规范自建房各类台账制度

PAGE规范自建房各类台账制度一、总则（一）目的为加强公司/组织对自建房相关工作的管理，确保自建房建设活动符合法律法规及行业标准要求，保障人民群众生命财产安全，特制定本规范自建房各类台账制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内涉及自建房建设、管理、使用等相关活动的所有部门及人员。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家及地方关于自建房建设的法律法规、政策文件以及行业标准，确保自建房建设活动合法合规。2.全面覆盖原则对自建房建设的各个环节，包括规划审批、建设施工、竣工验收、使用管理等，建立完善的台账记录，实现全过程跟踪管理。3.真实准确原则台账记录应如实反映自建房建设活动的实际情况，数据准确、资料完整，确保台账信息的真实性和可靠性。4.动态更新原则随着自建房建设活动的推进，及时更新台账信息，保证台账与实际情况保持一致，为管理决策提供准确依据。二、台账分类及内容（一）规划审批台账1.基本信息记录自建房的项目名称、地址、建设单位/个人、联系电话等基本情况。2.规划审批文件详细登记自建房建设项目的规划审批文件编号、审批部门、审批时间、审批内容（包括占地面积、建筑面积、层数、建筑高度、户型结构等）。3.变更记录如自建房建设项目在规划审批后发生变更，应记录变更事项、变更原因、变更时间以及变更后的审批文件编号等信息。（二）建设施工台账1.施工单位信息记录参与自建房建设的施工单位名称、资质等级、法定代表人、联系电话等基本情况。2.施工合同登记自建房建设项目的施工合同编号、签订时间、合同金额、承包范围、工期要求等主要条款。3.施工进度记录按照施工阶段，详细记录自建房基础施工、主体施工、装饰装修施工等各阶段的开始时间、完成时间、施工质量情况、安全检查情况等信息。4.材料设备采购记录记录自建房建设过程中使用的主要建筑材料（如钢材、水泥、砂石等）和设备（如起重机、搅拌机等）的采购日期、供应商名称、规格型号、数量、质量证明文件编号等信息。（三）竣工验收台账1.验收申请记录自建房建设项目竣工验收申请时间、申请单位/个人、联系电话等信息。2.验收组成员登记参与自建房竣工验收的组成人员名单，包括建设单位、施工单位、设计单位、监理单位等相关人员的姓名、职务、联系电话。3.验收记录详细记录自建房竣工验收的时间、地点、验收内容（包括建筑工程质量、结构安全、消防安全等）、验收意见（合格、整改后合格、不合格）以及整改情况跟踪记录等信息。4.验收备案记录自建房竣工验收备案的时间、备案部门、备案文件编号等信息。（四）使用管理台账1.房屋使用情况记录自建房的使用性质（如居住、商用、办公等）、使用人姓名、联系电话、入住时间等信息。2.安全检查记录定期对自建房进行安全检查，记录检查时间、检查人员、检查内容（包括结构安全、电气安全、消防安全等）、发现的问题及处理情况等信息。3.维修维护记录记录自建房发生的维修维护事项、维修时间、维修内容（如屋面防水维修、墙体裂缝修复等）、维修费用、维修人员等信息。4.房屋改造记录如自建房使用过程中发生改造情况，应记录改造时间、改造内容（如加层、扩建、改变用途等）、改造方案审批情况、施工单位及改造后的验收情况等信息。三、台账建立流程（一）资料收集各部门及相关人员负责收集自建房建设、管理过程中的各类原始资料，包括文件、合同、报告、记录等，并按照台账分类要求进行整理。（二）信息录入指定专人负责将整理好的资料信息录入台账系统，确保录入信息准确无误。录入过程中应严格按照台账格式要求进行填写，不得随意更改或遗漏信息。（三）审核把关台账信息录入完成后，由部门负责人进行初审，重点审核信息的完整性、准确性和逻辑性。初审通过后，提交至公司/组织的管理部门进行终审，终审通过后方可正式建立台账。（四）存档保管台账审核通过后，应将相关资料原件及电子文档进行妥善存档保管，建立专门的档案管理制度，确保台账资料的安全、完整和可追溯。四、台账查阅与使用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要查阅自建房各类台账的，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到台账管理部门进行查阅。查阅申请表应注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.外部单位或人员因政府监管、司法调查等特殊原因需要查阅自建房台账的，须提供相关证明文件，并经公司/组织主管领导批准后，方可查阅。查阅过程中应安排专人陪同，确保查阅信息的安全和保密。（二）使用规定1.台账信息仅供内部管理、决策参考以及满足外部监管、司法调查等合法需求使用，严禁将台账信息泄露给无关人员或用于其他非法目的。2.使用台账信息时，应严格按照规定的查阅范围进行查阅，不得擅自扩大查阅内容或篡改台账信息。如需复制台账资料，应经台账管理部门同意，并按照规定的格式和数量进行复制。3.查阅人员应爱护台账资料，不得在台账资料上涂改、标记、损坏或遗失。查阅结束后，应及时将台账资料归还台账管理部门，并办理归还手续。五~六、台账的更新与维护、监督与考核（一）台账更新1.定期更新各部门应按照规定的时间周期（如每月、每季度等）对自建房各类台账进行更新维护，确保台账信息与实际情况保持一致。更新内容包括新增信息录入、变更信息修改、过期信息删除等。2.实时更新对于自建房建设、管理过程中发生的重大事项或紧急情况，如规划变更、安全事故等，应在事项发生后及时进行台账信息更新，确保台账信息的时效性和准确性。（二）维护管理1.数据备份定期对自建房台账数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并分别存储在不同的地点，以防止数据丢失。备份周期可根据实际情况确定，一般不少于每月一次。2.系统维护安排专人负责自建房台账管理系统的日常维护，定期检查系统运行情况，及时处理系统故障和数据异常问题。确保系统的稳定性、安全性和数据的完整性。3.档案整理定期对自建房台账相关档案资料进行整理归档，按照档案管理要求进行分类存放，便于查找和使用。同时，对档案资料进行定期检查，确保档案资料的质量和安全。（三）监督检查1.内部监督公司/组织的管理部门应定期对自建房各类台账的建立、更新、维护情况进行监督检查，确保台账制度的有效执行。检查内容包括台账信息的完整性、准确性、及时性，以及台账查阅、使用的规范性等。2.外部监督积极配合政府相关部门对自建房建设、管理情况的监督检查，及时提供准确、完整的台账资料。对于政府部门提出的整改意见，应认真落实整改，并将整改情况及时反馈给政府部门。（四）考核机制1.将自建房台账制度的执行情况纳入公司/组织内部绩效考核体系，对在台账管理工作中表现突