军工资料管理制度规范

PAGE军工资料管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司军工资料管理，确保军工资料的完整性、准确性、保密性和可追溯性，保障公司军工科研生产活动的顺利进行，依据国家相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内涉及军工资料管理的所有部门、岗位及人员，包括但不限于研发、生产、质量、销售、采购等环节。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规，确保军工资料管理活动合法合规。2.保密性原则：对涉及国家秘密、商业秘密的军工资料进行严格保密，防止信息泄露。3.完整性原则：保证军工资料的全面、系统、完整，涵盖从项目立项到交付验收的全过程。4.准确性原则：确保军工资料内容真实、准确，数据可靠，符合相关标准和要求。5.可追溯性原则：建立完善的资料管理流程和记录，使军工资料的形成、流转、使用等过程具有可追溯性。二、管理职责（一）公司管理层职责1.批准军工资料管理制度和相关规定，确保公司军工资料管理工作符合国家法律法规和行业标准要求。2.提供必要的资源支持，保障军工资料管理工作的顺利开展。3.监督军工资料管理工作的执行情况，对重大问题进行决策。（二）军工资料管理部门职责1.负责制定和修订军工资料管理制度、流程和规范，并组织实施。2.归口管理公司军工资料，建立资料档案库，对资料进行分类、编号、存储和保管。3.组织开展军工资料的收集、整理、审核、归档等工作，确保资料的完整性和准确性。4.负责军工资料的借阅、发放、回收等管理工作，严格执行保密规定。5.定期对军工资料管理工作进行检查和评估，提出改进措施和建议。6.配合公司内部和外部的审计、检查等工作，提供相关资料。（三）各部门职责1.负责本部门产生的军工资料的收集、整理和初步审核工作，并及时提交给军工资料管理部门。2.按照公司军工资料管理制度和流程，规范使用和保管本部门的军工资料。3.配合军工资料管理部门开展资料管理相关工作，如资料的借阅、清查等。（四）人员职责1.参与军工资料管理工作的所有人员，应严格遵守本制度，履行各自职责，确保军工资料管理工作的质量。2.对涉及国家秘密的军工资料，相关人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。三、军工资料的分类与编号（一）分类1.项目文件类：包括项目立项批复、可行性研究报告、项目计划、技术方案、设计图纸等。2.技术资料类：涵盖产品技术标准、工艺文件、检验规程、测试报告、技术总结等。3.质量资料类：如质量计划、质量检验记录、不合格品处理记录、质量审核报告等。4.生产管理资料类：包含生产计划、物料清单、生产记录、设备维护记录等。5.合同资料类：涉及军工产品销售合同、采购合同、技术协议等。6.保密资料类：包括保密制度、保密协议、密级文件等。（二）编号1.编号规则：军工资料编号采用统一的编码体系，由字母和数字组成，确保编号的唯一性和系统性。例如，项目文件类编号格式为PJ[项目编号][顺序号]，其中PJ为项目文件类标识，[项目编号]为具体项目编号，[顺序号]为该项目文件在本类别中的顺序编号。2.编号分配：军工资料管理部门负责按照编号规则对各类资料进行编号分配，并建立编号台账。四、军工资料的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确专人负责军工资料的收集工作，确保资料产生后及时收集，不得遗漏。2.收集的军工资料应完整、清晰，包括纸质文件、电子文档、图表等各种形式。3.对于外来的军工资料，如客户提供的技术要求、标准文件等，应进行登记并妥善保管。（二）整理要求1.收集到的军工资料应按照分类标准进行初步整理，去除重复、无效的资料。2.对纸质资料进行分类装订，编制目录，确保资料顺序清晰，便于查阅。3.电子文档应按照规范的命名规则进行命名，并存储在指定的文件夹中，建立相应的电子索引。五、军工资料的审核与归档（一）审核1.军工资料管理部门对收集整理后的资料进行审核，重点审核资料的完整性、准确性、规范性和保密性。2.对于涉及技术关键、质量控制、合同条款等重要内容的资料，应组织相关专业人员进行会审。3.审核过程中发现的问题，应及时反馈给资料产生部门进行整改，整改完成后重新提交审核。（二）归档1.经审核合格的军工资料，由军工资料管理部门按照编号顺序进行归档。2.纸质资料应存放在专用的档案柜中，按照类别和编号顺序排列，便于查找和借阅。3.电子文档应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，确保数据安全。六、军工资料的借阅与使用（一）借阅申请1.因工作需要借阅军工资料的人员，应填写《军工资料借阅申请表》，注明借阅资料的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。2.《军工资料借阅申请表》经所在部门负责人审批后，提交给军工资料管理部门。（二）借阅审批1.军工资料管理部门对借阅申请进行审核，根据资料的密级和重要性确定是否批准借阅。2.对于涉及国家秘密的军工资料，需经公司保密管理部门审批同意后方可借阅。3.借阅审批通过后，军工资料管理部门向借阅人员发放《军工资料借阅证》，并登记借阅资料的相关信息。（三）借阅期限1.一般军工资料的借阅期限为[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.涉及国家秘密的军工资料借阅期限严格按照保密规定执行，原则上不超过[X]个工作日。（四）借阅使用要求1.借阅人员应妥善保管借阅的军工资料，不得转借、复印、泄露资料内容。2.在借阅期限内，借阅人员应按时归还资料，如因特殊原因不能按时归还，应提前向军工资料管理部门说明情况。七、军工资料的保密管理（一）保密制度1.公司制定完善的军工资料保密制度，明确保密工作的方针、原则、范围、措施等内容。2.保密制度应涵盖军工资料从产生、存储、使用、流转到销毁的全过程管理。（二）保密教育1.定期组织公司员工参加军工资料保密教育培训，提高员工的保密意识和技能。2.对新入职员工、涉及军工资料管理的关键岗位人员进行专项保密培训，签订保密协议。（三）保密措施1.对涉及国家秘密的军工资料，采用加密存储、专人保管、限制访问等措施，确保资料安全。加密存储：对存储有涉密军工资料的电子设备和存储介质进行加密处理，设置高强度密码。专人保管：指定专人负责涉密军工资料的保管，保管人员应具备良好的保密意识和责任心。限制访问：严格控制涉密军工资料的访问权限，只有经过授权的人员才能访问。2.在办公区域设置专门的涉密资料存放区，配备必要的安全设施，如门禁系统、监控设备等。3.对涉及军工资料的计算机、网络等信息系统进行安全防护，安装防火墙、杀毒软件等，防止信息泄露。（四）保密监督与检查1.公司成立保密工作领导小组，定期对军工资料保密管理工作进行监督检查，发现问题及时整改。2.对违反保密制度的行为，按照公司规定进行严肃处理，情节严重的依法追究法律责任。八、军工资料的销毁（一）销毁条件1.军工资料已超过保存期限，且无继续保存价值的。2.因技术更新、项目结束等原因，相关军工资料不再使用且已备份的。3.涉密军工资料因保密期限届满或其他原因需要解密销毁的。（二）销毁申请1.资料产生部门或使用部门提出军工资料销毁申请，填写《军工资料销毁申请表》，注明销毁资料的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《军工资料销毁申请表》经所在部门负责人审核后，提交给军工资料管理部门。（三）销毁审批1.军工资料管理部门对销毁申请进行审核，核实资料的真实性和销毁必要性。2.根据资料的密级和重要性，报公司相关领导审批。对于涉及国家秘密的军工资料，需经公司保密管理部门批准后方可销毁。（四）销毁实施1.经审批同意销毁的军工资料，由军工资料管理部门组织实施销毁。2.销毁方式可采用焚烧、粉碎、电子数据擦除等方式，确保资料无法恢复。3.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息，并由参与人员签字确认。九、信息化管理（一）资料管理系统建设1.建立公司军工资料信息化管理系统，实现资料的电子化存储、检索、借阅、审批等功能。2.资料管理系统应具备完善的权限管理功能，根据人员岗位和职责设置不同的访问权限。（二）数据录入与维护1.军工资料管理部门负责将纸质资料和电子文档录入资料管理系统，确保数据的准确性和完整性。2.定期对资料管理系统中的数据进行维护和更新，删除过期、无效的数据，保证系统数据的时效性。（三）系统安全管理1.加强对资料管理系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等，防止外部非法入侵。2.定期对系统进行备份，备份数据存储在安全的位置，确保数据可恢复。3.制定系统应急处理预案，应对系统故障、数据丢失等突发事件，保障军工资料管理工作的正常开展。十、监督与考核（一）监督检查1.公司定期对军工资料管理工作进行监督检查，检查内容包括资料的收集、整理、归档、借阅、保密等环节。2.监督检查可采用内部自查、专项检查、交叉检查等方式进行，确保军工资料管理工作符合制度要求。（二）考核评价1.建立军工资料管理工作考核评价机制，对各部门和相关人员的资料管理工作进行量化考核。考核指标包括资料完整性、准确性、及时性、保密性等方面。考