印章加盖制度规范标准

PAGE印章加盖制度规范标准一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章加盖行为，维护公司合法权益，特制定本制度规范标准。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在与公司经营管理活动相关的各类文件、合同、协议、报表、证明等材料上加盖印章的行为。（三）印章种类及定义1.公司公章：代表公司对外行使权力的正式印章，具有最高法律效力。2.法定代表人章：由法定代表人个人使用的印章，用于特定的个人授权事项。3.财务专用章：专门用于公司财务核算、资金收付等财务业务的印章。4.合同专用章：用于签订各类合同、协议等经济业务文件的印章。5.部门章：各部门根据工作需要自行刻制的印章，用于部门内部文件、通知等的发布。（四）基本原则1.依法合规原则：印章加盖行为必须严格遵守国家法律法规和行业标准，确保公司行为合法有效。2.授权审批原则：未经授权，任何人不得擅自加盖印章；印章加盖必须经过规定的审批流程。3.专人专管原则：指定专人负责印章的保管和使用，确保印章安全。4.登记备案原则：对印章的使用情况进行详细登记备案，便于查询和追溯。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司各类印章的刻制均需由行政部门统一办理。行政部门应根据公司实际需要，填写印章刻制申请表，明确印章种类、名称、规格等信息，报公司法定代表人审批。2.经法定代表人批准后，行政部门应选择具有合法资质的印章制作单位进行刻制。印章制作单位应按照国家相关规定和公司要求制作印章，确保印章质量和安全性。3.印章刻制完成后，行政部门应及时将印章移交专人保管，并办理交接手续。交接双方应在印章交接登记表上签字确认，注明印章名称、规格、数量、交接时间等信息。（二）印章启用1.新印章启用前，行政部门应填写印章启用申请表，详细说明印章启用的日期、用途、使用范围等信息，报公司法定代表人审批。2.经法定代表人批准后，行政部门应发布印章启用通知，明确印章启用的相关事宜，并将印章启用通知发送至公司各部门及相关人员。3.印章启用后，行政部门应将印章启用申请表、印章启用通知等相关文件资料进行归档保存，以备查阅。三、印章的保管（一）保管人员1.公司公章：由公司法定代表人指定专人保管，保管人员应具备较高的政治素质和责任心，熟悉公司业务流程和印章管理规定。2.法定代表人章：由法定代表人本人或其授权的专人保管。3.财务专用章：由公司财务部门指定专人保管，保管人员应具备专业的财务知识和技能，熟悉财务印章管理规定。4.合同专用章：由公司合同管理部门指定专人保管，保管人员应熟悉合同签订流程和印章管理规定。5.部门章：由各部门负责人指定专人保管，保管人员应熟悉部门业务和印章管理规定。（二）保管要求1.印章应妥善保管在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.印章保管人员应严格遵守印章保管制度，不得擅自将印章交予他人使用或带出保管场所。3.印章保管人员应定期对印章进行检查和维护，确保印章清晰、完整、无损坏。如发现印章有损坏或丢失等情况，应及时报告公司领导，并采取相应的措施进行处理。4.印章保管人员因工作变动等原因需要交接印章时，应办理严格的交接手续。交接双方应在印章交接登记表上签字确认，注明印章名称、规格、数量、交接时间、交接原因等信息，并由监交人签字见证。四、印章的使用（一）使用范围1.公司公章：用于公司对外签订合同、协议、文件、报表等重要事项，以及代表公司办理各类行政审批、登记备案等手续。2.法定代表人章：用于法定代表人个人授权的特定事项，如签署个人文件、授权委托书等。3.财务专用章：用于公司财务核算、资金收付、开具发票等财务业务。4.合同专用章：用于签订各类合同、协议等经济业务文件。5.部门章：用于部门内部文件、通知、报告等的发布，以及部门与其他部门之间的一般性业务往来。（二）使用流程1.申请：使用印章的部门或个人应填写印章使用申请表，详细说明印章使用的事由、文件名称、文号（如有）、盖章份数、盖章时间等信息，并附上相关文件资料。2.审批：印章使用申请表应按照公司规定的审批流程进行审批。一般情况下，部门内部使用的印章由部门负责人审批；涉及公司重要事项或对外签订合同、协议等文件的印章，需经公司法定代表人或其授权的领导审批。3.盖章：经审批同意后，印章保管人员应按照申请表上的要求，在指定的文件位置加盖印章，并确保印章清晰、端正、完整。盖章后，印章保管人员应在印章使用登记表上记录盖章时间、盖章文件名称、盖章份数等信息，并由申请人签字确认。4.文件存档：印章使用完毕后，申请人应及时将盖章后的文件资料进行整理归档，以备查阅。（三）特殊情况处理1.紧急情况：如遇紧急情况需要立即加盖印章，但无法按照正常审批流程进行审批时，印章保管人员应及时向公司相关领导报告，并在得到领导口头同意后，先行加盖印章。事后，申请人应及时补办审批手续，并将相关情况记录在案。2.异地盖章：因工作需要在异地加盖印章时，申请人应提前与印章保管人员沟通协调，并按照公司规定的审批流程进行审批。审批通过后，印章保管人员可通过邮寄、专人送达等方式将印章交予申请人或指定的代理人，由其在异地加盖印章。印章使用完毕后，申请人应及时将盖章后的文件资料及印章交回公司，并办理相关交接手续。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司名称变更、业务调整、印章损坏等原因，需要停用印章时，由行政部门填写印章停用申请表，详细说明停用原因、停用日期等信息，报公司法定代表人审批。2.经法定代表人批准后，行政部门应发布印章停用通知，明确印章停用的相关事宜，并将印章停用通知发送至公司各部门及相关人员。3.印章停用后，保管人员应立即将印章收回，并妥善保管，不得再行使用。（二）销毁1.对于停用的印章，行政部门应按照公司规定的程序进行销毁。一般情况下，由行政部门会同审计部门等相关人员对印章进行鉴定，确认印章已无使用价值后，填写印章销毁申请表，报公司法定代表人审批。2.经法定代表人批准后，行政部门应选择具有合法资质的销毁单位进行印章销毁。销毁单位应按照国家相关规定和公司要求，对印章进行粉碎、熔化等处理，确保印章彻底销毁。3.印章销毁过程中，行政部门应安排专人进行监督，并在印章销毁登记表上记录销毁时间、销毁单位、销毁方式、印章名称、规格、数量等信息。销毁完成后，监督人员、销毁单位人员及行政部门相关人员应在印章销毁登记表上签字确认。4.印章销毁后，行政部门应将印章销毁申请表、印章销毁登记表等相关文件资料进行归档保存，以备查阅。六、监督与检查（一）监督部门公司设立专门的印章管理监督小组，由公司行政部门、审计部门、法务部门等相关人员组成。监督小组负责对公司印章管理情况进行定期检查和不定期抽查，确保印章管理制度的严格执行。（二）检查内容1.印章保管情况：检查印章保管场所是否安全可靠，保管人员是否严格遵守印章保管制度。2.印章使用情况：检查印章使用申请表、审批流程是否规范，印章使用登记表记录是否完整准确。3.印章刻制与启用情况：检查印章刻制是否符合规定，启用手续是否齐全。4.印章停用与销毁情况：检查印章停用、销毁程序是否合规，相关文件资料是否归档保存。（三）违规处理1.对于违反印章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。2