学校规范印章管理制度

PAGE学校规范印章管理制度一、总则（一）目的为加强学校印章管理，维护学校合法权益，保障学校各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各二级学院及附属单位在开展各类公务活动中涉及的印章使用与管理。（三）印章种类1.学校公章：代表学校的法定印章，用于学校对外的重要文件、合同、协议等的签署。2.学校党委印章：用于学校党委相关文件、决议等的发布。3.校长办公室印章：用于校长办公室职责范围内的文件、通知等的印发。4.部门印章：各职能部门、二级学院及附属单位根据工作需要刻制的印章，用于本部门业务范围内的文件、材料等的处理。5.专用印章：如财务专用章、招生专用章、学位专用章等，用于特定业务领域的相关文件签署。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.学校公章、党委印章由上级主管部门指定的刻章单位刻制。2.校长办公室印章、部门印章及专用印章由学校办公室统一审核，报学校领导批准后，到公安机关指定的刻章单位刻制。3.各部门、各二级学院及附属单位不得擅自刻制学校印章。（二）印章启用1.新刻制的印章启用前，需由学校办公室发布启用通知，明确启用日期、使用范围等。2.启用通知应在学校内部办公系统、公告栏等显著位置发布，同时抄送至相关部门和人员。3.印章启用后，原印章同时废止，废止印章应及时交回学校办公室封存或销毁。三、印章的保管（一）保管原则1.实行专人保管制度，确保印章安全。2.印章保管人员应具备高度的责任心，严格遵守印章管理规定。（二）保管职责1.学校公章、党委印章由学校办公室指定专人保管。2.校长办公室印章由校长办公室指定专人保管。3.部门印章及专用印章由各部门、各二级学院及附属单位指定专人保管。4.印章保管人员应妥善保管印章，不得随意放置，确保印章存放安全，防止印章被盗用、丢失或损坏。（三）保管要求1.印章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，并配备必要的防盗、防潮、防火等设施。2.印章保管人员因事离岗时，应将印章妥善交接给临时保管人员，并做好交接记录。临时保管人员应在规定时间内将印章交回原保管人员。3.印章保管人员不得将印章携带外出使用，确因工作需要携带外出的，必须经本部门负责人批准，并办理相关手续。四、印章的使用（一）使用范围1.学校公章主要用于学校对外的重要文件、合同、协议、介绍信、证明等的签署。2.学校党委印章主要用于学校党委相关文件、决议、通知等的发布。3.校长办公室印章主要用于校长办公室职责范围内的文件、通知、报告等的印发。4.部门印章主要用于本部门业务范围内的文件、材料、报表、信函等的处理。5.专用印章应严格按照规定的使用范围使用，不得超出授权范围使用。（二）使用流程1.用印申请：使用印章的部门或个人应填写《学校印章使用申请表》，详细说明用印事由、用印文件名称、用印份数等，并经本部门负责人审核签字。2.审核批准：根据用印事项的性质和审批权限，分别报学校领导或相关部门负责人审批。涉及学校重大事项、重要文件、合同协议等的用印，需经学校主要领导审批。一般文件、材料等的用印，由相关部门负责人审批。专用印章的使用，按照专用印章管理规定的审批流程执行。3.印章使用：印章保管人员凭经批准的《学校印章使用申请表》用印，并在用印登记簿上进行详细登记，登记内容包括用印日期、用印部门、用印文件名称、用印份数、批准人等。4.用印监督：用印过程中，印章保管人员应严格按照规定用印，确保印章使用规范、准确。对于重要文件或合同协议的用印，应进行现场监督，防止出现违规用印情况。（三）使用限制1.严禁在空白纸张、空白介绍信、空白合同等上加盖印章。2.未经批准，不得擅自扩大印章使用范围。3.印章使用应严格按照规定的审批流程进行，不得越级审批或简化审批程序。五、印章的停用与销毁（一）停用情形1.学校机构变动，印章名称变更或不再使用。2.印章损坏或遗失。3.根据工作需要，经学校研究决定停用的印章。（二）停用程序1.印章停用前，使用部门应及时通知相关部门和人员停止使用该印章。2.印章保管人员应将停用印章交回学校办公室，学校办公室负责统一封存。3.学校办公室发布印章停用通知，明确停用日期、印章名称等，并在学校内部办公系统、公告栏等显著位置发布。（三）销毁程序1.对于需要销毁的印章，由学校办公室会同相关部门进行鉴定，确认符合销毁条件后，填写《学校印章销毁申请表》。2.《学校印章销毁申请表》经学校领导批准后，由学校办公室指定专人负责销毁印章。3.印章销毁应采用粉碎、熔毁等方式进行，确保印章无法恢复使用。销毁过程应进行现场监督，并做好记录，记录内容包括销毁日期、销毁印章名称、销毁方式、监督人员等。4.销毁记录应妥善保存，以备查阅。六、印章管理的监督与检查（一）监督机制1.学校办公室负责对全校印章管理工作进行统一监督和指导。2.各部门、各二级学院及附属单位应定期对本部门印章管理情况进行自查，发现问题及时整改。（二）检查内容与方式1.检查内容包括印章管理制度的执行情况、印章保管情况、印章使用情况等。2.检查方式可采用定期检查与不定期抽查相结合的方式进行。定期检查每年至少进行一次，不定期抽查根据工作需要随时开展。3.检查过程中，检查人员应认真查阅相关文件、记录，实地查看印章保管情况，询问相关人员了解印章使用情况等。（三）违规处理1.对于违反印章管理制度的行为，学校将视情节轻重给予批评教育、责令改正、通报批评等处理。2.对于因违规使用印章给学校造成经济损