资料阅览室制度规范标准

PAGE资料阅览室制度规范标准一、总则1.目的为了加强公司资料阅览室的管理，规范资料借阅、使用行为，确保资料的安全与完整，充分发挥资料阅览室在公司运营和发展中的作用，特制定本制度规范标准。2.适用范围本制度适用于公司全体员工及因工作需要进入资料阅览室的外部人员。3.基本原则资料阅览室的管理应遵循方便利用、严格管理、确保安全的原则，为公司员工提供优质、高效的资料查阅服务。二、阅览室管理职责1.管理部门公司行政部负责资料阅览室的日常管理工作，包括资料的收集、整理、归档、借阅登记等。2.管理人员职责管理人员应熟悉资料阅览室的各项规章制度，严格按照规定办理资料借阅、归还等手续。负责资料阅览室的环境维护，保持室内整洁、安静，为读者提供良好的阅读条件。定期对资料进行盘点和清查，确保资料的数量准确、质量完好。协助读者查找所需资料，解答读者在查阅资料过程中遇到的问题。三、资料收集与整理1.资料来源公司内部各部门形成的文件、报告、合同、报表等资料。外部购买的书籍、期刊、杂志、数据库等资料。员工个人捐赠的与公司业务相关的资料。2.收集要求各部门应及时将本部门产生的具有保存价值的资料整理后移交至资料阅览室。资料管理人员应根据公司业务发展需求，有针对性地收集外部资料，确保资料的全面性和实用性。对于收集到的资料，应进行认真核对，确保资料的准确性和完整性。3.整理方法按照资料的类别、年度、编号等进行分类整理，建立清晰的资料目录索引。对纸质资料进行装订、编页，对电子资料进行分类存储，并建立相应的电子文档索引。定期对资料进行更新和补充，确保资料的时效性。四、资料借阅规定1.借阅权限公司员工因工作需要可借阅资料阅览室的资料。外部人员因特殊原因需要借阅资料的须经公司相关部门负责人批准，并按照规定办理借阅手续。2.借阅流程员工借阅资料时，应填写《资料借阅申请表》，注明借阅资料的名称、数量、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，交资料阅览室管理人员办理借阅手续。外部人员借阅资料时，需提交单位介绍信及本人有效身份证件，填写《外部人员资料借阅申请表》，经公司相关部门负责人审核批准后，方可办理借阅手续。资料阅览室管理人员根据申请表内容，为借阅人员提供相应的资料，并进行借阅登记，记录借阅时间、借阅人姓名、部门、资料名称等信息。3.借阅期限一般资料的借阅期限为[X]天，如需延长借阅期限，应提前向资料阅览室管理人员提出申请，经批准后方可延期。重要资料或稀缺资料的借阅期限根据实际情况另行确定，最长不超过[X]天。4.借阅数量员工每次借阅资料的数量一般不超过[X]册（份），特殊情况需经资料阅览室管理人员批准。外部人员借阅资料的数量根据公司规定执行，原则上不超过[X]册（份）。五、资料使用规范1.阅读要求读者应在资料阅览室内阅读资料，保持室内安静，不得大声喧哗、接听手机等。爱护资料，不得在资料上涂改、圈划、批注、污损，如有损坏应照价赔偿。如需复印资料，应经资料阅览室管理人员同意，并按照规定办理复印手续。2.带出规定一般情况下，资料不得带出资料阅览室。如有特殊情况需要带出，须经资料阅览室管理人员批准，并办理相关手续。带出资料的借阅期限按照本制度第四条第3款执行，到期应及时归还。六、资料归还与盘点1.归还要求借阅人员应在规定的借阅期限内归还所借资料，如有特殊情况不能按时归还，应提前办理续借手续。归还资料时，借阅人员应将资料整理整齐，交资料阅览室管理人员进行验收。管理人员应认真核对资料的数量、完整性等，如发现资料有损坏、丢失等情况，应按照本制度相关规定进行处理。2.盘点制度资料阅览室管理人员应定期对资料进行盘点，每月至少进行一次全面盘点，确保资料的数量准确、存放位置正确。盘点过程中如发现账实不符等问题，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。同时，应填写《资料盘点表》，记录盘点情况。七、资料安全与保密1.安全管理资料阅览室内应配备必要的安全设施，如消防器材、防盗设备等，确保资料的安全。管理人员应定期对安全设施进行检查和维护，确保其正常运行。严禁在资料阅览室内吸烟、使用明火等，防止发生火灾事故。2.保密措施资料阅览室管理人员应对涉及公司商业秘密、技术秘密等资料严格保密，不得向无关人员透露。借阅人员应对所借阅的保密资料妥善保管，不得擅自复制、传播、泄露，如有违反，将依法追究其责任。对于因工作需要接触保密资料的人员，应签订保密协议，明确保密责任和义务。八、违规处理1.违规行为界定未按规定办理借阅手续擅自借阅资料。超过借阅期限未归还资料且未办理续借手续。在资料上涂改、圈划、批注、污损，或损坏、丢失资料。将资料带出资料阅览室未按规定办理相关手续。违反资料安全与保密规定。2.处理方式对于初次违规且情节较轻的员工，给予口头警告，并要求其立即改正。对于多次违规或情节严重的员工，将视情况给予通报批评、扣发绩效奖金、取消一定期限的资料借