超市折让使用规范与制度

PAGE超市折让使用规范与制度一、总则1.目的本规范与制度旨在确保超市折让活动的有序开展，规范折让行为，维护超市的正常运营秩序，保障消费者、供应商及超市各方的合法权益，促进超市业务的健康发展。2.适用范围本制度适用于超市内所有涉及折让的商品销售活动，包括但不限于促销折让、质量问题折让、供应商支持折让等各类形式的折让行为。3.基本原则合法性原则：折让活动必须符合国家法律法规及相关行业标准的要求，不得从事违法违规的折让行为。公平公正原则：折让政策应公平对待所有消费者和供应商，不得歧视或偏袒任何一方。透明公开原则：折让信息应及时、准确、全面地向消费者和供应商公开，确保各方知情权。诚实守信原则：超市及相关人员应诚实守信，严格履行折让承诺，不得欺诈或误导消费者和供应商。二、折让类型及定义1.促销折让为促进商品销售，在特定时间段内对商品进行价格折扣或给予其他优惠措施，如满减、买一送一等。2.质量问题折让因商品存在质量问题，超市给予消费者的价格折让或其他补偿方式，以解决质量纠纷。3.供应商支持折让供应商为支持超市销售活动，提供的价格折让、费用补贴等支持措施。三、折让申请与审批1.促销折让申请与审批申请流程业务部门根据市场情况和销售目标，提前制定促销折让方案，明确折让商品范围、折让幅度、折让时间等内容。将促销折让方案提交至财务部门进行成本核算和预算审核。财务部门审核通过后，方案提交至运营管理部门进行综合评估，运营管理部门重点评估方案对超市整体运营、库存管理、顾客体验等方面的影响。运营管理部门评估通过后，方案提交至超市管理层审批。审批标准促销折让方案应具有明确的销售目标和预期效果，能够有效促进商品销售，提升超市销售额和市场份额。折让幅度应合理，既要考虑市场竞争因素，又要确保超市的利润空间，不得过度折让导致亏损。折让商品范围应符合超市的商品策略和市场需求，避免对非重点促销商品进行不合理的折让。折让时间应选择在合适的销售节点，避免与其他重要活动冲突，确保折让效果最大化。2.质量问题折让申请与审批申请流程顾客发现商品存在质量问题后，向超市客服部门或相关销售区域提出质量问题反馈。客服部门或销售区域工作人员对质量问题进行初步核实，确认问题属实后，填写质量问题折让申请表，详细记录商品信息、质量问题描述、顾客要求等内容。将质量问题折让申请表提交至质量管理部门进行质量问题鉴定。质量管理部门根据相关标准和规定，对质量问题进行鉴定，出具鉴定报告。若质量问题属实，质量管理部门将鉴定报告提交至财务部门，财务部门根据鉴定结果和超市折让政策计算折让金额，并确定折让方式（如退款、换货、价格折让等）。财务部门审核通过后，折让申请提交至运营管理部门进行审批，运营管理部门审批通过后，通知客服部门或销售区域执行折让操作。审批标准质量问题必须经质量管理部门鉴定属实，且符合国家相关质量标准和超市内部质量要求。折让方式应根据质量问题的严重程度和顾客需求合理确定，确保顾客满意，同时维护超市利益。折让金额应严格按照超市折让政策执行，不得随意提高或降低折让标准。3.供应商支持折让申请与审批申请流程采购部门与供应商沟通协商，获取供应商支持折让的意向和方案。采购部门填写供应商支持折让申请表，详细说明折让原因、折让金额、折让期限等内容，并附上与供应商的沟通记录和折让方案。将供应商支持折让申请表提交至财务部门进行成本核算和财务风险评估。财务部门审核通过后，申请表提交至运营管理部门进行综合评估，运营管理部门重点评估折让对超市与供应商合作关系、商品采购成本、销售价格等方面的影响。运营管理部门评估通过后，申请表提交至超市管理层审批。审批标准供应商支持折让应基于双方合作的需要和共同利益，有助于提升超市商品采购优势和销售竞争力。折让金额和期限应合理，符合市场行情和双方合作预期，不得损害超市或供应商的长期利益。折让方案应明确、具体，具有可操作性，确保折让活动能够顺利实施。四、折让执行与操作1.促销折让执行业务部门根据审批通过的促销折让方案，及时调整商品价格系统和销售标签，确保消费者能够清晰看到折让后的价格。销售人员应熟悉促销折让方案内容，向顾客准确介绍折让信息和优惠措施，引导顾客购买。在促销折让期间，超市应加强对销售数据的监控和分析，及时评估折让效果，根据实际情况调整促销策略。2.质量问题折让执行客服部门或销售区域工作人员接到质量问题折让通知后，应及时与顾客取得联系，按照确定的折让方式为顾客办理折让手续。对于退款折让，应按照财务规定及时办理退款手续，确保退款金额准确无误地返还给顾客。对于换货折让，应及时为顾客更换符合质量标准的商品，并做好相关记录。在处理质量问题折让过程中，应妥善保存相关证据和记录，如质量问题鉴定报告复印件、顾客反馈记录、折让申请表等，以备后续查询和审计。3.供应商支持折让执行采购部门根据审批通过的供应商支持折让方案，与供应商签订相关协议或补充合同，明确折让的具体内容和执行方式。财务部门按照协议约定，及时与供应商进行账务核对和结算，确保折让金额准确支付或抵扣。在执行供应商支持折让过程中，应密切关注供应商的供货情况和商品质量，确保折让活动不影响超市的正常运营和商品供应。五、折让记录与档案管理1.折让记录要求超市应建立完善的折让记录制度，对每一笔折让业务进行详细记录。记录内容应包括折让类型、折让商品名称、规格、数量、折让原因、折让金额、折让时间、涉及顾客或供应商信息等。折让记录应采用电子和纸质两种方式保存，确保记录的准确性和完整性。电子记录应定期备份，防止数据丢失。记录人员应及时、准确地记录折让信息，不得漏记、错记或拖延记录。2.折让档案管理将折让记录按照时间顺序和折让类型进行分类整理，建立折让档案。折让档案应包括折让申请表、审批文件、相关鉴定报告、沟通记录、协议合同等资料。折让档案应妥善保管，保存期限根据相关法律法规和超市内部规定执行，一般不少于[X]年。建立折让档案查询和借阅制度，严格限制档案的查阅和借阅范围，确保档案信息的安全和保密。未经授权，任何人不得擅自查阅、复印或篡改折让档案。六、监督与检查1.内部监督超市内部审计部门定期对折让活动进行审计监督，检查折让申请、审批、执行等环节是否符合制度规定，折让记录是否真实、准确、完整。运营管理部门和财务部门应加强日常监督，对折让活动的效果进行跟踪评估，及时发现和纠正存在的问题。设立举报渠道，鼓励员工和顾客对违规折让行为进行举报，对举报信息进行及时调查和处理。2.外部监督接受政府相关部门、行业协会等外部机构的监督检查，积极配合提供有关折让活动的资料和信息。关注消费者和供应商的反馈意见，及时处理投诉和纠纷，不断改进折让管理工作，提高超市的服务质量和信誉度。七、违规处理1.对于超市员工违规行为的处理若员工在折让活动中存在违规操作，如擅自提高或降低折让幅度、隐瞒折让信息、虚假记录折让情况等，视情节轻重给予警告、罚款、降职、辞退等处理。因员工违规行为给超市造成经济损失的，应责令其赔偿相应损失。对于违规情节严重、构成犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任。2.对于供应商违规行为的处理若供应商在折让支持过程中存在欺诈、虚假承诺等违规行为，超市有权终止合作协议，要求供应商承担相应的法律责任，并追回已支付的折让款项或抵扣的货款。对供应商的违规行为进行记录，纳入供应商信用档案，在今后的合作中采取限制措施，如减少采购量、提高采购门槛等。3.对于消费者违规骗取折让行为的处理若发现消费者存在故意隐瞒商品真实情况、伪造质量问题等骗取折让的行为，超市有权拒绝其折让要求，并要求消