会议参与人员选拔与邀请制度

会议参与人员选拔与邀请制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国企业法人登记管理条例》及相关行业规范，结合集团母公司关于企业治理与风险防控的指导意见，以及本公司为规范会议参与人员选拔与邀请流程、防控管理风险、提升决策效率的内部管理需求制定。制度旨在明确会议参与人员的选拔标准、邀请程序及行为规范，确保会议质量，防范潜在利益冲突与合规风险。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工参与公司级、部门级及专项会议的人员选拔与邀请活动。业务场景包括但不限于：战略决策会议、业务评审会议、风险管控会议、外部合作会议等。第三条本制度下列术语定义如下：（一）“会议参与人员选拔与邀请管理”是指公司基于会议性质、层级及议题需求，通过标准化的流程与方法，确定参与人员范围、资格条件，并完成邀请与确认的全过程管理活动。（二）“管理风险”指在会议参与人员选拔与邀请过程中可能出现的选人不当、利益冲突、信息泄露、流程不规范等情形对企业管理秩序、决策效果及声誉造成的潜在损害。（三）“合规管理”指公司依据法律法规及内部制度要求，对会议参与人员选拔与邀请行为进行事前审查、事中监控与事后评价的系统性管理活动。第四条会议参与人员选拔与邀请管理应遵循以下原则：（一）全面覆盖原则：确保会议参与人员符合议题所需的资质与权限，覆盖必要的管理层级与专业领域。（二）责任到人原则：明确各级管理主体与执行岗位在选拔、邀请、确认等环节的职责分工。（三）风险导向原则：重点防控利益冲突、选人偏差、流程缺失等风险，优先保障会议决策的科学性与公正性。（四）持续改进原则：根据管理实践与风险变化，动态优化选拔标准与邀请流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司会议参与人员选拔与邀请管理承担第一责任，负责审批制度体系与重大事项决策；分管领导承担直接责任，负责组织协调与日常监督。第六条设立公司会议参与人员选拔与邀请管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人牵头，分管领导及相关部门负责人组成。领导小组履行统筹协调、决策审批、监督评价职能，每季度召开会议审议管理情况。第七条公司各部门、下属单位及专责部门在会议参与人员选拔与邀请管理中承担相应职责，具体划分如下：（一）牵头部门：由公司办公室（或指定综合管理部门）担任，负责统筹制度建设、风险识别、监督考核、培训宣贯，并建立管理台账。（二）专责部门：由人力资源部（或合规管理部）担任，负责人员资质审核、合规风险排查、流程优化建议；业务部门根据议题需求提供专业支持。（三）业务部门/下属单位：负责落实本领域会议参与人员选拔要求，开展日常风险防控，确认参会人员资格与行为规范。第八条基层执行岗位（如会议组织人员、记录员等）应履行以下合规操作责任：（一）严格依据制度标准执行人员选拔与邀请；（二）及时上报异常情况（如疑似利益冲突、人员资格争议等）；（三）签署岗位合规承诺书，确保行为符合制度要求。第三章专项管理重点内容与要求第九条会议参与范围界定：根据会议层级与议题性质，明确参与人员层级（如高管、中层、专业骨干）、部门覆盖（如业务、财务、法务）及外部人员（如合作方代表）资格条件。第十条人员选拔标准：结合会议性质设定资质要求，例如：（一）决策类会议：要求参会人员具备议题相关的决策权限与行业经验；（二）评审类会议：要求专业领域权威性，避免同一议题重复邀请；（三）监督类会议：需包含纪检监察或合规部门代表。第十一条邀请流程规范：（一）议题发起部门提交《会议参与人员建议名单》，注明资格依据；（二）牵头部门审核名单，重点排查利益冲突；（三）专责部门复核合规风险，必要时组织谈话确认；（四）会议组织者发出正式邀请，明确参会要求与纪律。第十二条利益冲突防控：（一）禁止参与人员存在以下情形：与议题有直接经济利害关系、近期曾任关联方关键岗位、被列入合规观察名单等；（二）特殊情形需经领导小组审批，并公示处理结果。第十三条人员确认机制：（一）参会人员应在收到邀请后X日内确认，逾期未回复视为弃权；（二）紧急议题需在流程优化框架下优先处理，但不得豁免合规要求。第十四条特殊群体保障：（一）青年骨干、跨部门人才可列席部分会议，但需经分管领导批准；（二）残障人士参会需求由人力资源部协调保障。第十五条保密责任：参会人员需签署保密承诺，会议内容未经授权不得外泄。第十六条争议处理：涉及人员选拔的异议，由牵头部门牵头协调，必要时启动第三方评估。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新机制：每年结合法规变化与业务调整修订制度，重大调整需经公司常务会议审议。第十八条风险识别预警机制：每季度开展专项风险排查，对高频问题（如选人标准模糊、邀请随意）发布预警通报。第十九条合规审查嵌入机制：将人员选拔纳入会议审批前置环节，原则“未经合规审查不得实施”。第二十条风险应对流程：（一）一般风险由牵头部门限期整改，专责部门跟踪；（二）重大风险（如利益冲突未披露）启动专项调查，按权限上报处理。第二十一条责任追究标准：（一）违规选人致决策失误，按管理权限追责；（二）隐瞒利益冲突造成损失，追究直接责任人与上级领导连带责任。第二十二条评估改进周期：每年末由领导小组组织对制度有效性评估，形成改进报告。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障：各级领导应定期听取部门汇报，推动制度执行。第二十四条考核激励机制：将会议参与人员选拔合规情况纳入部门年度考核，与评优、晋升挂钩。第二十五条培训宣传机制：（一）管理层培训：每年开展合规履职专题课；（二）全员培训：通过内网、手册普及操作规范。第二十六条信息化支撑：开发会议管理平台，实现人员资质自动校验、风险实时监控。第二十七条文化建设：发布《会议参与人员行为准则》白皮书，签订全员合规承诺书。第二十八条报告制度：（一）风险事件每月汇总，重大问题即时上报；（二）年度管理报告需经审