合同归档制度流程规范

PAGE合同归档制度流程规范一、总则（一）目的本制度旨在规范公司合同归档流程，确保合同文件的完整性、准确性和安全性，便于合同的查询、使用和管理，为公司的决策提供可靠依据，同时符合相关法律法规和行业标准要求。（二）适用范围本制度适用于公司各部门签订的各类合同，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同归档工作应严格遵守国家法律法规和行业标准，确保合同的签订、履行和归档符合法律要求。2.真实完整原则：合同归档应保证合同文件的真实性、完整性，不得遗漏重要条款和信息。3.分类清晰原则：按照合同的性质、类别、时间等因素进行分类归档，便于查找和管理。4.安全保密原则：加强合同档案的安全管理，确保合同信息不泄露，维护公司的商业秘密。二、合同签订与审批（一）合同起草1.合同由业务部门负责起草，应明确合同双方的权利义务、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等主要条款。2.合同文本应使用规范的语言文字，避免模糊不清或歧义性条款。（二）合同审核1.合同起草完成后，应提交至相关部门进行审核。审核部门应从法律合规、业务合理性、财务风险等方面进行审查。2.法律部门负责审核合同的合法性，确保合同条款符合法律法规要求，避免潜在的法律风险。3.业务部门负责审核合同的业务条款，确保合同内容符合业务实际需求，能够有效保障公司利益。4.财务部门负责审核合同的财务条款，包括价款支付方式、结算周期、税务处理等，确保合同的财务安排合理可行。（三）合同审批1.审核通过的合同应提交至公司领导进行审批。审批人应根据公司的政策、制度和实际情况，对合同进行全面审查，并签署审批意见。2.重大合同或涉及重要事项的合同，应提交公司管理层会议审议通过。（四）合同签订1.经审批通过的合同，由业务部门与对方当事人签订。签订合同应使用公司统一的合同模板，并确保合同文本的一致性。2.合同签订过程中，应严格按照合同审批意见执行，不得擅自变更合同条款。如有特殊情况需要变更，应重新履行审核和审批程序。三、合同归档流程（一）合同编号1.合同签订后，由业务部门负责为合同编制唯一的编号。编号应按照一定的规则进行编排，以便于识别和管理。2.合同编号应包含合同签订年份、业务类型、顺序号等信息，例如：20XX[业务类型代码][001]。（二）合同整理1.业务部门应在合同签订后及时对合同文件进行整理，确保合同文本及相关附件齐全、完整。2.整理后的合同文件应包括合同正本、副本、补充协议、变更协议、授权委托书、资质证明文件、往来信函、会议纪要等相关资料。（三）合同扫描1.将整理好的合同文件进行扫描，形成电子文档。扫描应保证图像清晰、完整，能够准确反映合同内容。2.电子文档的格式应统一为PDF格式，以便于长期保存和查阅。（四）合同分类1.根据合同的性质、类别、业务领域等因素，对合同进行分类。常见的合同分类包括采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。2.每类合同下可根据具体业务情况进一步细分，例如采购合同可分为原材料采购合同、设备采购合同等。（五）合同存储1.将扫描后的合同电子文档按照分类存储至公司指定的合同管理系统或存储设备中。存储路径应清晰明确，便于查找和管理。2.同时，为每份合同建立纸质档案，并按照分类顺序存放于专门的档案柜中。档案柜应进行编号，以便于标识和管理。（六）合同索引建立1.为便于合同的查询和检索，应建立合同索引。索引内容应包括合同编号、合同名称、签订日期、对方当事人、合同金额、合同分类等关键信息。2.索引可采用电子表格或数据库的形式进行管理，确保信息的准确性和及时性。四、合同保管与借阅（一）合同保管1.合同档案管理人员应定期对合同档案进行检查和维护，确保档案的完整性和安全性。2.检查内容包括合同文件是否齐全、完整，存储设备是否正常，档案柜是否完好等。如发现问题应及时采取措施进行处理。3.合同档案应存放在安全、干燥、通风的环境中，避免受潮、发霉、虫蛀等情况。（二）合同借阅1.因工作需要借阅合同档案的，应填写《合同借阅申请表》，注明借阅合同的编号、名称、借阅目的、借阅期限等信息。2.《合同借阅申请表》经所在部门负责人审批后，交合同档案管理人员办理借阅手续。3.合同档案管理人员应在借阅登记本上记录借阅人的姓名、部门、借阅合同编号、名称、借阅日期、归还日期等信息。4.借阅人应妥善保管所借阅的合同档案，不得擅自涂改、复印、转借或丢失。如因特殊原因需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。5.借阅人归还合同档案时，合同档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，确认无误后在借阅登记本上注明归还日期，并将档案归还原位。五、合同变更与终止（一）合同变更1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，应由业务部门提出变更申请，并填写《合同变更申请表》。2.《合同变更申请表》应详细说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等情况，并附上相关证明材料。3.合同变更申请经相关部门审核和公司领导审批后，业务部门与对方当事人签订合同变更协议。4.合同变更协议签订后，应按照合同归档流程进行归档，确保变更后的合同文件完整保存。（二）合同终止1.合同履行完毕或因其他原因需要终止合同的，业务部门应及时通知相关部门，并填写《合同终止申请表》。2.《合同终止申请表》应注明合同终止的原因、时间、后续处理措施等信息。3.合同终止申请经相关部门审核和公司领导审批后，业务部门负责办理合同终止手续，并对合同履行情况进行总结和评估。4.合同终止后，应按照合同归档流程对合同文件进行整理和归档，注明合同终止日期和原因。六、合同档案的销毁（一）销毁条件1.合同档案已超过保存期限，且公司不再需要留存相关资料的，可以进行销毁。2.合同档案因自然灾害、意外事故等原因造成损坏，无法继续保存的，经公司领导批准后可以销毁。（二）销毁程序1.合同档案管理人员应定期对合同档案进行清查，确定需要销毁的合同档案清单。2.销毁清单经所在部门负责人审核和公司领导审批后，方可进行销毁。3.合同档案销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保合同信息无法恢复。4.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息，并由参与人员签字确认。5.销毁记录应与合同档案销毁清单一并保存，以备查阅。七、监督与考核（一）监督检查1.公司应定期对合同归档制度的执行情况进行监督检查，确保合同归档工作符合制度要求。2.监督检查内容包括合同签订与审批流程的执行情况、合同归档流程的规范性、合同保管与借阅的安全性等方面。3.对于监督检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.将合同归档工作纳入公司绩效考核体系，对相关部门和人员的合同归档工作进行考核评价。