门禁卡使用管理制度规范

PAGE门禁卡使用管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司/组织安全管理，规范门禁卡使用，保障公司/组织人员、财产安全，维护正常工作秩序，特制定本管理制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有员工、临时工作人员、访客以及与公司/组织有业务往来的相关人员。（三）基本原则1.安全第一原则：门禁卡使用管理以保障公司/组织安全为首要目标，确保人员和财产不受非法侵害。2.规范统一原则：门禁卡的发放、使用、回收等环节应遵循统一规范，确保管理的一致性和有效性。3.责任明确原则：明确门禁卡使用过程中各相关人员的职责，做到责任到人，便于监督和管理。二、门禁卡的种类及功能（一）员工卡1.发放对象：公司/组织正式员工。2.功能：用于员工正常出入办公区域、门禁区域等，具备身份识别功能，可开启相应权限的门禁通道。同时，员工卡还可作为公司内部消费的一种支付工具，如食堂就餐、内部超市购物等。（二）临时卡1.发放对象：因工作需要临时进入公司/组织的人员，如临时工作人员、短期合作人员等。2.功能：临时卡有效期根据实际情况设定，一般不超过[X]个工作日。临时卡仅具备进入指定区域的门禁功能，不得用于其他非门禁相关用途。（三）访客卡1.发放对象：前来公司/组织访问的外部人员。2.功能：访客卡由接待部门或人员负责申请和发放，访客需在接待人员陪同下进入公司/组织。访客卡仅在访客接待期间有效，离开时需交回。访客卡可开启指定的访客通道及接待区域门禁。三、门禁卡的申请与发放（一）员工卡1.新员工入职时，由人力资源部门负责将员工信息录入门禁系统，并通知行政部门统一制作员工卡。2.行政部门在收到人力资源部门通知后，[X]个工作日内完成员工卡的制作。制作完成后，由各部门负责人到行政部门领取本部门员工卡，并发放给员工本人。3.员工应妥善保管员工卡，如有遗失、损坏等情况，应及时向所在部门负责人报告，并到行政部门办理挂失、补办手续。挂失后，原卡失效，补办新卡需缴纳工本费[X]元。（二）临时卡1.临时工作人员或短期合作人员需使用临时卡时，由其所在部门负责人填写《临时卡申请表》，注明使用期限、使用人员姓名、身份证号码、访问区域等信息，并提交至行政部门审核。2.行政部门审核通过后，在[X]个工作日内制作临时卡，并通知申请部门负责人领取。申请部门负责人负责将临时卡发放给使用人员，并告知其使用规定和注意事项。3.临时卡使用期限届满或使用完毕后，申请部门负责人应及时将临时卡交回行政部门注销。如临时卡遗失，申请部门应承担相应责任，并负责向行政部门说明情况。（三）访客卡1.外部人员来访时，接待部门或人员应提前与访客沟通，了解来访目的、时间等信息，并填写《访客申请表》，注明访客姓名、身份证号码、联系电话、来访单位、来访时间、访问区域、接待人员等信息，提交至行政部门审核。2.行政部门审核通过后，在[X]个工作日内制作访客卡，并通知接待部门或人员领取。接待部门或人员应在访客到达前将访客卡准备好，并在访客到达时陪同其前往公司/组织指定入口办理登记手续。3.访客离开时，接待部门或人员应收回访客卡，并交回行政部门注销。如访客卡遗失，接待部门或人员应及时向行政部门报告，并协助行政部门做好相关处理工作。四．门禁卡的使用规定（一）员工卡1.员工应妥善保管员工卡，不得转借、冒用他人员工卡。2.员工在进入门禁区域时，应主动出示员工卡，接受门禁管理人员的检查和验证。如遇门禁系统故障或无法正常识别员工卡时，应积极配合门禁管理人员采取其他验证方式，如密码、指纹等。3.员工离职时，所在部门负责人应收回其员工卡，并交回行政部门统一注销。如员工未按规定交回员工卡，行政部门有权从其工资中扣除相应的工本费及因未交回员工卡可能产生的其他费用。（二）临时卡1.临时卡使用人员应严格按照申请批准的使用期限和访问区域使用临时卡，不得擅自扩大使用范围或延长使用期限。2.临时卡使用人员在进入门禁区域时，应主动出示临时卡，接受门禁管理人员的检查和验证。如遇临时卡遗失或损坏，应及时向所在部门负责人报告，并由所在部门负责人向行政部门说明情况，办理挂失、补办手续。3.临时卡使用期限届满或使用完毕后，使用人员应将临时卡交回所在部门负责人，由所在部门负责人统一交回行政部门注销。（三）访客卡1.访客应在接待人员陪同下进入公司/组织，不得单独行动。接待人员应全程负责访客的引导和管理，确保访客遵守公司/组织的各项规章制度。2.访客在进入门禁区域时，应主动出示访客卡，接受门禁管理人员的检查和验证。如遇访客卡遗失或损坏，接待人员应及时向行政部门报告，并协助行政部门做好相关处理工作。3.访客离开时，应将访客卡交回接待人员，由接待人员统一交回行政部门注销。如访客未按规定交回访客卡，接待人员应负责追回，并向行政部门说明情况。五、门禁卡的管理与维护（一）门禁系统管理1.行政部门负责门禁系统的日常管理和维护，确保门禁系统正常运行。定期对门禁系统进行检查、保养和维修，及时处理系统故障和异常情况。2.门禁系统管理人员应严格遵守门禁系统操作规程，不得擅自更改系统设置和参数。如需对门禁系统进行升级、改造等操作，应提前报经公司/组织相关领导批准，并做好相应的备份和测试工作。3.门禁系统管理人员应妥善保管门禁系统的密钥、密码等重要信息，不得泄露给无关人员。如发现密钥、密码等信息可能存在泄露风险时，应及时采取措施进行更换和处理。（二）门禁卡数据管理1.行政部门负责建立门禁卡使用档案，记录门禁卡的发放、使用、回收、挂失、补办等情况。门禁卡使用档案应妥善保存，以备查询和审计。2.门禁系统管理人员应定期对门禁卡数据进行备份，确保数据安全。如遇数据丢失或损坏等情况，应及时恢复数据，并做好相关记录。3.行政部门应根据公司/组织人员变动情况，及时更新门禁卡使用档案和门禁系统中的人员信息，确保门禁卡使用管理的准确性和有效性。（三）门禁卡安全管理1.门禁卡制作过程应保证卡片的安全性和保密性，防止卡片信息被泄露或伪造。2.门禁卡使用人员应妥善保管门禁卡，不得将门禁卡随意放置或借给他人使用。如发现门禁卡丢失或被盗，应立即向所在部门负责人报告，并到行政部门办理挂失手续。3.行政部门应加强对门禁卡制作、发放、使用等环节的安全管理，防止门禁卡被非法获取或使用。如发现门禁卡存在安全隐患或异常情况，应及时采取措施进行处理，并向上级领导报告。六、门禁卡违规处理（一）违规行为界定1.转借、冒用他人门禁卡进入公司/组织。2.使用过期或无效门禁卡进入公司/组织。3.未经批准擅自进入非授权区域。4.故意损坏门禁卡或门禁系统。5.协助他人违规使用门禁卡。6.其他违反门禁卡使用管理制度规范的行为。（二）处理措施1.对于首次违反门禁卡使用规定的员工，所在部门负责人应进行批评教育，并责令其写出书面检讨。2.对于多次违反门禁卡使用规定或情节严重的员工，公司/组织将视情节轻重给予警告、罚款、降职、辞退等处理。3.对于因转借、冒用他人门禁卡或协助他人违规使用门禁卡导致公司/组织安全事故或损失的，相关责任人应承担相应的法律责任和经济赔偿责任。4.对于临时卡