学校打印材料制度规范

PAGE学校打印材料制度规范一、总则（一）目的为了规范学校打印材料的管理，提高资源利用效率，保证打印质量，节约办公成本，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于学校内各部门、各班级以及全体教职员工和学生。（三）基本原则1.按需打印原则：根据实际工作和学习需要，合理安排打印任务，避免浪费。2.节约环保原则：倡导节约纸张、墨盒等资源，鼓励双面打印、电子文档优先等环保行为。3.规范操作原则：严格按照规定的流程和要求进行打印操作，确保打印质量和安全。二、打印申请与审批（一）申请流程1.教职员工：因工作需要打印材料时，应填写《学校打印申请表》，详细注明打印材料的名称、内容、数量、用途等信息。申请表可通过学校内部办公系统或指定的纸质表格领取。2.学生：如需打印学习资料等，可向所在班级的班委提出申请，由班委统一汇总后填写《学校打印申请表》，提交至学校打印室。（二）审批权限1.部门负责人：对于本部门教职员工的打印申请，由部门负责人进行审批。审批时应根据工作实际需求，严格把关，确保申请合理合规。2.辅导员：学生打印申请由辅导员进行审批。辅导员应了解学生打印材料的用途，对必要性进行审核。（三）特殊情况处理对于紧急且重要的打印任务，如上级部门临时交办的文件、教学急需的资料等，可在申请时注明“紧急”字样，经相关领导口头同意后，可优先安排打印，但事后需及时补办审批手续。三、打印材料的分类与管理（一）教学类1.教材：由学校教务处统一规划和采购，根据教学计划分发给各班级。教材的打印应严格按照教学大纲和教材版本要求进行，确保内容准确无误。2.教案：教师根据教学内容编写的教学方案，应按照学校规定的格式和要求进行打印。教案打印后，教师应妥善保管，以备教学检查和参考。3.试卷：考试试卷由教务处统一组织命题、排版和印刷。试卷的印刷应严格保密，防止泄题事件发生。印刷过程中，要安排专人负责监督，确保印刷质量。（二）行政类1.公文：学校各部门之间往来的文件、通知、报告等公文，应按照公文处理的规范流程进行起草、审核、签发和打印。公文的格式应符合国家相关标准和学校的规定，确保公文的严肃性和规范性。2.会议资料：根据会议安排需要打印的资料，如会议议程、发言稿、汇报材料等。会议资料的打印应提前准备，确保内容完整、准确，并按照会议要求的份数进行印刷。（三）学生类1.论文：学生撰写的课程论文、毕业论文等，应按照学校规定的格式和要求进行打印。论文打印前，学生应认真校对，确保论文内容的准确性和格式的规范性。2.作业：教师布置的作业，学生应按时完成并打印提交。作业的打印应清晰、工整，便于教师批改。（四）其他类1.宣传资料：学校开展各类活动、宣传工作需要的资料，如海报、宣传单页、宣传册等。宣传资料的设计和打印应注重内容的吸引力和视觉效果，同时要确保信息准确、合法。2.档案资料：学校各类档案的整理和打印，应按照档案管理的规定进行操作。档案资料的打印应保证字迹清晰、页面整洁，便于长期保存和查阅。四、打印设备与耗材管理（一）设备管理1.打印设备的配备：学校根据实际需求，合理配备打印设备，包括打印机、复印机、一体机等。设备的选型应综合考虑打印质量、速度、成本等因素。2.设备的维护与保养：建立打印设备的维护保养制度，定期对设备进行检查、维修和保养。设备出现故障时，应及时通知专业维修人员进行维修，确保设备正常运行。3.设备的使用培训：为了提高教职员工和学生的打印技能，学校应定期组织打印设备的使用培训，使操作人员熟悉设备性能和操作方法，正确使用设备。（二）耗材管理1.耗材的采购：打印耗材（如纸张、墨盒、硒鼓等）由学校指定的部门统一采购。采购时应选择质量可靠、价格合理的供应商，确保耗材的质量和供应稳定性。2.耗材的库存管理：建立耗材库存管理制度，对采购的耗材进行分类存放、登记入账。定期盘点库存，掌握耗材的使用情况和库存数量，避免积压和浪费。3.耗材的发放与使用：根据打印申请的数量和实际需求，由专人负责耗材的发放。发放时应做好记录，确保耗材的使用去向明确。同时，鼓励教职员工和学生合理使用耗材，如双面打印、按需使用等。五、打印流程与操作规范（一）提交申请申请人按照上述申请流程填写《学校打印申请表》，并提交至相应部门或人员进行审批。（二）排队等候打印室根据申请的先后顺序和紧急程度，安排打印任务。申请人需在打印室指定区域排队等候，不得插队或干扰打印室正常工作秩序。（三）打印操作1.打印前检查：打印人员在接到打印任务后，应首先检查申请材料的内容和格式是否符合要求，如有问题应及时与申请人沟通确认。2.打印设置：根据申请要求，合理设置打印页面、字体、字号、颜色、纸张大小、打印份数等参数。确保打印效果清晰、美观、符合要求。3.打印过程监控：在打印过程中，打印人员应密切关注打印机的运行状态，如出现卡纸、缺墨等故障，应及时处理。对于多页打印任务，要注意页码顺序，避免出现错页、漏页等情况。4.打印质量检查：打印完成后，打印人员应对打印材料进行质量检查。检查内容包括文字清晰度、图片完整性、页面排版等。如发现打印质量问题，应及时重新打印。（四）领取与签字确认申请人凭审批通过的《学校打印申请表》到打印室领取打印材料，并在领取登记表上签字确认。签字确认后方可将打印材料带走。六、费用结算与报销（一）费用结算1.内部结算：学校内部各部门之间的打印费用结算，由学校财务部门根据打印室提供的打印记录和收费标准进行核算。核算结果定期反馈给各部门，作为部门费用支出的依据。2.学生费用结算：学生打印费用的结算方式由学校另行规定。可根据实际情况，采取按学期统一结算、按班级汇总结算等方式，确保费用结算的准确和便捷。（二）报销流程1.教职员工：教职员工打印费用的报销，应按照学校财务报销制度的规定，填写报销凭证，附上打印申请表、发票等相关证明材料，经部门负责人审核签字后，提交至学校财务部门进行报销。2.学生：学生打印费用的报销，可根据学校的具体安排，由班级统一办理或学生个人按照规定流程进行报销。报销时需提供有效的报销凭证和相关证明材料。七、监督与检查（一）监督机制1.学校办公室：负责对学校打印材料制度规范的执行情况进行全面监督。定期检查各部门、各班级的打印申请记录、审批情况、打印质量等，发现问题及时督促整改。2.财务部门：对打印费用的结算和报销情况进行监督。审核报销凭证的真实性、合法性和完整性，确保费用支出合理合规。3.师生监督：鼓励全体教职员工和学生对违反打印材料制度规范的行为进行监督举报。对于举报属实的，给予一定的奖励。（二）检查内容1.申请与审批：检查打印申请表的填写是否完整、准确，审批流程是否规范，有无未经审批擅自打印的情况。2.打印质量：随机抽取打印材料，检查打印质量是否符合要求，有无字迹模糊、排版混乱、错页漏页等问题。3.耗材使用：查看耗材的库存管理记录和发放记录，检查耗材的使用是否合理，有无浪费现象。4.费用结算与报销：核对打印费用的结算情况和报销凭证，检查是否存在费用虚报、报销不规范等问题。（三）违规处理对于违反学校打印材料制度规范的行为，视情节轻重给予相应的处理：1.警告：对于初次违规且情节较轻的，给予警告批评，责令其立即改正。2.通报批评：对于多次违规或情节较为严重的，在全校范围内进行通报批评，并要求其作出书面检讨。3.经济处罚：对于因违规行为造成浪费或经济损失的，按照学校规定给予相应的经济处罚。4