公司内部会所制度规范

PAGE公司内部会所制度规范一、总则（一）目的为规范公司内部会所的管理与使用，确保会所设施的安全、有序运行，充分发挥会所功能，满足公司内部交流、接待等需求，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内部会所及其相关设施、设备的管理与使用，包括会所的场地、会议室、娱乐设施、餐饮服务等。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保会所运营合法合规。2.服务性原则：以提供优质、高效的服务为宗旨，满足公司内部各类活动及人员的需求。3.安全性原则：保障会所设施设备的安全运行，确保人员生命财产安全。4.资源优化原则：合理配置会所资源，提高资源利用效率，避免浪费。二、会所管理职责分工（一）行政管理部门1.负责会所管理制度的制定、修订与监督执行。2.统筹协调会所各项资源，确保会所正常运营。3.负责会所设施设备的采购、维护、更新等管理工作。4.监督会所服务质量，处理客户投诉与建议。（二）使用部门1.根据实际需求，提前提交会所使用申请。2.负责本部门在会所内举办活动的组织与安排，确保活动有序进行。3.配合行政管理部门做好会所设施设备的使用与维护工作。4.遵守会所管理制度，爱护会所设施设备，保持会所环境整洁。（三）服务人员1.按照规定的服务标准，为会所使用人员提供优质的服务。2.负责会所场地的清洁、设备的操作与维护等日常工作。3.及时反馈会所使用过程中的问题与需求，协助做好会所管理工作。三、会所使用管理（一）使用申请1.各使用部门如需使用会所，应提前[X]个工作日填写《会所使用申请表》，详细说明使用时间、活动内容、参与人数等信息。2.申请表经部门负责人签字后，提交至行政管理部门审批。行政管理部门应在收到申请后的[X]个工作日内给予批复。3.对于紧急使用会所的情况，使用部门应及时与行政管理部门沟通，经同意后方可使用，并在事后补齐相关申请手续。（二）使用安排1.行政管理部门根据审批结果，合理安排会所使用时间与场地，并提前通知使用部门。2.使用部门应按照安排的时间与场地使用会所，不得擅自更改。如因特殊情况需要调整，应提前[X]个工作日向行政管理部门提出申请，经同意后方可变更。3.行政管理部门应根据会所使用情况，合理调配服务人员，确保服务质量。（三）使用规范1.使用部门应遵守会所管理制度，爱护会所设施设备，不得随意损坏或拆卸。如有损坏，应照价赔偿。2.严禁在会所内从事违法违规、危害公共安全及环境卫生的活动。3.使用部门应保持会所环境整洁，活动结束后及时清理场地，恢复原状。4.会所内禁止吸烟，如需使用明火，应提前向行政管理部门申请，并采取相应的安全防范措施。四、会所设施设备管理（一）设施设备采购1.行政管理部门应根据会所功能需求和实际使用情况，制定设施设备采购计划。2.采购计划应经公司相关领导审批后实施，确保采购的设施设备符合质量要求和使用标准。3.采购过程中应严格按照公司采购管理制度执行，确保采购程序合法、透明。（二）设施设备维护1.行政管理部门应建立设施设备维护档案，记录设施设备的采购时间、维护情况、维修记录等信息。2.定期对会所设施设备进行检查、维护和保养，确保设施设备正常运行。对于发现的问题应及时维修或更换，避免影响使用。3.根据设施设备的使用年限和实际情况，制定合理的更新计划，及时更新老化或损坏严重的设施设备。（三）设施设备使用1.服务人员应熟悉设施设备操作规程，严格按照操作规程进行操作，确保设备安全运行。2.使用部门在使用设施设备前，应了解设备性能和使用方法，如有疑问可向服务人员咨询。3.使用过程中如发现设施设备出现故障或异常情况，应立即停止使用，并及时通知行政管理部门进行维修。五、会所安全管理（一）安全制度1.建立健全会所安全管理制度，明确安全责任，确保安全工作落实到位。2.制定安全应急预案，包括火灾、地震、突发疾病等应急情况的处理措施，定期组织演练，提高应急处置能力。（二）安全设施1.配备必要的安全设施设备，如消防器材、监控设备、应急照明等，并确保其完好有效。2.定期对安全设施设备进行检查、维护和更新，确保其正常运行。（三）人员安全1.加强对服务人员的安全培训，提高安全意识和应急处理能力。2.在会所内设置安全警示标识，提醒使用人员注意安全事项。3.对于在会所内举办的各类活动，使用部门应提前做好安全防范措施，并安排专人负责安全管理工作。六、会所环境卫生管理（一）卫生标准1.制定会所环境卫生标准，明确各区域的清洁要求和频次。2.会所应保持整洁、干净，无杂物、无异味，地面、桌面、门窗等应清洁光亮。（二）清洁工作1.服务人员应按照卫生标准，定期对会所进行清洁打扫，包括场地清扫擦抹、设施设备清洁消毒等。2.在使用部门活动结束后，及时进行场地清理，确保下一次使用前场地整洁。（三）卫生监督1.行政管理部门应定期对会所环境卫生进行检查，发现问题及时督促整改。2.鼓励使用人员参与会所环境卫生监督，对于发现的问题可向行政管理部门反馈，共同维护会所良好环境。七、会所餐饮服务管理（一）餐饮标准1.制定会所餐饮服务标准，确保提供的餐饮食品符合卫生安全要求，口味和质量满足客户需求。2.根据不同的活动需求和参与人数，合理安排餐饮种类和规格。（二）餐饮供应1.与具备资质的餐饮供应商合作，签订合作协议，明确双方权利义务。2.餐饮供应商应按照协议要求提供优质的餐饮服务，确保食品的新鲜、卫生和安全。3.行政管理部门应提前与餐饮供应商沟通活动餐饮需求，做好餐饮供应的安排与协调工作。（三）餐饮管理1.服务人员应做好餐饮服务工作，包括食品摆放、餐具提供、饮品服务等，确保服务周到、热情。2.监督餐饮供应商的食品质量和服务质量，对于出现的问题及时要求整改。3.使用部门应合理安排餐饮使用时间和方式，避免浪费。八、会所费用管理（一）费用标准1.制定会所使用费用标准，明确不同类型活动的收费项目和收费标准。2.费用标准应根据会所运营成本、市场行情等因素合理确定，并报公司相关领导审批后执行。（二）费用结算1.使用部门应按照费用标准，在活动结束后及时结算会所使用费用。2.行政管理部门负责费用的核算与收取工作，开具正规发票，并做好费用记录。3.对于长期合作的使用部门或特殊活动，可根据实际情况协商确定费用结算方式。（三）费用监督1.公司财务部门应定期对会所费用收支情况