公司出纳报销规范制度

PAGE公司出纳报销规范制度一、总则1.目的为了加强公司财务管理，规范出纳报销流程，确保公司资金的安全、合理使用，提高财务工作效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工在日常工作中发生的各类费用报销。3.基本原则真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，能够准确反映经济业务的实际情况。合理性原则：报销费用应符合公司的相关规定和实际需要，不得虚报、滥报。及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，不得拖延。审批合规原则：报销必须经过规定的审批流程，确保审批环节的合规性。二、报销范围1.差旅费员工因公务出差发生的交通费用（飞机票、火车票、汽车票等）、住宿费用、餐饮补贴、市内交通费用等。出差标准应根据公司规定的职级和出差地区进行确定，具体标准另行制定。2.业务招待费因业务需要招待客户、合作伙伴等发生的餐饮费用、礼品费用等。业务招待费应严格控制，遵循必要性和适度性原则，报销时需注明招待对象、事由等详细信息。3.办公费购置办公用品、文具、纸张、墨盒、硒鼓等办公耗材的费用。办公设备的维修、保养费用。订阅报刊杂志、购买图书资料等费用。4.通讯费员工因工作需要发生的手机通讯费用、固定电话费用等。通讯费报销标准根据公司规定的职级进行确定，具体标准另行制定。5.运输费因业务需要运输货物发生的运输费用，包括运费、装卸费、保险费等。6.会议费组织召开会议发生的场地租赁费用、会议设备租赁费用、资料印刷费用、餐饮费用等。会议费报销时需提供会议通知、参会人员名单、费用明细等相关资料。7.培训费员工参加与工作相关的培训课程发生的培训费用，包括学费、教材费、住宿费、交通费等。培训费报销需提供培训通知、培训证书等相关证明材料。8.其他费用经公司批准的其他与工作相关的费用支出，如咨询费、审计费、诉讼费等。三、报销凭证要求1.发票报销必须取得合法有效的发票，发票应具备以下要素：发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额、发票专用章等。发票内容应与实际业务相符，不得开具虚假发票或与业务无关的发票。发票应加盖发票专用章，印章清晰、完整，不得加盖其他印章或无印章。2.收据对于确实无法取得发票的费用支出，可以使用收据报销，但收据必须是财政部门监制或税务部门监制的正规收据，并注明收款单位名称、地址、电话、收款项目、金额等信息。收据应加盖收款单位财务专用章或发票专用章，不得使用白条或自制收据报销。3.其他凭证除发票和收据外，其他报销凭证应具备真实性、合法性、有效性，如车票、机票、住宿发票、合同协议、审批文件等。报销凭证应字迹清晰、内容完整，不得涂改、挖补，如有错误应重新开具或更正，并加盖出具单位印章。四、报销流程1.费用发生员工在日常工作中发生费用支出时，应按照公司规定的标准和要求进行消费，并妥善保存相关报销凭证。2.填写报销单员工应根据费用发生情况，填写《费用报销单》，详细注明费用所属部门、报销日期、报销事由、金额、附件张数等信息。报销单应使用黑色或蓝色中性笔填写，字迹工整、清晰，不得使用铅笔或圆珠笔填写。3.粘贴附件将相关报销凭证按照费用类别和时间顺序整齐粘贴在《费用报销单》背面，确保凭证排列有序、易于查看。粘贴凭证时应使用胶水或胶棒，不得使用订书钉或回形针，以免损坏凭证。4.部门负责人审批报销人将填写完整并粘贴好附件的《费用报销单》提交给所在部门负责人进行审批。部门负责人应根据公司规定和实际情况，对报销费用的真实性与合理性进行审核，如认为报销内容不符合规定，应在报销单上注明原因并拒绝审批。5.财务审核部门负责人审批通过后，报销人将《费用报销单》提交给财务部门进行审核。财务人员应重点审核报销凭证的真实性、合法性、有效性，报销金额是否符合公司规定的标准，报销流程是否合规等。如发现问题，财务人员应及时与报销人沟通，要求其补充或更正相关信息，直至审核通过。6.总经理审批对于金额较大或特殊的费用报销，需经总经理审批。总经理应根据公司的财务状况、业务需求等因素，对报销事项进行综合考虑，做出审批决定。7.出纳付款经总经理审批通过后，财务人员将报销金额支付给出纳。出纳应根据审批后的报销单，按照公司的财务制度和支付流程，及时、准确地将款项支付给报销人。付款方式可采用现金支付、银行转账等方式，具体支付方式根据公司规定和实际情况确定。五、报销时间规定1.员工应在费用发生后的[X]个工作日内办理报销手续，逾期未办理的，财务部门有权拒绝受理。2.每月[具体日期]为集中报销时间，员工应在集中报销时间内将当月的报销单据提交给财务部门。如遇特殊情况需要提前或推迟报销的，应提前向财务部门说明原因并获得批准。六、报销标准1.差旅费标准交通费用：根据职级和出差地区的不同，规定不同的交通乘坐标准，如飞机经济舱、火车软卧/硬卧/硬座、高铁二等座/一等座/商务座等，具体标准如下：职级[X]：出差地区[具体地区1]，可乘坐飞机经济舱；出差地区[具体地区2]，可乘坐火车软卧；出差地区[具体地区3]，可乘坐高铁二等座。……住宿费用：按照出差地区的经济水平和城市级别，划分不同的住宿标准，如一线城市[X]元/晚，二线城市[X]元/晚，三线城市[X]元/晚等，具体标准另行制定。餐饮补贴：根据出差天数和地区，给予相应的餐饮补贴，如一线城市[X]元/天，二线城市[X]元/天，三线城市[X]元/天等，具体标准另行制定。市内交通费用：根据实际情况，给予一定的市内交通补贴，如每天[X]元。2.业务招待费标准业务招待费应严格控制在公司规定的预算范围内，招待费用不得超过当年销售（营业）收入的[X]%。单次招待费用超过[X]元的，需提前向总经理申请并获得批准。招待客户时应根据实际情况合理安排餐饮和礼品，不得铺张浪费。3.办公费标准办公用品应按照公司的实际需求进行采购，不得随意购置。办公耗材的采购应选择质量可靠、价格合理的供应商，采购金额较大的应进行招标或询价。办公设备的维修、保养费用应根据设备的使用情况和维修保养计划进行安排，确保设备正常运行。4.通讯费标准通讯费报销标准根据职级进行确定，具体标准如下：职级[X]：每月报销上限为[X]元。……员工应根据实际发生的通讯费用进行报销，不得虚报、多报。如因工作需要更换手机号码或通讯套餐，应及时向财务部门报备。七、借款管理1.员工因工作需要借款的，应填写《借款单》，注明借款金额、借款事由、预计还款日期等信息。2.《借款单》应按照报销流程进行审批，经部门负责人、财务审核、总经理审批后，方可办理借款手续。3.借款金额应根据实际工作需要合理确定，不得随意借款。借款期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借款期限的，应提前向财务部门说明原因并获得批准。4.员工应在借款到期后及时归还借款，如未能按时归还，财务部门将从其工资中扣除借