原料代码管理制度规范

PAGE原料代码管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司原料代码管理，确保原料信息的准确性、唯一性和可追溯性，提高公司生产运营效率，保障产品质量安全，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及原料采购、储存、使用、销售等环节中原料代码的管理工作，包括但不限于原材料、辅助材料、包装材料等。（三）基本原则1.准确性原则：原料代码应准确反映原料的基本信息、规格型号、来源等，确保代码与原料实际情况一一对应。2.唯一性原则：每一种原料都应具有唯一的代码，避免代码重复或混淆。3.可追溯性原则：通过原料代码能够方便快捷地追溯原料的采购、使用、库存等全过程信息。4.规范性原则：原料代码的编制、使用和管理应遵循统一的规范和标准，确保全公司代码体系的一致性。二、原料代码的编制规则（一）代码结构原料代码采用[X]位数字和字母组合的形式，具体结构如下：1.前[X]位：代表原料的类别，根据公司原料分类标准进行设定，例如：[类别1代码]：表示主要原材料[具体原料1代码]：如钢材类中的热轧钢板[具体原料2代码]：如钢材类中的冷轧钢板[类别2代码]：表示辅助材料[具体原料3代码]：如润滑油类中的发动机润滑油[具体原料4代码]：如润滑油类中的齿轮润滑油[类别3代码]：表示包装材料[具体原料5代码]：如纸箱类中的标准尺寸纸箱[具体原料6代码]：如塑料薄膜类中的聚乙烯薄膜2.中间[X]位：代表原料的规格型号，按照公司常用的规格型号进行编码，例如：[规格型号1代码]：如钢材的厚度为[具体厚度1]mm，宽度为[具体宽度1]mm[规格型号2代码]：如润滑油的粘度等级为[具体粘度等级2][规格型号3代码]：如纸箱的长度为[具体长度3]cm，宽度为[具体宽度3]cm，高度为[具体高度3]cm3.后[X]位：代表原料的批次或生产日期等信息，批次号按照公司内部规定的编号规则编制，例如：[批次1代码]：表示[具体年份1][具体月份1][具体日期1]生产的批次[批次2代码]：表示[具体年份2][具体月份2][具体日期2]生产的批次（二）编码示例以某型号的钢材为例，其原料代码为：[主要原材料类别代码][钢材规格型号代码][生产批次代码]，假设该钢材属于主要原材料类别中的热轧钢板，规格型号为厚度8mm、宽度1250mm，生产批次为2023年5月10日生产，则其代码为：[热轧钢板类别代码][8mm×1250mm规格型号代码][20230510批次代码]（三）代码更新1.当原料的类别、规格型号等发生重大变化时，应及时更新原料代码。2.对于新开发的原料，应在投入使用前按照本规则编制相应的原料代码。三、原料代码的申请与审批（一）申请流程1.采购部门在采购新原料前，应根据原料的类别、规格型号等信息，填写《原料代码申请单》，详细说明原料的基本情况。2.《原料代码申请单》应提交给质量管理部门进行初步审核，审核内容包括原料的质量标准、是否符合公司生产需求等。3.质量管理部门审核通过后，将《原料代码申请单》提交给代码管理部门。（二）审批流程1.代码管理部门收到《原料代码申请单》后，按照本制度的编制规则对申请的原料代码进行审核。2.审核无误后，代码管理部门负责人在《原料代码申请单》上签字批准，并赋予相应的原料代码。3.将批准后的《原料代码申请单》反馈给采购部门，采购部门根据批准的代码进行采购操作。四、原料代码的使用与维护（一）采购环节1.采购合同、订单等文件中应明确标注所采购原料的代码，确保供应商准确提供符合代码要求的原料。2.采购人员在接收原料时，应核对原料的实际情况与代码信息是否一致，如发现不符，应及时与供应商沟通解决。（二）储存环节1.仓库管理人员应根据原料代码对原料进行分类存放，确保不同代码的原料分开存储，便于识别和管理。2.在库存管理系统中，应准确录入原料的代码、数量、入库日期等信息，保证库存数据的准确性和可追溯性。（三）使用环节1.生产部门在领用原料时，应按照规定的代码进行领用，确保原料的正确使用。2.生产过程中，操作人员应严格按照原料代码对应的操作规程进行操作，保证产品质量的稳定性。（四）销售环节1.在产品销售过程中，应向客户明确产品所使用原料的代码信息，以便客户了解产品的成分和质量情况。2.对于涉及原料追溯的客户咨询，应能够根据原料代码快速准确地提供相关信息。（五）代码维护1.定期对原料代码进行检查和维护，确保代码的准确性和完整性。2.当发现代码使用过程中出现错误或不规范的情况时，应及时进行纠正和调整。3.随着公司业务的发展和原料种类的增加，适时对原料代码体系进行优化和完善。五、原料代码的追溯管理（一）追溯范围涵盖从原料采购到产品销售的全过程，包括原料的采购来源、生产厂家、批次信息、储存位置、使用情况、销售去向等。（二）追溯流程1.当需要进行原料追溯时，由相关部门提出追溯申请，说明追溯的原因和范围。2.代码管理部门根据申请，通过库存管理系统、采购记录、生产记录等数据源，利用原料代码进行信息查询和追溯。3.将追溯到的信息整理形成追溯报告，提供给相关部门进行分析和处理。（三）追溯记录保存1.建立完善的原料追溯记录档案，包括采购合同、入库单、领料单及生产过程中的各项记录等。2.追溯记录应按照规定的期限进行保存，保存期限不得低于[具体年限]年，以满足法律法规和公司内部管理的要求，并便于随时查阅。六、培训与监督（一）培训1.培训对象：涉及原料代码管理工作的采购人员、仓库管理人员、生产操作人员、质量管理人员、销售业务人员等。2.培训内容：原料代码管理制度规范、编制规则、申请审批流程、使用维护方法、追溯管理要求等。3.培训方式：定期组织集中培训、现场实操培训、线上培训等多种方式，确保相关人员熟悉并掌握原料代码管理的各项要求。（二）监督1.监督部门：质量管理部门负责对原料代码管理工作进行日常监督检查。2.监督内容：原料代码的申请、审批、使用、维护、追溯等环节是否符合本制度规范的要求。3.监督频率：定期进行全面检查，不定期进行抽查，发现问题及时督促整改。七、违规处理（一）违规行为界定1.未按照规定申请、审批原料代码，擅自使用无代码或错误代码的原料。2.在采购、储存、使用、销售等环节中故意隐瞒或篡改原料代码信息。3.不按照原料代码对应的操作规程进行操作，导致产品质量问题。4.拒绝配合原料代码追溯工作，或提供虚假追溯信息。（二）处理措施1.对于首次违规且情节较轻的，给予警告，并责令限期整改。2.对于多次违规或情节严重的，视情况给予罚款、降职、辞退等处理，并追究相关人员的责任。3.因违规行为给公司造成经