交给物资管理部门。（二）发放审批1.物资管理部门根据生产部门的物资领用申请，进行审核和审批。2.对于限额领料的物资，物资管理部门应严格按照限额进行发放；对于超限额领料的物资，应经相关领导批准后方可发放。（三）发放手续1.物资管理部门根据审批后的《物资领用申请表》，开具《物资出库单》，注明物资名称、规格、数量、领用部门、领用时间等信息。2.《物资出库单》一式三联，第一联仓库留存，第二联交领用部门,第三联交财务部门。3.仓库管理人员根据《物资出库单》进行物资发放，并做好发放记录。六、物资退货管理（一）退货申请1.因质量问题、规格不符、多余物资等原因需要退货的，由采购部门或使用部门向供应商提出退货申请，填写《物资退货申请表》，注明退货物资名称、规格、数量、退货原因等信息。2.《物资退货申请表》应经部门负责人审核签字后，提交给采购部门。（二）退货审批1.采购部门根据退货申请，与供应商协商退货事宜，并报相关领导审批。2.经批准后的退货申请，采购部门应及时通知供应商安排退货。（三）退货手续1.仓库管理人员根据采购部门的通知，对退货物资进行清点和核对，确保退货物资与《物资退货申请表》一致。2.仓库管理人员填写《物资退货单》，注明退货物资名称、规格、数量、供应商名称、退货时间等信息。3.《物资退货单》一式三联，第一联仓库留存，第二联交采购部门，第三联交财务部门。4.退货物资经供应商验收合格后，采购部门应及时办理退款手续。七、废旧物资管理（一）废旧物资回收1.生产部门在生产过程中产生的废旧物资，应及时进行回收，并交物资管理部门统一管理。2.物资管理部门对回收的废旧物资进行分类、整理和登记，建立废旧物资台账。（二）废旧物资处理审批1.物资管理部门根据废旧物资的数量、质量、市场价格等因素，提出废旧物资处理方案，报相关领导审批。2.经批准后的废旧物资处理方案，物资管理部门应及时组织实施。（三）废旧物资处理1.物资管理部门通过招标、拍卖、协议转让等方式，将废旧物资出售给有资质的回收公司或企业。2.物资管理部门应与回收公司或企业签订废旧物资处理合同，明确双方的权利和义务。3.废旧物资处理后，物资管理部门应及时办理相关手续，并将处理结果报财务部门进行账务处理。八、物资出入库凭证管理（一）凭证种类物资出入库凭证包括《物资需求申请表》、《物资入库单》、《物资出库单》、《物资退货申请表》、《物资退货单》等。（二）凭证填写要求1.凭证应填写完整、准确、清晰，不得涂改、伪造。2.凭证上的物资名称、规格、数量、供应商名称、领用部门等信息应与实际情况一致。3.凭证应由相关责任人签字确认，确保凭证的真实性和合法性。（三）凭证保管1.物资管理部门应指定专人负责物资出入库凭证的保管工作，确保凭证的安全和完整。2.物资出入库凭证应按照时间顺序进行整理和归档，保存期限为[X]年。3.未经批准，任何人不得擅自查阅、销毁物资出入库凭证。九、监督检查与考核（一）监督检查1.公司内部审计部门定期对物资出入库管理情况进行监督检查，确保制度的执行和落实。2.物资管理部门应加强对物资出入库过程的日常监督检查，及时发现和纠正存在的问题。（二）考核1.公司建立物资出入库管理考核制度，对各部门和相