关于规范礼仪礼品制度

PAGE关于规范礼仪礼品制度一、总则（一）目的为规范公司/组织的礼仪礼品管理，确保礼品使用的恰当性、合规性，提升公司形象，促进良好的商务合作与内部关系，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门、分支机构以及所有参与公司商务活动、社交活动的人员。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保礼仪礼品的采购、赠送、收受等行为合法合规。2.适度性原则：礼品的选择和赠送应根据活动性质、对象等因素适度进行，避免过度或不当的礼品行为。3.实用性原则：优先选择具有实用价值的礼品，以体现对受礼方的尊重和关怀，同时避免浪费。4.差异性原则：根据不同的活动场景、对象身份等，合理区分礼品档次和种类，体现差异化对待。二、礼品的分类与标准（一）商务礼品1.适用场景：用于公司与合作伙伴、客户之间的商务往来，如商务会议、合作洽谈、节日拜访等。2.礼品标准价值适中，一般控制在[X]元以内，避免因礼品价值过高引发利益输送嫌疑，过低则可能影响合作关系。礼品应与公司业务相关或具有一定文化内涵，能够展示公司的专业形象和企业文化。例如，可以是定制的办公用品（如高档笔记本、钢笔等）、具有特色的工艺礼品（如地方特色手工艺品）、高品质的茶叶或咖啡等。礼品上可适当印有公司标志、名称或宣传口号，但应简洁、美观，不影响礼品整体品质。（二）节日礼品1.适用场景：在重要节日（如春节、中秋节等）向合作伙伴、客户、员工等赠送。2.礼品标准对于合作伙伴和客户，节日礼品价值可根据合作规模和重要性进行适当调整，但总体应保持在合理范围内，一般不超过[X]元。礼品注重节日氛围和通用性，如传统节日食品礼盒、特色年货等。对于员工，节日礼品以表达公司关怀为主，注重实用性和温馨感。例如，可发放节日慰问金、实用的生活用品（如床上用品套装、厨房小家电等），价值控制在[X]元左右。（三）会议礼品1.适用场景：在公司组织的各类会议、培训活动中，为参会人员提供的礼品。2.礼品标准主要考虑与会议主题相关或具有纪念意义，方便携带和使用。如会议定制的笔记本、带有会议标志的U盘、小型的文化纪念品等。价值一般控制在[X]元以内，确保礼品既能体现会议特色，又不过度增加成本。（四）表彰奖励礼品1.适用场景：用于对公司内部表现优秀的员工、团队进行表彰和奖励。2.礼品标准根据表彰奖励的级别和类型确定礼品价值。对于重大奖项，礼品价值可适当提高，但应经过严格审批流程，确保公平公正。一般奖励礼品价值在[X]元至[X]元之间。礼品应具有较高的荣誉感和纪念价值，能够激励受奖人员继续保持优秀表现。例如，可以是荣誉证书、奖杯、高端电子产品、旅游奖励等。三、礼品的采购与管理（一）采购流程1.需求申请：各部门根据实际业务需要，填写礼品采购申请表，详细说明采购礼品的种类、数量、预计用途、预算金额等信息，并提交至行政部门或相关采购管理部门。2.审批：行政部门或采购管理部门对礼品采购申请进行审核，重点审查申请的合理性、预算的合规性等。对于超出预算范围或重大礼品采购项目，需提交公司管理层审批。3.采购执行：经审批通过后，采购部门按照既定的采购流程进行礼品采购。优先选择具有良好信誉、产品质量可靠的供应商，通过招标、询价、比价等方式确定最佳采购方案，确保采购成本合理、礼品质量符合要求。4.验收：礼品到货后，由行政部门或相关验收人员按照采购合同和质量标准进行验收。检查礼品的数量、规格、质量等是否与采购申请一致，对于不合格的礼品，及时与供应商沟通处理，要求退换货或采取其他补救措施。（二）库存管理1.设立专门的礼品仓库或存储区域，对采购入库的礼品进行分类存放、标识管理，确保礼品存放安全、有序，便于查找和盘点。2.建立礼品库存台账，详细记录礼品的出入库日期、种类、数量、规格、领用部门及人员等信息，定期进行库存盘点，保证账实相符。3.根据礼品的使用频率、有效期等因素，合理控制礼品库存水平，避免积压或缺货现象。对于长期积压或不再适用的礼品，及时清理并按照相关规定进行处理。（三）供应商管理1.建立供应商评估机制，定期对供应商的产品质量、价格水平、交货期、售后服务等方面进行评估和考核，根据评估结果调整合作策略，确保与优质供应商保持长期稳定合作关系。2.与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利义务、产品规格、价格条款、交货方式、售后服务等内容，保障公司在采购过程中的合法权益。3.加强与供应商的沟通与协调，及时反馈礼品使用过程中出现的问题，共同寻求解决方案，不断优化礼品采购工作。四、礼品的赠送与收受（一）赠送原则1.在赠送礼仪礼品时，应遵循真诚、尊重、适度的原则，确保礼品能够表达公司的友好意愿，增进与受礼方的良好关系。2.明确礼品赠送的对象、时机和场合，避免因不当赠送引发误解或不良影响。对于重要客户或合作伙伴，礼品赠送应提前规划，确保礼品的针对性和独特性。3.严格按照公司规定的礼品标准进行赠送，不得擅自提高礼品档次或价值，严禁借赠送礼品之名进行不正当利益输送。（二）赠送流程1.礼品准备：根据礼品赠送计划，由行政部门或相关负责人员从礼品库存中选取合适的礼品，并进行包装、标识等准备工作。2.礼品交接：对于需要亲自赠送的礼品，由相关业务人员或代表在规定时间内领取礼品，并办理交接手续，确保礼品数量、规格等准确无误。对于通过邮寄、快递等方式赠送的礼品，要做好寄件信息登记和跟踪，确保礼品安全送达。3.赠送记录：建立礼品赠送记录台账，详细记录礼品赠送的时间、对象、礼品名称、数量、价值等信息，以便于查询和统计分析。（三）收受管理1.对于公司收受的礼仪礼品，应按照规定进行登记和管理。行政部门或指定人员负责收受礼品，并及时填写礼品收受登记表，注明礼品来源、种类、数量、价值等信息。2.收受的礼品原则上应上交公司统一管理，根据礼品性质和公司实际需求，按照以下方式处理：对于具有较高纪念价值或与公司业务相关的礼品，可考虑在公司内部展示或收藏，作为企业文化建设的一部分。对于重复、过剩或不适用的礼品，经审批后可进行变卖、捐赠或按照其他合理方式处理，变卖所得款项应上缴公司财务部门。3.严禁公司员工私自收受礼品或利用职务之便索要礼品，如有违反规定的行为，一经查实，将按照公司相关规定严肃处理。五、监督与检查（一）监督机制1.公司设立专门的监督小组或指定相关部门负责对礼仪礼品制度的执行情况进行监督检查。监督小组应定期对礼品采购、赠送、收受等环节进行抽查，确保制度执行的严格性和规范性。2.加强内部审计监督，定期对公司礼仪礼品管理情况进行审计，审查礼品采购的合规性、预算执行情况、礼品使用效果等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）违规处理1.对于违反本制度规定的行为，如擅自更改礼品标准、违规采购礼品、私自收受礼品等，视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告、罚款、降职、辞退等。2.因违规行为给公司造成经济损失或不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任，并负责消除不良影响。构成违法犯罪的，依法移送司法机关处理。（三）信息公开与透明度1.定期向公司内部员工公开礼仪礼品制度的执行情况，包括礼品采购的金额、种类、赠送对象等信息，接受员工监督，增强制度执行的透明度。2.对于涉及重大礼品采购项目或重要商务活动中的礼品赠送情况，应在公司内部进行适当公示，确保员工了解公司礼品管理动态，促进制度的有效执行。六、附则（一）