规范性文件备案通报制度

PAGE规范性文件备案通报制度一、总则（一）目的为加强公司规范性文件管理，确保公司各项规章制度合法合规，维护公司正常运营秩序，保障公司和员工的合法权益，特制定本备案通报制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部制定的各类规范性文件，包括但不限于章程、规定、办法、细则、通知等涉及公司管理、业务流程、员工权益等方面的文件。（三）基本原则1.合法性原则：规范性文件的制定必须符合国家法律法规、政策要求以及公司的实际情况，不得与上位法相抵触。2.规范性原则：文件内容应明确、具体、严谨，逻辑清晰，具有可操作性，避免模糊不清或歧义性表述。3.统一管理原则：公司规范性文件实行统一归口管理，确保文件体系的一致性和协调性。4.及时备案原则：规范性文件一经发布，应及时按照本制度规定进行备案，以便进行有效的监督和管理。二、规范性文件的制定（一）制定主体1.公司董事会负责制定公司章程等涉及公司重大决策和治理结构的规范性文件。2.公司管理层负责制定公司日常运营管理的规范性文件，如各项管理制度、业务流程等。3.各部门根据职责范围，在权限内制定本部门相关的规范性文件，但需报公司管理层审核批准。（二）制定程序1.立项各部门或相关人员根据工作需要，提出规范性文件制定项目建议，填写《规范性文件立项申请表》，详细说明制定目的、依据、主要内容、涉及部门等信息。公司管理层对立项申请进行审核，确定是否立项。对立项的项目，明确责任部门和完成时间。2.起草责任部门按照立项要求，组织相关人员进行文件起草工作。起草人员应深入调研，广泛征求意见，确保文件内容符合实际情况和公司发展战略。起草过程中，应参考相关法律法规、政策文件以及行业标准，保证文件的合法性和规范性。同时，注重与公司现有规范性文件的衔接，避免出现冲突或重复规定。3.审核文件起草完成后，由责任部门提交至公司管理层进行审核。审核内容包括文件的合法性、规范性、合理性、可行性等方面。公司管理层可组织相关部门或专业人员进行会审，对文件提出修改意见和建议。责任部门根据审核意见进行修改完善，形成送审稿。4.签发送审稿经审核通过后，报公司董事长或总经理签发。重要规范性文件需经董事会审议通过后签发。签发后的规范性文件应明确发布日期、生效日期、实施范围等信息，并加盖公司公章。三、规范性文件的备案（一）备案部门公司规范性文件由综合管理部门负责统一备案。（二）备案时间规范性文件发布后[X]个工作日内，责任部门应将文件纸质版一式两份及电子版报送至综合管理部门备案。（三）备案内容备案文件应包括以下内容：1.文件正文：即规范性文件的完整文本。2.起草说明：阐述文件制定的背景、目的、依据、主要内容、起草过程以及与相关法律法规、政策文件和公司现有文件的衔接情况等。3.审核意见：记录公司管理层或会审过程中提出的审核意见及修改情况。4.签发文件：附上经董事长或总经理签发的文件原件。（四）备案流程1.责任部门将备案材料提交至综合管理部门。2.综合管理部门对备案材料进行形式审查，检查材料是否齐全、格式是否规范等。如材料不符合要求，通知责任部门补充完善。3.形式审查通过后，综合管理部门对备案文件进行编号登记，建立规范性文件备案台账。台账内容包括文件名称、文号、发布日期、生效日期、起草部门、备案日期等信息。4.综合管理部门将备案文件的一份存档，另一份返还责任部门留存，并定期对备案文件进行整理归档，以便查阅和管理。四、规范性文件的审查与清理（一）定期审查1.综合管理部门每年定期对公司已备案的规范性文件进行审查，审查内容包括文件的执行情况、是否符合法律法规和政策要求、是否适应公司发展需要等。2.审查可通过查阅文件执行记录、收集相关部门和员工反馈意见、对比法律法规和政策变化等方式进行。对于审查中发现的问题，及时提出处理建议。（二）专项审查1.根据国家法律法规、政策调整或公司重大决策、业务变革等情况，适时开展规范性文件专项审查。专项审查由综合管理部门牵头，组织相关部门和专业人员进行。2.专项审查重点关注与新法律法规、政策相关的规范性文件，以及对公司业务有重大影响的文件。审查结束后，形成专项审查报告，提出文件修订、废止或继续执行的建议。（三）清理1.根据审查结果，对规范性文件进行清理。对于不符合法律法规和政策要求、已过时或不再适用的文件，及时予以废止。2.对于部分内容需要修订的文件，由责任部门按照本制度规定的制定程序进行修订，并重新备案。3.清理工作完成后，综合管理部门应及时更新规范性文件备案台账，并向公司内部发布规范性文件清理结果通报。五、通报制度（一）通报主体综合管理部门负责对规范性文件备案情况及审查清理结果进行通报。（二）通报对象公司全体员工。（三）通报内容1.备案情况通报定期发布规范性文件备案目录，包括文件名称、文号、发布部门、发布日期等信息，使员工了解公司规范性文件的整体情况。对新备案的规范性文件进行简要介绍，说明文件的主要内容和适用范围，方便员工查阅和执行。2.审查清理结果通报公布规范性文件审查清理情况，包括废止的文件清单、修订的文件内容及依据等。对审查清理过程中发现的普遍性问题进行分析总结，提出改进措施和工作要求，提醒各部门和员工在今后工作中注意遵守法律法规和公司制度。（四）通报方式1.内部办公系统：通过公司内部办公系统发布通报信息，方便员工随时查阅。2.公告栏：在公司公告栏张贴通报文件，确保全体员工能够及时了解相关信息。3.会议传达：在公司定期召开的会议上，由综合管理部门负责人对通报内容进行传达和讲解，强调规范性文件管理的重要性和相关要求。六、监督与考核（一）监督机制1.公司设立规范性文件管理监督小组，由综合管理部门、法务部门及相关业务部门人员组成。监督小组负责对规范性文件的制定、备案、执行等情况进行日常监督检查。2.监督小组可通过不定期抽查、专项检查等方式，对各部门规范性文件管理工作进行监督。检查内容包括文件制定程序是否合规、备案是否及时准确、文件执行情况等。3.对于监督检查中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）考核措施1.将规范性文件管理工作纳入各部门绩效考核体系，考核内容包括文件制定质量、备案及时性、执行效果、审查清理工作完成情况等。2.对于在规范性文件管理工