输出资料规范化管理制度

PAGE输出资料规范化管理制度一、总则（一）目的为加强公司输出资料的规范化管理，提高资料质量，确保资料的准确性、完整性和一致性，便于资料的查阅、使用和存档，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在业务活动中产生的各类输出资料，包括但不限于文件、报告、合同、图纸、数据报表等。（三）基本原则1.合法性原则：输出资料必须符合国家法律法规和行业标准的要求。2.准确性原则：资料内容应真实、准确，数据可靠，避免出现错误或歧义。3.完整性原则：资料应涵盖相关业务活动的各个方面，不得遗漏重要信息。4.一致性原则：同类资料的格式、内容结构等应保持一致，便于管理和使用。5.规范性原则：资料的编写、排版、标识等应遵循统一的规范和标准。二、资料输出流程（一）资料起草1.各部门根据业务需求确定资料输出任务，并指定专人负责起草。2.起草人员应深入了解业务背景和要求，收集相关资料和数据，确保资料内容的准确性和完整性。3.资料起草应按照规定的格式和模板进行，内容应条理清晰、逻辑严谨、语言通顺。（二）审核1.资料起草完成后，应提交部门负责人进行审核。2.部门负责人应对资料的内容、格式、准确性等进行全面审核，提出修改意见并督促起草人员进行修改。3.对于重要资料或涉及多个部门的资料，应组织相关部门进行会审，确保资料的一致性和协调性。（三）审批1.审核通过的资料应提交公司领导进行审批。2.公司领导根据资料的性质和重要程度进行审批，签署审批意见。3.对于需要上报上级主管部门或其他外部机构的资料，应按照规定的程序进行审批后再行上报。（四）编号与登记1.审批通过的资料应进行编号和登记，建立资料台账。2.资料编号应遵循唯一性原则，便于资料的识别和查询。3.资料登记内容应包括资料名称、编号、起草部门、起草人、审核人、审批人、日期等。（五）排版与校对1.资料应按照规定的排版格式进行排版，确保版面整洁、美观。2.排版完成后，应进行严格的校对，避免出现错别字、标点符号错误、格式不一致等问题。3.校对工作应由专人负责，校对人员应认真细致，确保资料质量。（六）印刷与分发1.根据资料的使用需求，确定印刷数量和印刷方式。2.印刷过程中应严格控制质量，确保印刷清晰、装订牢固。3.资料印刷完成后，应按照规定的分发范围进行分发，并做好分发记录。三、资料格式规范（一）页面设置1.一般采用A4纸，页边距上、下、左、右均为2.5cm。2.页眉、页脚高度根据实际情况设置，一般页眉为1.5cm，页脚为1.75cm。（二）字体与字号1.标题一般采用二号黑体，加粗，居中排列。2.一级标题采用三号黑体，加粗，左对齐。3.二级标题采用三号宋体，加粗，左对齐。4.正文一般采用小四号宋体，行距为1.5倍行距。（三）段落格式1.每段开头应缩进2个字符。2.段落之间应保持适当的间距，避免过于紧凑或松散。（四）编号与列表1.编号应按照“一、（一）1.（1）”的顺序依次排列。2.列表分为无序列表和有序列表，无序列表采用“●”或“◆”等符号，有序列表采用阿拉伯数字加顿号。（五）图表格式1.图表应具有明确的标题，标题应位于图表上方，居中排列。2.图表编号应按照“图1”“表1”等顺序依次编排，编号与标题之间空一格。3.图表内容应清晰、准确，数据应注明来源。四、资料内容规范（一）准确性1.资料内容应真实可靠，数据准确无误。2.对于引用的资料和数据，应注明出处，确保可追溯性。（二）完整性1.资料应涵盖相关业务活动的各个方面，不得遗漏重要信息。2.对于需要说明的事项，应进行详细阐述，避免模糊不清。（三）一致性1.同类资料的内容结构、格式、术语等应保持一致。2.对于涉及多个部门或多个环节的资料，应确保各部分之间的协调统一。（四）规范性1.资料的编写应遵循国家法律法规、行业标准和公司内部规定。2.术语、符号、计量单位等应使用规范的表达方式。五、资料分类与归档（一）分类原则1.根据资料的性质、用途和来源进行分类。2.分类应科学合理，便于资料的管理和查询。（二）分类方法1.可分为行政管理类、业务管理类、技术文档类、财务审计类等。2.每大类下可进一步细分若干小类，如行政管理类可分为文件、会议纪要、规章制度等。（三）归档要求1.资料应定期进行归档，确保资料的完整性和安全性。2.归档资料应按照分类顺序进行整理，编制目录清单，便于查找。3.对于电子资料，应进行备份存储，并建立电子档案管理系统，实现资料的电子化管理。六、资料保密管理（一）保密范围1.涉及公司商业秘密、技术秘密、客户信息等敏感信息的资料。2.按照法律法规或合同约定需要保密的资料。（二）保密措施1.对保密资料进行标识，明确保密级别。2.限制保密资料的访问权限，只有经过授权的人员才能查阅和使用。3.在资料传输过程中，应采取加密等安全措施，防止信息泄露。4.对接触保密资料的人员进行保密培训，签订保密协议，明确保密责任。（三）保密期限根据资料的性质和重要程度确定保密期限，保密期限届满后，应按照规定进行解密或销毁。七、资料变更与修订（一）变更原因1.业务需求发生变化，需要对资料内容进行调整。2.法律法规、行业标准等发生更新，资料需要相应修订。3.发现资料存在错误或缺陷，需要进行更正。（二）变更流程1.提出变更申请，说明变更原因和内容。2.按照资料输出流程进行审核、审批。3.对变更后的资料进行编号、登记、排版、校对等工作。4.及时通知相关部门和人员，确保资料的一致性和有效性。（三）修订记录对资料的变更和修订情况进行详细记录，包括变更日期、变更内容、修订人等，以便追溯和查询。八、资料查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅资料的，应填写查阅申请表，经部门负责人批准后到资料管理部门查阅。2.查阅资料时应在指定地点进行，不得擅自将资料带出或转借他人。3.查阅人员应爱护资料，不得在资料上涂改、标记或损坏。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅资料的，应填写借阅申请表，注明借阅期限和用途，经部门负责人和公司领导批准后到资料管理部门办理借阅手续。2.借阅资料应按时归还，如需延期归还，应提前办理续借手续。3.借阅人员应对借阅资料的安全负责，不得擅自复印、传播或泄露资料内容。九、资料销毁（一）销毁原因1.资料已过保密期限或失去使用价值。2.资料存在错误或缺陷，无法进行修正。3.根据法律法规或公司规定需要销毁的资料。（二）销毁流程1.提出销毁申请，说明销毁原因和资料清单。2.经部门负