局会议管理制度及规范

PAGE局会议管理制度及规范一、总则（一）目的为了规范局会议管理，提高会议效率，确保会议决策的科学性和执行的有效性，特制定本管理制度及规范。（二）适用范围本制度适用于局内各类会议，包括但不限于局务会、专题会、工作协调会、业务培训会等。（三）会议原则1.精简高效原则：严格控制会议数量、规模和时间，提高会议质量，避免形式主义。2.实事求是原则：会议内容应真实、准确、客观，注重解决实际问题。3.民主集中原则：充分发扬民主，广泛听取意见，按照少数服从多数的原则进行决策。4.责任落实原则：明确会议决策事项的责任主体，确保决策得到有效执行。二、会议组织与安排（一）会议发起1.发起部门：各部门根据工作需要，可发起召开相关会议。重要会议由局领导或综合管理部门发起。2.发起申请：发起部门需填写《会议申请表》，详细说明会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程、会议目的等内容，报相关领导审批。（二）会议审批1.审批流程：《会议申请表》经部门负责人签字后，提交分管领导审批。重要会议需报局长审批。2.审批要点：审批人应重点审查会议必要性、议程合理性、参会人员范围、时间安排等，确保会议符合规定和工作实际。（三）会议筹备1.确定会议时间：根据会议主题和参会人员情况，合理确定会议时间，避免与重要工作或活动冲突。2.确定会议地点：根据会议规模和性质，选择合适的会议地点，确保会议设施齐全、环境适宜。3.通知参会人员：会议发起部门负责提前将会议通知发送给参会人员，通知内容包括会议时间、地点、主题、议程等。重要会议应提前[X]天通知，确保参会人员有足够时间准备。4.准备会议资料：根据会议议程，准备相关会议资料，如汇报材料、文件、数据报表等。资料应内容准确、格式规范，并提前发送给参会人员。5.安排会议服务：根据会议需要，安排会议记录、茶水、音响设备、投影仪等会议服务，确保会议顺利进行。三、会议主持与记录（一）会议主持1.主持人职责：会议主持人负责会议的组织、引导和决策，确保会议按照议程进行，达到预期目的。2.主持人要求：主持人应具备良好的沟通能力、组织能力和决策能力，熟悉会议主题和相关业务知识。（二）会议记录1.记录人员职责：会议记录人员负责准确记录会议内容，包括会议发言、讨论要点、决策事项等。2.记录要求：记录应客观、准确、完整，使用规范的记录格式和语言。会议结束后及时整理会议记录，形成《会议纪要》。四、会议议程与内容（一）会议议程制定1.议程原则：会议议程应根据会议主题和目的制定，突出重点，合理安排时间。2.议程内容：一般包括会议开场、主题汇报、讨论发言、决策事项、会议总结等环节。重要会议可根据需要增加其他议程。（二）会议内容要求1.汇报内容：汇报人应提前准备汇报材料，内容应真实、准确、简洁，突出重点和亮点，数据和案例支撑充分。2.讨论发言：参会人员应积极参与讨论，发表真实意见和建议，避免无关话题和冗长发言。讨论应围绕会议主题，注重解决实际问题。3.决策事项：会议决策应明确、具体，责任主体清晰，具有可操作性。决策过程应充分发扬民主，确保决策科学合理。五、会议纪律与规范（一）参会纪律1.按时参会：参会人员应提前安排好工作，按时参加会议，不得迟到、早退。如有特殊情况不能参会，应提前向会议主持人请假。2.遵守秩序：参会人员应遵守会议秩序，将手机调至静音或关机状态，不得在会议期间随意走动、交头接耳、接听电话等。3.积极发言：参会人员应认真听取会议内容，积极参与讨论，发表真实意见和建议，不得敷衍了事。（二）保密规范1.保密范围：涉及国家秘密、商业秘密、工作秘密等会议内容，参会人员应严格保密。2.保密措施：会议资料应妥善保管，不得随意传播。会议期间，未经允许不得拍照、录音、录像。六、会议决策与执行（一）会议决策1.决策方式：会议决策可采用投票表决、举手表决、集体讨论等方式进行。重要决策应充分征求意见，进行深入论证。2.决策记录：会议记录人员应详细记录决策过程和结果，形成《会议纪要》，经会议主持人审核后印发给参会人员。（二）决策执行1.责任落实：会议决策事项明确责任主体后，责任部门应制定具体的执行方案，明确工作目标、任务、措施和时间节点。2.跟踪检查：综合管理部门负责对会议决策执行情况进行跟踪检查，定期向局领导汇报执行进展。对执行不力的部门和个人，进行督促整改。七、会议经费管理（一）经费预算1.预算编制：会议发起部门应根据会议规模、时间、地点等因素，编制会议经费预算，报相关领导审批。2.预算内容：会议经费预算包括场地租赁、资料印刷、餐饮、交通、设备租赁等费用。（二）经费报销1.报销流程：会议结束后，会议发起部门应及时整理会议经费报销凭证，按照局财务管理制度进行报销。2.报销要求：报销凭证应真实、合法、有效，符合财务报销规定。报销金额不得超过预算金额。八、会议档案管理（一）档案收集1.收集范围：会议档案包括会议申请表、会议通知、会议资料、会议记录、会议纪要、会议决策文件等。2.收集时间：会议结束后，会议发起部门应及时将会议档案收集整理，移交综合管理部门归档。（二）档案整理与保管1.整理要求：综合管理部门应按照档案管理规定，对会议档案进行分类、编号、装订等整理工作。2.保管期限：会议档案应根据重要程度和保存价值确定保管期限，一般分为永久、长期和短期。3.保管方式：会议档案