会议发言与讨论规范制度

会议发言与讨论规范制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国企业法》《优化营商环境条例》等相关法律法规，参照行业先进管理实践及集团母公司关于风险防控与合规治理的总体要求，结合企业内部管理实际需要，为规范会议发言与讨论行为，防控管理风险，提升决策科学性，特制定本制度。制度旨在通过明确发言权责、优化讨论流程、强化过程管控，确保会议活动符合企业战略目标，规避潜在风险，实现管理效能最大化。第二条本制度适用于企业全体员工，涵盖公司各部门、下属单位及所有涉及会议发言与讨论的业务场景，包括但不限于部门例会、专题研讨会、项目评审会、决策评审会、外部协调会等所有内部及外部组织的会议活动。第三条本制度下列术语定义如下：（一）“会议发言与讨论专项管理”指通过制度建设、流程优化、风险防控等手段，对会议发言主体资格、发言内容合规性、讨论过程规范性进行系统性管理，以保障会议决策质量与效率的活动。（二）“专项风险”指因发言权责不清、讨论程序缺失、信息不对称、违规干预等导致会议决策失误或引发管理纠纷的潜在风险。（三）“XX合规”指会议发言与讨论活动必须符合企业内部规章制度及外部法律法规要求，确保发言内容真实准确、讨论过程公开透明、决策结果合法有效。第四条会议发言与讨论专项管理应遵循以下核心原则：（一）“全面覆盖”原则，即管理范围覆盖所有会议活动，无死角、无例外；（二）“责任到人”原则，即明确各级主体权责，确保每项发言与讨论活动均有明确的责任人；（三）“风险导向”原则，即重点管控高风险环节，优先防范重大风险事件；（四）“持续改进”原则，即定期评估管理效果，动态优化制度流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司会议发言与讨论专项管理的第一责任人，对制度落实负总责；分管领导为直接责任人，负责组织协调、监督考核具体工作。第六条设立公司会议发言与讨论专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导任组长，各部门负责人、专责部门代表、下属单位代表组成。领导小组主要履行以下职能：（一）统筹制定、修订专项管理制度，审批重大议题；（二）协调解决跨部门、跨单位的发言与讨论争议；（三）监督评估制度执行效果，定期提交管理报告。第七条明确三类主体的管理职责：（一）牵头部门：由综合管理部担任，负责统筹专项管理制度建设、风险识别、监督考核、培训宣贯，定期组织制度执行情况检查；（二）专责部门：由合规管理部、风险管理部担任，负责专项领域的业务合规审核、流程优化、风险处置，提供专业咨询支持；（三）业务部门/下属单位：负责落实本领域专项管理要求，开展日常风险防控，确保发言内容真实、讨论过程规范。第八条基层执行岗的合规操作责任包括：（一）岗位合规承诺，签署《会议发言合规承诺书》；（二）风险主动上报，发现违规行为或潜在风险及时向专责部门报告；（三）严格执行发言纪律，不得传播未经核实的信息或干扰会议秩序。第三章专项管理重点内容与要求第九条议题提报环节管控：会议议题必须提前提交，经牵头部门审核通过后方可召开，禁止临时动议或未审批议题发言。提报材料需包含议题背景、目标、讨论方案及预期结论，确保议题科学合理。第十条发言资格审核：会议发言者必须与议题直接相关，无利害关系，严禁非授权人员插话或发表无关言论。重大决策议题需经领导小组审批发言资格，确保代表性。第十一条讨论流程规范：会议讨论应按既定议程进行，主持人控制发言时长，禁止垄断发言或打断他人发言，确保公平讨论。争议性议题需形成结论前不得终止会议。第十二条信息披露要求：会议发言内容涉及敏感信息时，必须履行审批程序，严格控制知悉范围，禁止外泄或不当传播。第十三条记录与存档规范：会议记录必须完整记录发言要点、讨论过程、结论及责任人，经主持人签字确认后归档，存档期限按档案管理规定执行。第十四条禁止性行为：严禁以下行为：（一）严禁借会议发言谋取私利或进行利益输送；（二）严禁未经审批泄露会议秘密或传播不实信息；（三）严禁干扰会议秩序或恶意攻击他人观点；（四）严禁利用会议讨论规避制度监管或决策程序。第十五条专项风险防控重点：（一）信息不对称风险，需通过前置调研确保发言者掌握完整信息；（二）决策失误风险，需通过多角度论证控制单一意见主导；（三）合规操作风险，需将合规要求嵌入发言与讨论环节；（四）外部干预风险，需建立隔离机制防止无关方影响会议结论。第四章专项管理运行机制第十六条制度动态更新机制：牵头部门每年联合专责部门评估制度执行情况，根据法规变化、业务调整及时修订，修订后报领导小组审批。第十七条风险识别预警机制：定期开展专项风险排查，对高风险议题实施分级管控，发布预警通知时需明确风险等级、防控措施及责任部门。第十八条合规审查机制：将专项审查嵌入以下关键节点：（一）会议召开前，牵头部门审核议题合规性；（二）会议发言时，主持人监督发言内容合法性；（三）会议决策后，专责部门抽查结果合规性；（四）未经审查不得实施重大决策议题。第十九条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门/下属单位牵头处置，专责部门监督；（二）重大风险由领导小组启动应急程序，明确责任协同及上报要求；（三）风险处置结果需经专责部门复核，确保整改到位。第二十条责任追究机制：界定违规情形及处罚标准：（一）轻微违规：通报批评、取消当次发言资格；（二）一般违规：扣减绩效考核分、纪律处分；（三）重大违规：解除劳动合同、移交司法机关。第二十一条评估改进机制：每年组织第三方机构开展专项评估，针对流程漏洞优化制度，评估结果与绩效考核挂钩。第五章专项管理保障措施第二十二条组织保障：各级领导须签署《会议发言与讨论专项管理责任书》，明确本层级推进责任，领导小组每季度召开例会督导落实。第二十三条考核激励机制：将专项合规情况纳入部门/个人年度考核，与绩效、评优直接挂钩，优秀案例予以表彰奖励。第二十四条培训宣传机制：分层级开展专项培训，如管理层合规履职培训、一线员工操作规范培训，培训覆盖率100%。第二十五条信息化支撑：通过会议管理系统实现流程自动化、风险实时监控，系统自动记录发言时长、内容关键词，异常情况自动预警。第二十六条文化建设：发布《会议发言合规手册》，签订合规承诺书，通过内部媒体宣传合规理念，营造全员参与氛围。第二十七条报告制度：明确风险事件、年度管理情况的上报流程：（一）风险事件须在24小时内上报专责部门，逐级上报至领导小组；（二）年度管理情况