合同审查与审批标准操作流程

合同审查与审批标准操作流程一、适用范围与典型场景本流程适用于公司及各部门、子公司对外签订各类合同时的审查与审批管理，涵盖采购、销售、服务、租赁、技术合作、资产转让等经济合同类型。典型场景包括：新供应商/客户合作前的框架协议签订；日常采购、服务外包等常规业务合同签订；重大资产处置、战略合作等标的额较大或影响较深的合同签订；合同履行过程中的变更、补充协议签订。二、标准操作流程详解（一）合同发起与资料准备责任主体：业务经办人*操作说明：业务需求确认：经办人根据业务需求，明确合同对方主体、合作内容、权利义务、金额、履行期限等核心要素，保证合同目的与公司业务目标一致。资料收集：合同对方主体资格材料：营业执照（加盖公章的复印件）、法定代表人证件号码明、授权委托书（如签约人非法定代表人）、相关行业资质证书（如需，如施工资质、食品经营许可证等）；合同草案：根据公司《合同示范文本库》或业务实际拟定合同文本，内容应完整包括双方基本信息、标的、数量/质量、价款/报酬、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决等核心条款；背景资料：如项目立项文件、招投标结果、会议纪要、技术协议等，作为合同签订依据。提交申请：通过OA系统或纸质《合同审批流转单》发起申请，合同草案及附件资料，注明合同类型、预计签订日期、涉及金额等关键信息。（二）前置审核1.业务部门初审责任主体：业务部门负责人*审核重点：合同内容是否符合业务需求，合作条款是否有利于公司利益；对方主体履约能力（如经营状况、业绩信誉、财务状况等）是否满足合作要求；合同条款中业务相关内容（如技术参数、服务标准、交付时间等）是否明确、可执行；金额、数量等核心数据是否与业务计划一致。输出成果：在《合同审批流转单》中签署初审意见，通过则流转至下一环节，不通过则退回经办人修改并说明理由。2.法务合规审核责任主体：法务专员*审核重点：合同主体是否合法有效（如对方营业执照是否在有效期内，授权委托书是否在授权范围内等）；合同条款是否合法合规，是否存在违反法律法规、监管政策或公司内部制度的内容；权利义务是否对等，违约责任是否明确、可操作，争议解决方式（仲裁/诉讼）及管辖约定是否有利于公司；合同文本是否规范，用语是否准确、无歧义，避免“霸王条款”或模糊表述。输出成果：在《合同审批流转单》中签署审核意见，对法律风险标注并提示修改建议，通过后流转至财务部门（如涉及资金收支）。3.财务审核（如适用）责任主体：财务专员*审核重点：价款/报酬、支付方式、支付条件、发票类型等财务条款是否清晰，是否符合公司财务管理制度；涉及税费、资金安排的条款是否合规，是否存在资金风险（如预付款比例过高、支付条件不明确等）；合同涉及的预算是否已履行审批程序，是否符合公司资金计划。输出成果：在《合同审批流转单》中签署审核意见，通过后流转至审批决策环节。（三）审批决策审批层级（根据合同金额及重要性划分，以下为示例，具体以公司《合同管理办法》为准）：一般合同（金额≤10万元）：业务部门负责人*→法务专员*→财务专员*→分管业务副总*；重要合同（10万元＜金额≤50万元）：在一般合同审批基础上，增加总经理*审批；重大合同（金额＞50万元或涉及核心业务/战略）：在重要合同审批基础上，增加董事长*或董事会审批。操作说明：各审批节点需在《合同审批流转单》中签署明确的“同意”“不同意”或“修改后同意”意见，并注明理由。如“修改后同意”，经办人需完成修改并重新提交审核，直至所有环节通过。（四）用印管理责任主体：行政专员*（或授权用印管理人员）操作说明：用印申请：审批完成后，经办人凭审批通过的《合同审批流转单》及最终版合同文本，提交用印申请；内容核对：行政专员核对合同内容与审批版本是否一致，审批手续是否齐全，用印份数是否符合规定；用印登记：在《合同用印登记表》中记录合同名称、编号、用印日期、用印份数、经办人等信息，核对无误后加盖公司公章或合同专用章（严禁空白合同加盖印章）；文件返还：用印后，将合同正本返还经办人，副本由行政部存档（同步扫描OA系统）。（五）合同归档责任主体：行政专员（或法务专员）操作说明：归档范围：合同正本、审批流转单、对方主体资格材料、背景资料、补充协议、履行过程中的重要函件（如变更通知、解除协议等）；归档要求：合同正本按“一合同一档”原则整理，使用档案袋封装，封面标注合同编号、名称、签订日期、双方主体、归档日期；电子版合同及附件同步至公司档案管理系统，保证与纸质版一致；归档后，在《合同台账表》中登记合同信息，便于后续查询。（六）履行跟踪与争议处理责任主体：业务经办人（牵头）、法务专员（配合）、财务专员*（配合）操作说明：履行跟踪：业务经办人负责跟踪合同履行进度，定期（如每月/每季度）记录履行情况（如交付时间、质量验收、付款进度等），发觉问题及时上报部门负责人*；变更/解除：如需变更或解除合同，参照本流程重新履行审查审批手续，签订书面变更协议或解除协议；争议处理：履行过程中发生争议时，业务经办人立即收集证据（如合同、函件、验收记录等），法务专员协助制定争议解决方案（协商、仲裁/诉讼），按程序报批后处理。三、常用模板与表单（一）《合同审查意见表》合同名称合同编号签订日期审查环节□业务初审□法务审核□财务审核审查人审查日期审查内容与意见1.合同主体资格2.核心条款完整性3.合规性与合法性4.风险点提示5.修改建议审查结论□通过□修改后通过□不通过（说明理由：）（二）《合同审批流转表》发起部门发起人合同名称合同编号合同类型□采购□销售□服务□租赁□其他涉及金额审批节点审批人审批意见审批日期业务部门初审法务合规审核财务审核（如需）分管业务副总审批总经理审批（如需）董事长/董事会审批用印记录用印日期用印份数用印人归档记录归档日期归档人档案编号（三）《合同台账表》合同编号合同名称对方主体签订日期到期日期合同金额履行状态责任人备注□履行中□已完成□已终止四、关键风险点与操作提示（一）合同发起阶段风险：资料不完整（如缺少对方营业执照、授权委托书），导致合同主体资格无法核实。提示：发起前务必核对对方主体材料是否齐全、有效，复印件需加盖公章，授权委托书需明确授权范围和期限。（二）前置审核阶段风险：业务部门对对方履约能力评估不足，或法务/财务审核流于形式。提示：业务部门需通过征信查询、实地考察等方式核实对方信誉及履约能力；法务/财务需严格按审核标准把关，对重大风险“一票否决”。（三）审批决策阶段风险：越权审批或简化审批流程，导致合同存在重大隐患。提示：严格按照合同金额及重要性划分审批层级，不得“先签批后补流程”或“合并审批”，审批人需对审批意见负责。（四）用印管理阶段风险：未经审批用印或用印内容与审批版本不一致，引发法律风险。提示：用印前核对审批手续及合同文本一致性，严禁在空白纸张、空白合同或未审批文件上加盖印章，用印后及时登记台账。（五）履行跟踪阶段风险：合同履行异常未及时