特殊采购申请单填写范本

特殊采购申请单填写范本特殊采购因应急抢修、定制化需求、独家供应、政策合规等场景产生，需通过规范的申请单明确需求逻辑、管控风险。一份清晰的申请单不仅能加速审批流程，更能保障采购合规性与可追溯性。以下从核心要素、范本示例、注意事项三方面展开说明。一、特殊采购申请单核心要素填写规范1.申请部门与申请人信息部门：填写全称（如“生产部”“技术研发中心”），避免简称导致权责模糊。申请人：注明岗位（如“设备主管”“项目经理”）及联系方式（优先用企业邮箱或分机号，如“分机8XXX”），确保问题可追溯。2.采购需求背景：讲清“为何特殊”需具象化特殊场景，避免笼统表述。常见场景及示例：应急类：“因XX生产线轴承突发损坏（故障报告编号：GZ-____X），原型号停产，经技术部确认需采购XX品牌兼容轴承，市场仅XX供应商有现货，需3日内到货以避免生产线停工。”定制类：“因XX项目需通过XX行业认证，现有设备无XX功能模块，经调研XX供应商可定制该模块（附技术方案编号：JS-____X），需在认证截止期（2024年X月X日）前完成采购与调试。”独家供应类：“XX设备为进口品牌，配件需原厂独家供应（附原厂授权书），需采购XX型号滤芯以保障设备正常运行。”3.采购标的详情：量化“买什么、买多少、何时要”标的名称：精准描述（如“XX型号特种电缆（耐温-50℃~200℃，阻燃等级V0）”），避免“电缆一批”等模糊表述。规格参数：技术指标需量化（如“尺寸Φ50mm×2000mm，功率≥5kW，材质304不锈钢”），定制类需附技术图纸或方案编号。数量与交付周期：明确时间节点（如“2024年X月X日前到货”），数量需注明是否为一次性采购（如“1套，含安装调试”）。特殊要求：如验收需第三方检测报告、售后质保期（如“质保期2年，长于常规1年”）、安装调试服务等。4.预算与资金来源：明确“花多少钱、钱从哪来”预算金额：填写含税/不含税金额，若涉及议价空间，注明“预算上限XX元，最终以合同价为准”，并附≥3家供应商报价单（独家采购需附“唯一供应商说明”）。资金来源：如“项目XX专项经费（项目编号：XM-____X）”“应急备用金”“部门年度预算调剂”，需与财务口径一致。5.审批流程节点：区分“常规”与“特殊”审批常规流程：部门负责人→财务→分管领导；特殊流程（如预算超限额、独家采购）：需增加“总经理审批”“采购委员会审议”等环节，申请单需注明当前节点（如“部门初审通过，待财务审核”）。6.附件材料清单：支撑“合理性”与“合规性”必备附件：需求说明（技术部门签字）、供应商资质（营业执照、特种行业许可证等）、报价单（≥3家，独家采购附“唯一供应商说明”）、应急审批文件（如突发事件报告）。可选附件：技术方案图纸、过往合作案例、行业合规文件（如环保新规检测报告）。二、特殊采购申请单范本（参考格式）项目内容示例-----------------------------------------------------------------------------------------申请单编号SPG-____X0X-01（SPG为“特殊采购”缩写，日期+序号）申请部门生产部申请人张三（设备主管，分机8XXX）申请日期2024年X月X日采购需求背景因XX生产线突发故障（故障报告：GZ-____X），原配件型号停产，经技术部确认需采购XX品牌兼容配件，市场仅XX供应商有现货，需3日内到货以避免生产线停工。采购标的详情标的名称：XX型号兼容配件（适配XX设备）

规格参数：尺寸ΦXX×XXmm，材质XX，耐温XX℃

数量：1套

交付周期：2024年X月X日前到货

特殊要求：供应商需提供原厂技术人员上门安装调试，质保期2年预算金额预算上限：XX元（含税），最终以合同价为准（附3家供应商报价单：XX供应商XX元、XX供应商XX元、XX供应商XX元）资金来源应急备用金审批意见部门初审：同意（李四2024年X月X日）

财务审核：预算合规，同意（王五2024年X月X日）

分管领导审批：同意（赵六2024年X月X日）

总经理审批：同意（钱七2024年X月X日）（若需）附件清单1.技术部门需求确认单（JS-____X）

2.3家供应商报价单及资质

3.设备故障报告（GZ-____X）三、填写与审批的关键注意事项1.需求描述：“精准”替代“模糊”避免“尽快采购”“急需”等表述，需量化时间（如“3日内到货”）、明确技术指标（如“符合GB/TXXXX-2023标准”），让审批人快速判断必要性。2.预算支撑：“有理”替代“拍脑”若预算高于常规，需附“价格合理性说明”（如定制成本构成、独家供应的市场调研、应急采购的时间成本分析），避免审批质疑。3.审批沟通：“前置”替代“后置”独家采购、超预算采购需提前与审批层沟通，在申请单注明“已与XX领导沟通，同意走特殊流程”，避免审批卡壳。4.附件有效性：“合规”替代“形式”供应商资质需在有效期内，报价单需加盖公章，技术方案需有设计人员签字，确保材料可追溯、合规。5.存档追溯：“清晰”替代“零散”申请单需与合同、验收单、发票等一并归档，特殊采购