会议计划与记录执行模板

适用工作场景执行流程详解一、会前准备阶段明确会议目标与议题根据工作需求确定会议核心目标（如同步进度、解决问题、决策事项等），梳理具体议题并按优先级排序，保证会议聚焦重点。示例：项目进度滞后需协调资源，议题可设为“当前进度瓶颈分析”“资源调配方案讨论”“下一步行动计划确认”。确定参会人员与分工根据议题内容邀请相关责任人、决策者及执行人员，明确主持人（负责控场）、记录人（负责纪要整理）、材料准备人（负责背景资料分发）。提前与参会人确认时间冲突，必要时调整会议安排，保证关键人员出席。准备会议材料与场地材料准备人需提前整理议题背景数据、相关文档（如项目计划表、问题清单），至少提前1天发送给参会人预览。预订会议室并确认设备（投影仪、麦克风、会议软件等），测试网络环境，保证远程参会者能顺畅接入。发布会议通知通过企业内部通讯工具（如钉钉、企业）发送正式通知，包含：会议主题、时间、地点/、议程、参会人员、需提前准备的材料。示例通知：“【项目推进会】主题：项目Q3进度协调会，时间：X月X日14:00-15:30，地点：3楼会议室01，议程：1.进度汇报（主管）；2.问题讨论（全员）；3.行动计划确认（经理）。请提前查看附件《项目进度表》。”二、会中执行阶段开场与议程确认主持人准时开场，明确会议目标及时长（如“本次会议聚焦解决问题，预计60分钟”），简要介绍议程并确认是否有需调整项。逐项议题讨论按议程顺序推进，每个议题由负责人汇报核心内容，参会人员围绕议题充分讨论，主持人引导发言避免跑题，控制单议题讨论时间。讨论过程中记录人需实时记录关键信息：不同观点、争议点、共识结论。形成决议与任务分配对每个议题的讨论结果进行总结，明确决议事项（如“同意增加2名开发人员”），并当场分配具体任务：明确任务内容、负责人、完成时限。示例任务分配：“任务1：完成需求文档修订，负责人李工，完成时间X月X日；任务2：协调测试资源，负责人王主管，完成时间X月X日。”会议总结与闭环主持人总结会议成果（决议事项、任务清单），确认下一步工作计划，提醒记录人整理纪要并分发，宣布散会。三、会后跟进阶段整理会议记录记录人需在会后24小时内完成纪要整理，内容包含：会议基本信息（主题、时间、地点、参会人）、各议题讨论要点、决议事项、任务分配表（含负责人、时限）。纪要需客观准确，避免主观表述，重点突出“做什么、谁来做、何时做”。分发与确认将纪要通过内部通讯工具发送给所有参会人及相关人员，并任务负责人确认任务信息无误，如有遗漏或歧义需及时反馈修正。任务跟踪与反馈任务负责人按计划推进工作，每日在项目群同步进度；会议组织者（或指定人员）在截止日前1天提醒负责人，保证任务按时完成。任务完成后，负责人需在纪要中更新完成状态，并附相关成果（如文档、数据），形成“会议-执行-反馈”闭环。模板工具清单表1：会议计划表（会前填写）项目内容示例会议主题项目Q3进度协调会会议时间2023年X月X日14:00-15:30会议地点3楼会议室01（线上：企业会议号X）主持人*经理记录人*助理参会人员主管（开发组）、主管（测试组）、专员（产品组）、经理（项目负责人）会议目标1.同步项目当前进度；2.解决资源瓶颈问题；3.确认下一步行动计划议程及时间分配1.进度汇报（15分钟，主管）；2.问题讨论（20分钟，全员）；3.行动计划确认（15分钟，经理）需准备材料1.《项目进度表》；2.《资源需求清单》；3.《当前问题汇总》备注请参会人员提前10分钟到场，测试远程设备表2：会议记录表（会后填写）项目内容会议主题项目Q3进度协调会会议时间2023年X月X日14:00-15:30会议地点3楼会议室01参会人员主管、主管、专员、经理（共4人）缺席人员及原因无议程及讨论要点1.进度汇报（主管）：当前开发完成80%，测试阶段因测试资源不足滞后3天。2.问题讨论：专员提出需增加2名测试人员，*经理表示需协调其他项目资源。3.共识：优先保障核心功能测试，非核心功能延后1周。决议事项1.从项目调配1名测试人员至本项目，经理负责协调，X月X日前确认；2.核心功能测试范围由专员负责梳理，X月X日前提交文档。任务分配任务1：调配测试人员，负责人经理，完成时间X月X日；任务2：梳理核心功能测试范围，负责人专员，完成时间X月X日；任务3：更新项目计划，负责人*主管，完成时间X月X+1日。下一步计划X月X日召开第二次协调会，确认测试人员到位情况及测试计划。纪要分发范围全体参会人员、项目组相关成员记录人*助理确认签字（此处可留电子签字栏或纸质签字记录）关键要点提示会前充分准备是基础：议题需聚焦、材料需提前准备，避免会议冗长或偏离主题。会中记录抓重点：区分“讨论过程”与“决议结果”，任务分配需明确“负责人+时限”，避免模糊表述（如“尽快完成”需改为“X月X日前完成”）。会后跟进要及时：纪要需在24小时内分发，任务跟踪需有闭环，对逾期未完成的任务需及时复盘原因